Manuale di Gestione del protocollo informatico e Piano di

Ordine dei Farmacisti
delle Province di
Milano, Lodi, Monza Brianza
Manuale di Gestione
del protocollo informatico
e
Piano di conservazione digitale e di scarto
dei documenti
Manuale di gestione
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET e
piano di conservazione digitale e di scarto dei documenti
VERSIONE 1.0
Gennaio 2016
1. Premesse
Descrive le modalità di gestione del protocollo informatico e della conservazione digitale dei
documenti attraverso il sistema OrdineP-NET e la società SIA S.p.A, conservatore accreditato
dall’Agenzia per l’Italia digitale, che svolge il ruolo di responsabile della conservazione. Entrambi
consentono di operare nel rispetto della normativa sulla materia. Le procedure tecniche di
riversamento e di custodia dei documenti sono descritte nei rispettivi manuali.
2. Protocollo informatico e Conservazione digitale
Il protocollo informatico e la conservazione digitale servono a una più efficiente gestione dei
documenti dell’Ordine, allo snellimento delle procedure ed alla trasparenza amministrativa. Fanno
fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione dei documenti e dell’autentica
loro riproduzione.
2.1. Modello organizzativo di gestione
L’Ufficio dell’Ordine è un’unica Area Organizzativa Omogenea che ha anche il compito della tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e utilizza un unico
sistema di protocollazione mediante una sequenza numerica di protocollazione per i documenti in
entrata e per quelli in uscita e di un unico sistema di conservazione digitale dei documenti.
Le fatture elettroniche ricevute tramite il servizio PharmaInvoice sono gestite automaticamente
tramite il modulo di OrdineP-NET PharmaInvoice e caricate in un apposito registro di protocollo ad
esse dedicato. Il personale gestisce le operazioni sulla fattura (accettazione o rifiuto) direttamente
tramite accesso da OrdineP-NET al sistema centralizzato SIA.
La responsabilità del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (RSP)
è del Segretario dell’Ordine.
2.2. Sistema di conservazione elettronica
Per garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro
informatico di protocollo e i documenti da conservare, al termine della giornata lavorativa, sono
riversati automaticamente tramite OrdineP-NET nel sistema esterno di conservazione elettronica
della società SIA.
2.3. Tutela dei dati personali
I dipendenti dell’Ordine sono autorizzati ad accedere al protocollo informatico, a trattare i dati di
protocollo e alla conservazione di tutti i documenti.
Garantiscono che i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni o ad altri soggetti
interessati riportino le sole informazioni previste da leggi e regolamenti e strettamente necessarie per
il perseguimento delle finalità per le quali vengono prodotti.
Per la protezione dei dati personali trattati si rimanda al Documento Programmatico sulla Sicurezza.
2.4. Posta elettronica
Non è stata assegnata ad ogni singolo dipendente una casella di posta elettronica. Quelle in uso sono
leggibili e gestibili contemporaneamente da tutto il personale dipendente.
L’Ordine è dotato di:
− una casella di posta elettronica convenzionale ([email protected]) per la
corrispondenza in ingresso e in uscita.
− una casella di posta elettronica certificata (PEC) [email protected], per la
corrispondenza in ingresso e in uscita, pubblicata nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni
(IPA).
− una casella di posta certificata [email protected], non pubblicata nell’indice
IPA, utilizzata esclusivamente per l’invio diretto ed automatico dal sistema OrdinePNet di richieste
di accertamento, di comunicazioni massive ad iscritti di cui si vuole il salvataggio automatico nella
scheda personale con ricevuta di accettazione e di consegna.
Attraverso le caselle di posta elettronica convenzionale e certificata, l’Ordine riceve documenti
informatici, soggetti o no alla registrazione di protocollo.
Almeno una volta al giorno lavorativo, si procede, alla lettura della corrispondenza pervenuta ed alla
eventuale protocollazione.
-2–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
In caso di eccessivo carico, i documenti ricevuti saranno accantonati letti e protocollati in un secondo
momento, comunque entro 72 ore lavorative.
La posta elettronica, sia convenzionale sia certificata, è il principale strumento utilizzato per lo
scambio documentale in entrata e in uscita.
