DocStor - Panasonic Business

DOCSTOR SCEGLIE GLI SCANNER
PANASONIC PER AKZONOBEL
AkzoNobel, il principale produttore mondiale di rivestimenti e sostanze chimiche
speciali, ha scelto gli scanner Panasonic per eseguire operazioni sicure di scansione,
indicizzazione e archiviazione dei documenti cartacei dei suoi dipendenti nel Regno
Unito.
L'obiettivo del progetto era offrire un
sistema in grado di eseguire scansioni in
tutta sicurezza di oltre 4.000 documenti
cartacei dei dipendenti e trasferirli in
un'unica soluzione protetta e basata su
Web sul server HR, presso il centro dati
di AkzoNobel.
Gary Winstanley, responsabile delle Risorse Umane del
reparto UK Shared Service presso AkzoNobel spiega:
"L'azienda ha avviato una valutazione delle aree critiche e ha
individuato quelle in cui le informazioni cruciali potrebbero
essere più adeguatamente protette da potenziali disastri
utilizzando un approccio online sicuro. Una di queste aree era
quella relativa ai documenti cartacei dei dipendenti.
Compilati in tanti anni di attività, i documenti che
appartenevano ai nostri dipendenti con un lungo periodo di
servizio erano piuttosto numerosi, per cui la produzione di
duplicati di stampa come backup avrebbero richiesto troppo
tempo e non sarebbe stata la soluzione ideale per l'ambiente
data l'elevata quantità di carta necessaria.
Avevamo bisogno di un sistema ottimale basato su Web che
ci avrebbe aiutato a proteggere le nostre stampe da minacce
quali incendi o allagamenti. Oltre alla creazione dei servizi
condivisi per la gestione delle Risorse Umane di Altrincham,
il team avrebbe avuto bisogno di accedere ai file dei
dipendenti a livello centrale per offrire assistenza. Ci siamo
resi conto che convertire il nostro sistema basato su carta
esistente in una versione elettronica con archiviazione a
livello centrale sarebbe stata l'opzione più produttiva ed
economica".
SOLUZIONE INTEGRATA
I VANTAGGI PANASONIC
Con il tempo, i responsabili di AkzoNobel hanno avuto
bisogno di una soluzione di archiviazione che consentisse di
risparmiare spazio, eliminare l'esigenza del personale di
effettuare operazioni su carta su base quotidiana e fornire un
accesso condiviso, per ottimizzare l'efficienza giornaliera
dell'azienda.
Andando avanti con il progetto, FileFlatners Limited fu
incaricata di scansire in modo sicuro oltre 2.700 vecchi
documenti dei dipendenti AkzoNobel. Durante il processo, è
stato utilizzato il modello Panasonic KV-S7065 con il
software Panasonic Image Capture Plus, in combinazione con
l'applicazione di indicizzazione di DocStor. I risultati sono
stati poi collegati direttamente a una copia del file del
dipendente AkzoNobel, per fornire una ricerca nel database e
convalidare ogni voce.
Per sfruttare al meglio il budget a disposizione, i
responsabili di AkzoNobel hanno selezionato una soluzione
per l'archiviazione e la scansione dei documenti DocStor,
comprendendo la tecnologia degli scanner Panasonic KVS7065, KV-S7075C e KV-S2048C offerta da ImagingXtra. "La
funzione di scansione e l'interfaccia intuitiva degli scanner
Panasonic garantiscono al team un'estrema facilità di
apprendimento", afferma Gary Winstanley. "Inoltre, gli
scanner Panasonic si integrano perfettamente con il
software DocStor, garantendoci una soluzione di sistema
totale".
Tony Crook di Panasonic aggiunge: "Il Panasonic KV-S7075C
è uno scanner flatbed con alimentatore automatico di
documenti. Ideale per ambienti di lavoro dipartimentali come
nel caso del progetto Akzonobel, l'unità integra prestazioni e
funzioni avanzate in una soluzione di scansione versatile".
I dati dell'indice e le immagini complete sono stati in seguito
trasferiti in tutta sicurezza nel server HR principale per
l'importazione in una soluzione eStor basata su Web di
DocStor. Inoltre, e nell'ambito della continua evoluzione
dell'archivio eStor dell'azienda, anche i documenti
elettronici, le e-mail e i nuovi dati dei dipendenti vengono
sottoposti a scansione e caricati dal personale AkzoNobel
per migliorare ulteriormente la produttività e fornire un
accesso semplice ai documenti dei dipendenti.
Estremamente efficace, l'archivio eStor consente ora di
risparmiare tempo e spazio di archiviazione, garantendo al
team delle Risorse Umane di AkzoNobel una soluzione di
archiviazione eccellente.
La distinzione automatica di documenti a colori/bianco e nero
riconosce le pagine a colori e in bianco e nero, riducendo le
dimensioni dei file e garantendo la procedura di scansione
più efficace. Inoltre, i materiali di consumo ad alto
rendimento e di facile sostituzione riducono al minimo i
tempi di inattività durante l'uso.
Sfruttando appieno la tecnologia Panasonic e DocStor,
AkzoNobel ha già aggiunto altri 1.300 documenti dei
dipendenti nel sistema eStor. Gary Winstanley conclude; "In
funzione, gli scanner Panasonic hanno dimostrato di essere
entrambi affidabili e intuitivi. Anche la risoluzione dei file
prodotti è stata impressionante, consentendoci di migliorare
la qualità dei nostri vecchi e sbiaditi documenti cartacei.
"Il Panasonic KV-S7075C è una soluzione di scansione
intelligente che garantisce qualità e prestazioni straordinarie
ad ogni utilizzo ed è stata una scelta de facto per una parte
fondamentale di questo progetto", aggiunge Tony.
"Nel complesso, il progetto è stato un gran successo e ora
offre una piattaforma solida, sicura e di facile accesso a più
reparti autorizzati per accedere ai file dei nostri dipendenti,
da qualsiasi parte del mondo".
Inoltre, uno scanner Panasonic KV-S2048C dipartimentale
viene utilizzato per archiviare la documentazione giornaliera.
I documenti vengono scansiti ed inviati, se necessario ai
responsabili delle Risorse Umane, indicizzati e archiviati. Il
modello Panasonic KV-S2048C è la soluzione ideale per
aggiornare e integrare le funzionalità di gestione dei
documenti in ogni reparto. Grazie alla funzione di scansione a
colori fronte/retro e all'affidabile funzione di gestione della
carta, il modello KV-S2048C garantisce ad AkzoNobel un
efficace supporto di archiviazione dei documenti.
La distribuzione degli scanner Panasonic come parte della
soluzione globale ha garantito ai responsabili AkzoNobel
l'acquisto di una tecnologia efficace e affidabile, con il
supporto di un'azienda a carattere familiare riconosciuta a
livello internazionale. I modelli Panasonic KV-S7075C e
Panasonic KV-S2048C sono entrambi partner tecnici perfetti
per la soluzione DocStor.