Il documento informatico trasmesso per posta elettronica certificata s’intende inviato al destinatario
se trasmesso all’indirizzo elettronico certificato da questi dichiarato e s’intende pervenuto dopo aver
ricevuto notifica di consegna da parte del gestore della posta elettronica certificata, che costituisce
prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e di eventuali allegati.
Il gestore invia avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione,
invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Nel caso in cui si smarrissero le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal
gestore per il tempo previsto di conservazione del documento, consentirà la riproduzione, con lo
stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
La trasmissione del documento per posta certifica rappresenta la versione digitale della
raccomandata con ricevuta di ritorno.
L’Ordine utilizza la PEC quando vuole l’invio di documenti informatici che, rispetto alla posta
elettronica convenzionale, assicuri:
• autenticazione del mittente;
• garanzia dell’integrità e della riservatezza dei messaggi;
• data e ora certa di spedizione dei messaggi;
• data e ora certa di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito;
• tracciatura dei messaggi a cura del gestore.
2.5. Utilizzo della PEC
Ogni iscritto e ogni altro soggetto indicano all’Ordine un proprio indirizzo di Posta Elettronica
Certificata da utilizzare ai fini della trasmissione e ricezione delle comunicazioni certificate.
L’Ordine si è riservato la facoltà di assegnare, su richiesta, una PEC ad ogni iscritto. L’elenco delle
PEC è pubblicato e costantemente aggiornato sul sito istituzionale dell’IPA.
L’Ordine non utilizza la PEC per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (materiale pubblicitario,
cataloghi, inviti, messaggi di prova, ecc.) e per lo scambio d’informazioni per le quali non sia
necessaria la certificazione di spedizione e di ricevimento.
2.6. Allegati alla posta elettronica: formati ammessi
Ai messaggi trasmessi alla casella PEC dell’Ordine possono essere allegati esclusivamente file nei
formati portabili statici non modificabili, che forniscono sulla carta una disposizione grafica uguale a
quella rappresentata sullo schermo del computer.
I documenti sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale devono essere generati
in formato “P7M”.
Altre caratteristiche richieste per gli allegati:
• denominazione del file comprensibile (sintetica descrizione del contenuto);
• non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali;
• la somma dei file allegati ad un messaggio PEC non dovrà superare la dimensione di 20 MB;
3. Piano di sicurezza
La descrizione delle caratteristiche di sicurezza dei sistemi OrdineP-NET e del servizio esterno
integrato fornito dalla società SIA è contenuta nel Documento Programmatico sulla Sicurezza
(D.P.S.).
Al Segretario dell’Ordine, responsabile della conservazione digitale, compete accertarsi della:
• sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie
di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
• pieno recupero e riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti in caso di
aggiornamento del sistema di conservazione;
• verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’effettiva leggibilità dei documenti
conservati.
-3–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
4. Tipologia di Documenti
4.1. Classificazione dei documenti
Il documento è classificabile in:
• ricevuto
• inviato
Il documento inoltre è classificabile in:
• digitale o informatico
• cartaceo
4.2. Documento ricevuto
La corrispondenza in arrivo all’Ordine può pervenire con diversi mezzi e modalità in base alla
tecnologia d’invio utilizzata dal mittente.
Un documento informatico può pervenire a mezzo:
− posta elettronica convenzionale o certificata
− sportello telematico (sito - intranet)
− rimessa diretta da parte dell’interessato o persona delegata tramite apposito dispositivo
Un documento cartaceo può pervenire a mezzo:
− posta convenzionale o corriere
− posta raccomandata
− fax
− rimessa diretta da parte dell’interessato o persona delegata
4.3. Documento inviato e firma digitale
I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi digitali, sono inviati per mezzo della
posta elettronica convenzionale o certificata; se la dimensione del documento supera la dimensione
massima dei messaggi stabilita dal sistema di posta utilizzata si predispongono invii multipli.
Ogni eventuale residuo documento cartaceo in partenza è di norma redatto in due esemplari; la copia
rimane all’ufficio, trasformata in documento digitale, e l’originale è spedito.
Qualora i destinatari siano più di uno, è autorizzata la spedizione multipla dello stesso documento;
deve essere data specifica indicazione, invece, sull’invio per conoscenza visibile o nascosta.
Si provvede alla spedizione del documento in uscita di norma entro le 24 ore successive, ad
eccezione delle urgenze e compatibilmente con la mole dei documenti da inviare.
I documenti che obbligatoriamente dovranno essere firmati digitalmente con l’apposito dispositivo in
dotazione al Presidente e al Segretario sono:
- lettere o documenti che implicano o possono implicare aspetti legali quali, ad esempio, nomine di
arbitri nei collegi arbitrali;
- contratti di fornitura e di servizi e convenzioni con enti pubblici;
- comunicazione di avvio e di conclusione di procedimenti disciplinari;
- verbali definitivi del Consiglio, dell’Assemblea ordinaria e di quella per le elezioni del Consiglio
dell’Ordine;
- bilanci preventivi e consuntivi approvati;
- lettere di assunzione, di sanzioni disciplinari e di licenziamento relative ai dipendenti;
- ogni altro documento su decisione del Presidente, del Segretario o del Tesoriere o, se presente
del Direttore;
4.4. Documento informatico
E’ la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ed è di norma utilizzato
nell’attività dell’Ordine.
Il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto con firma
digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata.
Tutti i documenti informatici ricevuti sono considerati legalmente validi e, se previsto, sono
protocollati. Nel caso in cui il documento pervenuto sia privo dei requisiti di validità sarà cura del
personale dell’ufficio valutarne la sua validità.
L’invio dei documenti informatici protocollati o no, avviene con posta elettronica convenzionale e,
quando necessario, con posta certificata.
-4–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
La ricevuta dei messaggi di posta certificata di corretta trasmissione utilizzata per lo scambio dei
documenti digitali, è conservata all’interno del relativo file o fascicolo.
4.5. Documento cartaceo
Il documento cartaceo è tale anche se redatto con strumenti informatici, quale sistema di
videoscrittura o text editor e poi stampato.
In questo caso, si considera originale quello cartaceo stampato su carta intestata o semplice, dotato
di firma autografa comprendente tutti gli elementi di garanzia e d’informazione del mittente e
destinatario.
E’ obbligatoria la riproduzione informatica dei documenti cartacei, in arrivo e in partenza, a fini
esclusivamente gestionali e non con finalità sostitutive dell’originale, perché le copie dei documenti
cartacei riprodotti tramite scanner non hanno alcun valore legale e probatorio, non sono cioè
assimilabili alle copie conformi.
I documenti cartacei in arrivo, dopo le operazioni di selezione e, se d’interesse dell’Ordine, dopo le
operazioni di registrazione e segnatura quando queste sono previste, sono trasformati in formato
immagine attraverso un processo di scansione che prevede:
• acquisizione delle copie per immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto
da più pagine, corrisponda un unico file;
• verifica della leggibilità e qualità delle copie per immagini acquisite;
• collegamento delle copie per immagini alle rispettive registrazioni di protocollo.
L’invio di documenti cartacei a mezzo posta e con l’uso del fax avviene eccezionalmente e solo se al
momento non vi siano altre possibilità e la spedizione sia urgente.
Le ricevute relative a documenti cartacei inviate per posta e per mezzo fax sono allegate al
documento e fascicolate.
5. Protocollo con OrdineP-NET
5.1. Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione
di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
Il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni è unica.
La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno
successivo.
Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento (con
eventuali allegati) reca un solo numero di protocollo.
Il numero di protocollo è costituito da nove cifre numeriche di cui le prime 4 indicano l’anno.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di
protocollo.
Non è consentito l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il
documento in partenza.
I documenti non protocollati sono considerati non utili a scopi strettamente giuridici.
Non è consentito protocollare nuovamente un documento già protocollato.
Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento o spedizione di un
documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed eventuali suoi allegati ed è
idoneo a produrre effetti giuridici.
Non sono possibili modifiche dei dati della registrazione di protocollo e di conservazione dei
documenti successivamente alla protocollazione e conservazione, ad esclusione della procedura di
annullamento.
Il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa
successiva direttamente dal gestionale OrdineP collegato alla SIA.
5.2. Registrazione di protocollo in entrata e in uscita
Per ogni documento di rilevanza amministrativa ricevuto o spedito dall’Ordine è effettuata una
registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella
memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le
informazioni in fasi successive.
-5–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
Ciascuna registrazione di protocollo contiene:
• numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato;
• data di registrazione di protocollo, assegnata dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• mittente che ha prodotto il documento o destinatario;
• oggetto del documento;
• tipologia del documento con l'indicazione dei tempi di conservazione;
Le registrazioni di protocollo prevedono anche elementi accessori facoltativi, che possono essere
rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale quali:
a) ora e minuto di registrazione;
b) indirizzo del mittente/destinatario;
c) mezzo di ricezione/spedizione (prioritaria, raccomandata, fax, mail, ecc.);
d) collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
e) numero degli allegati;
f) destinatari delle copie per conoscenza.
Il sistema di protocollazione provvede alla formazione e all'invio automatico al mittente dal sistema
OrdineP-NET di uno dei seguenti messaggi:
• messaggio di conferma di protocollazione: un messaggio che contiene la conferma
dell'avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia dalle altre
forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica in quanto segnala
l'avvenuta protocollazione del documento, e quindi l'effettiva presa in carico;
• messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia
in un messaggio ricevuto;
• messaggio di annullamento di protocollazione: un messaggio che contiene una
comunicazione di annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto
in precedenza;
• messaggio di aggiornamento di protocollazione: un messaggio che contiene una
comunicazione di aggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in
precedenza.
5.3. Segnatura di protocollo dei documenti
L’operazione di segnatura di protocollo, fatta contemporaneamente all’operazione di registrazione di
protocollo, è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
La protocollazione e la segnatura automatica di un documento da inviare dalla casella PEC o dalla
casella di posta elettronica convenzionale dell’Ordine, avviene come segue:
• creare la registrazione di protocollo in uscita tramite apposita funzione di OrdineP-NET
• salvare la registrazione di protocollo
• selezionare la funzionalità di InvioTemplate in OrdineP-NET (senza logo dell’Ordine)
• selezionare la casella di posta elettronica da cui inviare il messaggio
• compilare il messaggio nella maschera e allegare i file tra cui quello firmato digitalmente (se
previsto)
• premere sul bottone Invio
Il sistema verifica anche che tra gli eventuali allegati ce ne sia almeno uno firmato digitalmente qualora
il tipo di documento associato lo richieda e ne visualizza le informazioni tecniche (firmatario, data
firma, scadenza, certificato di firma) al fine di consentire la verifica della correttezza formale dell’invio.
Se la verifica è positiva il messaggio viene inviato e allegato al protocollo unitamente alla segnatura
di protocollo.
In caso di utilizzo di casella PEC, il sistema automaticamente legge le ricevute di consegna PEC e le
archivia automaticamente nella cartella associata al documento inviato.
Ad ogni documento informatico ricevuto per posta elettronica con gli eventuali file ad esso allegati
corrisponde una registrazione e segnatura di protocollo.
La protocollazione del messaggio ricevuto sulla casella PEC dell’Ordine, avviene come segue:
• creare la registrazione di protocollo in entrata tramite apposita funzione di OrdineP-NET
-6–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
•
•
•
salvare la registrazione di protocollo
selezionare la funzionalità di lettura della casella email in OrdineP-NET
selezionare la casella di posta da cui scaricare il documento che comparirà, se non già
presente, nella lista a video
• selezionare il documento nella lista che è si allega così alla registrazione di protocollo.
L’operazione di protocollazione e di segnatura dei documenti cartacei in arrivo è effettuata dal
personale mediante l’uso di un apposito timbro.
L’operazione di scansione dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l’operazione di
segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” anche il timbro apposto sul documento (sulla prima
pagina dell’originale; se ciò non dovesse essere possibile, il timbro viene apposto sul retro della prima
pagina dell’originale).
5.4. Registrazione di protocollo in entrata di documenti inerenti gare d’appalto e simili
La protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto e simili confezionate con modalità cartacea
avviene nel modo seguente:
1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla
cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in
arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di arrivo direttamente sulla
busta, plico o simili.
2. Dopo l’apertura delle buste è cura di chi gestisce la gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo
registrati sulla confezione esterna su tutti i documenti in esse contenuti.
5.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo
La modifica anche di un solo campo, tra quelli obbligatori, della registrazione di protocollo, che si
rendesse necessaria per correggere errori intercorsi in sede d’immissione di dati, comporta
l’annullamento “d’ufficio” e la contestuale ripetizione dell’intera registrazione di protocollo.
Le informazioni di annullo delle registrazioni del protocollo rimangono memorizzate nel registro
informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi
comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento.
La procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le
informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che l’ha eseguita.
5.6. Errata ricezione di documenti
Nel caso in cui pervengano documenti cartacei o sulla casella di posta dell’Ordine (certificata o
convenzionale) messaggi dal cui contenuto si rilevi che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore
rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di
competenza di questo Ordine”. Il documento se già protocollato, è annullato.
Nella circostanza in cui venga erroneamente aperta una lettera destinata ad altri soggetti, questa
viene richiusa e rispedita al destinatario, scrivendo sulla busta la dicitura “Corrispondenza pervenuta
ed aperta per errore dall’Ordine”.
5.7. Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei
Quando il documento cartaceo viene consegnato direttamente dal mittente o da altra persona
incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, chi lo riceve
fotocopia la prima pagina del documento, appone il timbro dell’Ordine con la data di consegna e la
sigla del ricevente e gli estremi della segnatura se, contestualmente alla ricezione, avviene anche la
protocollazione.
5.8. Documenti anonimi
Non vengono di norma protocollate email o documenti cartacei non contenenti elementi che
permettano l’identificazione del mittente.
È compito degli operatori dell’ufficio valutare, caso per caso, se documenti privi di firma siano da
ritenersi accettabili e, se previsto, protocollabili.
6. Documenti inclusi nella registrazione del protocollo
Le tipologie dei documenti che l’Ordine registra nel protocollo sono:
• comunicazioni o denunce da parte di cittadini ed iscritti;
• domande di iscrizione, di trasferimento e di cancellazione;
-7–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
• accertamenti di autocertificazioni;
• comunicazioni di rilevanza amministrativa ad iscritti, a cittadini e altri soggetti;
• comunicazioni da e a enti su iscritti e farmacie di competenza;
• lettere ufficiali del Presidente, vice Presidente, Segretario, Tesoriere e Consiglieri;
• contratti, convenzioni, preventivi (se richiesti);
• comunicazioni, di assunzione, di licenziamento, di provvedimento disciplinare del personale;
• certificazioni rilasciate al richiedente (escluse quelle d’iscrizione);
• notule pro forma.
In dettaglio vedi tabella punto 11. I documenti in essa presenti che non prevedono la
protocollazione e quindi neanche la firma digitale, sono ugualmente conservati digitalmente per
il periodo indicato perché d’interesse dell’Ordine.
7. Documenti esclusi dalla registrazione del protocollo
Tutti i documenti non compresi nei documenti inclusi.
Sono inoltre escluse dalla protocollazione le seguenti tipologie documentarie:
• giornali, Riviste, Libri e pubblicazioni varie anche su supporti informatici (CD, DVD, ecc.);
• materiali pubblicitari;
• note di ricezione circolari o note di ricezione altre disposizioni o di materiale pubblicitario;
• materiali statistici;
• atti preparatori interni;
• inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
• biglietti d'occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.);
• avvisi di natura contabile contenenti informazioni già altrimenti registrate;
• documenti ricevuti per conoscenza.
8. Archivio dei fascicoli informatici
I documenti da conservare e quelli associati al protocollo sono archiviati automaticamente in apposite
cartelle/fascicoli elettronici legate sia ai mittenti sia ai destinatari, anche se multipli.
In questo modo il sistema alimenta l’archivio dei documenti nel fascicolo dei contatti con la semplice
associazione dei file al protocollo, sia in ingresso sia in uscita.
9. Piano di conservazione e di scarto dei documenti
La documentazione destinata alla conservazione e allo scarto è suddivisa in gruppi in funzione alle
attività dell’Ordine e sulla base delle tipologie dei documenti.
I tempi di conservazione digitale dei documenti possono essere:
- senza limiti di tempo
- per 10 anni (in presenza di contenziosi il termine slitta fino alla sua risoluzione)
La documentazione di carattere occasionale, ovvero il complesso delle lettere, delle note scritte e di
altro materiale, inviate e/o ricevute dall’Ordine con riferimento a fatti che, per la loro scarsa
importanza, non abbiano prodotto una delibera o in un provvedimento o una decisione specifica, o
siano di evidente scarso interesse per le attività dell’Ordine, dopo la presa visione è materiale da
eliminare o, se dovesse avere una probabile utilità futura, da archiviare nel server dell’Ordine.
L’eliminazione o il mantenimento di questi documenti è deciso dal Segretario dell’Ordine o dal direttore.
10.Scarto dei documenti conservati digitalmente
La documentazione conservata digitalmente che esaurisce il periodo di conservazione stabilito di 5 o
10 anni è:
- mantenuta nell’archivio organizzato sul server dell’Ordine
- scartata
Per procedere alla distruzione (scarto) dei documenti che hanno esaurito il periodo di conservazione
si predispone un apposito elenco, contenente gli elementi indicativi dei documenti e/o dei fascicoli da
-8–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
distruggere. L’elenco è approvato dal Consiglio dell’Ordine è trasmesso alla Soprintendenza
Archivistica per Lombardia per la prevista autorizzazione alla distruzione. La richiesta di
autorizzazione allo scarto deve essere formulata con la realizzazione di una tabella contenente i
seguenti dati:
a. la tipologia dei documenti che si intendono eliminare con annessa la classificazione di
riferimento;
b. gli estremi cronologici dei documenti;
c. il peso/dimensione del materiale da scartare;
d. la motivazione dello scarto e il riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al
Piano di Conservazione e di Scarto.
Acquisita la detta autorizzazione, si procede materialmente alla distruzione dei documenti.
Dell’avvenuta distruzione è redatto apposito verbale, che deve essere inviato alla Soprintendenza
Archivistica per la Lombardia, quale prova dell'avvenuta distruzione dei documenti.
Il riordino della cartella/fascicolo prevede anche l'eliminazione o un ulteriore periodo di mantenimento
di tutti quei documenti non protocollati, privi di ogni validità e/o formalità giuridico-amministrativa che
si era deciso di archiviare nel server dell’Ordine.
Di norma, l'operazione andrebbe svolta una volta l'anno.
11.Tipologia dei documenti e tempi di conservazione digitale
A - Fascicoli iscritti (Albo) e Fascicoli farmacie
Fasc.
A1
A2
A3
A4
Tipologia dei documenti
1. Fascicoli nominativi degli iscritti attivi, trasferiti, cancellati:
a. domanda iscrizione/cancellazione/trasferimento
b. accertamenti e verifiche di autocertificazione
c. accertamenti presso il Ministero della Salute per gli
extracomunitari
d. comunicazione a Enti, Ordini relativi agli iscritti
e. certificati triennali di formazione professionale
f. adesione alla posta elettronica certificata
2. Documentazione prodotta/acquisita nel corso di conciliazioni
e ricorsi amministrativi e giurisdizionali con iscritti
1. Fascicoli farmacie:
a. delibere ATS e altri enti
b. atti costitutivi e patti sociali
c. adesione al regolamento per il tirocinio professionale
1. Procedimenti disciplinari:
a. atti completi
b. comunicazione di avvio e di conclusione di
procedimenti disciplinari
1. Segnalazioni o Denunce da parte di cittadini - iscritti –
altri nei confronti di iscritti e di farmacie
2. Altre comunicazioni di rilevanza amministrativa
Tempo di
conservazione
P
FD
sì
sì
no
no
sì
no
sì
no
no
no
no
no
sì
no
sì
sì
sì
no
no
no
sì
no
sì
sì
sì
no
ILLIMITATA
P
FD
Tempo di
conservazione
sì
no
ILLIMITATA
ILLIMITATA
ILLIMITATA
ILLIMITATA
B - Gestione amministrativa: Norme – Regolamenti – Certificazioni
Fasc.
B1
Tipologia dei documenti
Regolamenti, procedure, statuti e tutta la documentazione
relativa all’organizzazione dell’Ordine (carta dei servizi,
regolamento interno, regolamenti della biblioteca e direttive
varie, ecc.)
-9–
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
B2
B3
B4
B5
B6
B7
B8
B9
B10
Verbali di riunioni, di eliminazione documenti, di alienazione
beni, ecc.
Privacy – Documento programmatico di sicurezza dati (DPS)
Documento valutazione dei rischi e relativi allegati (es. piani
di evacuazione, controlli periodici, nomine, ecc.)
Certificazioni di qualità e accreditamenti
Convenzioni e accordi con consulenti e fornitori
Circolari e ordinanze interne esplicative, direttive al personale
e determinazioni dirigenziali
Richiesta di accesso ai documenti e di rilascio di relative copie
Certificati (esclusi quelli d’iscrizione)
Pareri e autorizzazioni
sì
no
ILLIMITATA
sì
no
ILLIMITATA
sì
no
ILLIMITATA
sì
sì
no
no
ILLIMITATA
ILLIMITATA
sì
no
10 ANNI
sì
sì
sì
no
no
no
10 ANNI
10 ANNI
10 ANNI
P
FD
Tempo di
conservazione
sì
sì
sì
no
sì
no
ILLIMITATA
sì
sì
ILLIMITATA
sì
no
sì
no
C - Organi Istituzionali
Fasc.
C1
C2
C3
C4
C5
C6
Tipologia dei documenti
1. Verbali/Deliberazioni/Atti/del Consiglio e dell’Assemblea
degli iscritti;
2. Verbali di riunioni collegiali e di Commissioni
Convocazioni riunioni e ordine del giorno del Consiglio,
dell’Assemblea, di Organi Collegiali e dei Revisori dei conti
Verbali della Commissione Elettorale e Atti di nomina degli
Organi dell’Ordine
1. Nomine e designazioni presso Enti, Aziende, Istituzioni
2. Documentazione relativa alla concessione di patrocini e
Logo dell’Ordine
3. Deleghe del Presidente dell’Ordine ai componenti il
Consiglio
4. Incarichi ai consiglieri
1. Atti e documenti riferiti a delibere del Consiglio per:
a. contenziosi legali
b. procedimenti stragiudiziali
Polizze assicurative
ILLIMITATA
10 ANNI
sì
no
sì
no
sì
sì
sì
no
no
no
Tipologia dei documenti
P
FD
1. Bilanci di Previsione e Consuntivi
2. Rendiconti
3. Programmi annuali di conti
4. Partitario delle Entrate e delle Uscite
5. Rendiconto cassa delle spese in contanti
Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali
1. Fatture non elettroniche in entrata
2. Mandati di pagamento e reversali con la relativa
documentazione giustificativa (ordinativi di acquisto,
buoni d’ordine, fatture liquidate, corrispondenza varia).
1. Estratti conto, elaborati di rendicontazione, convenzione,
rapporti e corrispondenza con Banca per servizio di
tesoreria.
2. Corrispondenza con concessionari della riscossione
Documentazione relativa a contributi elargiti dall’Ordine
sì
no
no
no
no
no
sì
sì
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
sì
no
no
ILLIMITATA
10 ANNI
D – Contabilità
Fasc.
D1
D2
D3
D4
D5
- 10 –
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
Tempo di
conservazione
10 ANNI
10 ANNI
10 ANNI
10 ANNI
10 ANNI
E - Gestione Ufficio – Fornitori
Fasc.
E1
E2
E3
E4
E5
E6
E7
Tipologia dei documenti
Documenti relativi agli immobili in uso (di proprietà di altri):
a. atti relativi a locazione e comodati degli immobili
b. progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di collaudo,
autorizzazioni e certificazioni relative alla sicurezza e alla
messa a norma dei locali e degli impianti.
Cataloghi relativi alla biblioteca
1. Documenti relativi ad alienazione e permute beni mobili;
2. Documenti relativi alla fornitura di beni e servizi in
economia di attrezzature varie, di mobili e altro materiale
e di utenze varie
1. Certificati relativi ai fornitori e consulenti per possesso dei
requisiti
2. Polizze di assicurazione, certificati regolarità contributiva,
ecc.
1. Albo dei fornitori
2. Bandi di gara
3. Capitolati di gara
4. Verbali di gara
5. Offerta della ditta aggiudicataria
6. Relazioni di qualificazione delle ditte appaltatrici.
7. Contratti per fornitura di materiali e di servizi
8. Documentazione prodotta e acquisita nel corso di
transazioni, conciliazioni e ricorsi amministrativi e
giurisdizionali con fornitori
1. Dichiarazione redditi dell’Ordine - Modelli 730 770
2. Documenti INPS e INAIL - denunce e sistemazioni
contributive
3. Gestione fiscale e assicurativa dei dipendenti e
collaboratori
4. Denunce annuali IRAP
1. Documentazione relativa a contenzioso tributario;
2. Documentazione relativa a procedimenti presso la Corte
dei Conti
P
FD
sì
no
sì
no
no
sì
no
no
sì
no
sì
no
sì
no
sì
sì
sì
sì
sì
sì
sì
no
sì
sì
sì
no
no
sì
sì
no
no
no
no
no
no
no
no
sì
no
sì
sì
sì
P
FD
sì
sì
sì
no
sì
no
sì
no
no
no
no
no
no
no
no
no
Tempo di
conservazione
ILLIMITATA
ILLIMITATA
10 ANNI
10 ANNI
ILLIMITATA
10 ANNI
10 ANNI
F – Personale
Fasc.
Tipologia dei documenti
F1
Fascicoli nominativi del personale in servizio e in quiescenza,
a tempo determinato e a tempo indeterminato:
a. Delibere di nomina e contratti individuali
b. Presa di servizio
c. Autocertificazioni o certificati di nascita, residenza,
stato di famiglia e relativa documentazione
d. Ordini di servizio generali e individuali
e. Autorizzazioni (per congedi maternità anticipata, ecc.)
f. Congedi parentali
g. Congedi ordinari e straordinari
h. Permessi e aspettative di vario tipo
- 11 –
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
Tempo di
conservazione
ILLIMITATA
Titoli di studio, attestati di partecipazione a corsi di
formazione, aggiornamento, ecc.
j. Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie
k. Riscatto periodi assicurativi
l. Cessione “quinto” dello stipendio
m. Modello 01/M
n. Modello CU
o. Accertamenti sanitari del medico competente
p. Accertamenti individuali infortuni e malattie
professionali (documentazione sanitaria e tecnica)
q. Azioni legali del singolo dipendente
r. Pensione e trattamento di quiescenza
s. Certificati di servizio
t. Timbrature di presenza
u. Cedolini di paga stipendio
v. Domande di trasferimento
w. Permessi di studio
x. Domande scatti anticipati
y. Visite fiscali
z. Premio salario accessorio
aa. Trattenute sindacali
bb. Incarichi professionali
cc. Documenti inerenti missioni
dd. Verbali del procedimento e di irrogazione della
sanzione nei procedimenti disciplinari
ee. Documentazione relativa alla valutazione personale
Verbali dei concorsi e delle procedure di selezione per
borse di studio, premi, corsi di aggiornamento,
qualificazione e specializzazione
Lavoro interinale: contratto
Graduatorie interne del personale in servizio
Libro presenza in servizio
Libro matricola
Libro infortuni
Piano annuale dei corsi di formazione
Assicurazioni: polizze, pratiche ricongiunzione e pratiche
riscatto periodi assicurativi del personale
Documenti rapporti con organizzazioni sindacali e
rappresentanze interne e verbali di contrattazione e
concertazione con organizzazioni sindacali
Documentazione relativa al contenzioso e alla materia
contrattuale
Pianta o dotazione organica
Obiettivi annuali
i.
F1
1.
F2
F3
F4
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
1.
F5
2.
F6
1.
2.
no
no
no
no
sì
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
sì
sì
sì
no
no
sì
no
sì
sì
no
no
sì
sì
no
sì
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
sì
sì
no
no
sì
no
sì
no
no
no
no
no
sì
no
no
no
no
no
sì
no
sì
no
ILLIMITATA
10 ANNI
10 ANNI
10 ANNI
ILLIMITATA
sì
no
no
no
no
no
ILLIMITATA
P
FD
Tempo di
conservazione
sì
no
sì
no
G – Documentazione sulla Formazione come provider accreditato
Fasc.
G1
Tipologia dei documenti
Piano Offerta Formativa agli iscritti
Corsi di formazione professionale: istruttorie e
documentazione relativa all’accreditamento ECM
- 12 –
Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET
Versione 1.0 -1/2016
10 ANNI