Piano di addestramento della Procedura AN

Comune di………………….. …………
Piano di addestramento della Procedura AN Anagrafe
PREMESSA
Lo scopo di questo documento è quello di offrire al Cliente una formazione standard ed
adeguata per un corretto utilizzo delle procedure Halley.
Le fasi dell’addestramento sono state studiate seguendo il flusso operativo della
procedura, considerando il periodo in cui il Cliente inizia a lavorarci, nonché le scadenze
operative e legislative.
Le conclusioni finali hanno lo scopo di capire lo stato di utilizzo della procedura, quindi se
le lezioni sono state sufficienti, o se ne occorrono altre.
Di seguito è riportato in breve l’obiettivo di ogni fase e la distanza consigliata tra una fase
e l’altra.
FASE PRELIMINARE
Questa fase è da considerarsi opzionale in quanto riferita esclusivamente all’eventualità
che il cliente debba procedere al caricamento manuale dei dati anagrafici delle famiglie.
La fase successiva deve essere effettuata dopo il caricamento di tutte le famiglie; il
Cliente insieme al tecnico effettua una stima dei tempi sulla base del numero dei cittadini
da inserire manualmente.
1° FASE
È la fase più corposa, l’obiettivo è quello di mettere il cliente in condizione di essere
operativo almeno su due aspetti fondamentali: il rapporto con il pubblico (sportello) e
l’aggiornamento dell’archivio della popolazione residente.
La fase successiva deve essere effettuata dopo una settimana, 10 giorni al massimo.
2° FASE
In questa viene completata la formazione sulle operazioni riguardanti i rapporti con il
pubblico, in particolare la gestione dei documenti.
Viene illustrato, inoltre il criterio per gestire in modo personalizzato le stampe prodotte in
merito ai certificati, comunicazioni, elenchi e modelli.
La fase successiva deve essere effettuata dopo una settimana.
3° FASE
Vengono affrontati tutti gli aspetti sui rapporti con enti esterni quali SAIA, INA, Agenzia
Entrate e Anag-Aire (aggiornamento software ministeriale).
4° FASE
In questa ultima fase viene spiegato l’utilizzo delle viste statistiche e le relative
applicazioni; si affrontano inoltre le operazioni che vengono eseguite normalmente in
maniera saltuaria o periodica (leva militare, elenchi, adempimenti statistici), con una
sezione aggiuntiva per l’approfondimento di casi particolari ed ulteriori chiarimenti.
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Recupero dati
Recupero dati previsto: [] sì [] no,
perché: ________________________________________________________________
Data della consegna del recupero: _____________________
I dati sono stati correttamente installati [] sì []no,
perché: ________________________________________________________________
Sono stati eseguiti i seguenti controlli sui dati recuperati: (elenco dettagliato delle
operazioni effettuate per il controllo):
o __________________________________________________________________
o __________________________________________________________________
o __________________________________________________________________
Tempo totale del controllo: ________________________
Il controllo è: [] completo [] incompleto
In caso di controllo incompleto:
_______________________________________________________________________
argomenti da controllare:
_______________________________________________________________________
il controllo è a cura:
[] del Cliente in modo autonomo [] del tecnico Halley insieme al Cliente
in ogni caso da effettuare
[] prima dell’inizio dell’addestramento [] durante l’addestramento, dopo la fase:
_______________________________________________________________________
Esito del controllo: []positivo [] negativo
In caso di esisto negativo, elenco delle anomalie riscontrate:
_______________________________________________________________________
cosa fare, chi deve farlo, entro quando per risolvere ogni anomalia:
cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________
cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________
cosa:_______________________ chi:______________________ entro il:____________
Quali fasi del piano di addestramento sono vincolate e da quale anomalia:
fase:_______________________ nr. anomalia:_______________________________
Il Tecnico Halley: ___________________________________________
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FASE PRELIMINARE
(Caricamento manuale delle famiglie)
Data dell'addestramento: ________________________
Elenco argomenti della fase attuale:
1) Spiegazioni generali per uso:
• Videocomunicazione, collegamento, comandi, condivisione e controllo
• Menu Halley, accesso alle procedure e comandi generali per muoversi nelle
maschere
• Settaggio ed uso delle stampanti
• Sito della procedura: accesso, informazioni utili, consultare le soluzioni ricorrenti
• Copie di sicurezza della procedura
• Spiegazione del sistema di Assistenza (Help-Desk, Lettere di Aggiornamento)
2) Avviamento della procedura: impostazioni della data di lavoro e dell’ufficio, selezione
della stampante e dell’operatore; gestione dei profili di accesso e associazione ai
singoli operatori.
3) Cenno sul collegamento con la gestione territorio con riferimento particolare alle aree
di circolazioni (vie), U.I.U, Comuni.
4) Parametrizzazione procedura: inserimento dati generali, gestione tabelle, gestione
operatori.
5) Illustrazione generale sul caricamento iniziale della popolazione residente e A.I.R.E.;
consigli sull’organizzazione dei dati da inserire.
6) Caricamento delle Aree di circolazione del comune (vie: verificare a priori se è già
stata attivata la procedura Gestione del territorio, in tal caso alcune vie potrebbero
essere già presenti in archivio).
7) Caricamento iniziale dei dati anagrafici di ogni singola famiglia: spiegazione su come
inserire i dati anagrafici di ogni cittadino sui relativi campi proposti nella scheda
anagrafica. Inserimento dei dati di alcune famiglie. Criterio di inserimento delle U.I.U. e
dei comuni stranieri.
8) Criterio di ricerca dei nominativi, dei comuni, aree di circolazione; spiegazione su come
rettificare i dati inseriti in maniera anomala.
TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO: h:min. _______
(Il tempo totale è riferito all’intera fase)
Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento
non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro
quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere
sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva.
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1° FASE
Data dell'addestramento: ________________________
Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti:
Motivo della ripetizione:
TEMPO TOTALE: h:min.: _______
Elenco argomenti della fase attuale:
(se è stata eseguita la FASE PRELIMINARE Caricamento manuale delle famiglie passare
direttamente al punto 6)
1) Spiegazioni generali per uso:
• Videocomunicazione, collegamento, comandi, condivisione e controllo
• Menu Halley, accesso alle procedure e comandi generali per muoversi nelle
maschere
• Settaggio ed uso delle stampanti
• Sito della procedura: accesso, informazioni utili, consultare le soluzioni ricorrenti
• Copie di sicurezza della procedura
• Spiegazione del sistema di Assistenza (Help-Desk, Lettere di Aggiornamento)
2) Avviamento della procedura: impostazioni della data di lavoro e dell’ufficio, selezione
della stampante e dell’operatore; gestione dei profili di accesso e associazione ai
singoli operatori.
3) Cenno sul collegamento con la gestione territorio con riferimento particolare alle aree
di circolazioni (vie), U.I.U, Comuni.
4) Parametrizzazione procedura: inserimento dati generali, gestione tabelle, gestione
operatori.
5) Criterio di ricerca dei nominativi, dei comuni, aree di circolazione; illustrazione
generale della scheda individuale e di famiglia con utilizzo campo NOTE.
6) Aggregazioni territoriali (Sezione elettorale obbligatoria).
7) Variazioni anagrafiche
• da Stato civile
• gestione dati censimento
• mutazioni anagrafiche, in particolare:
- matrimonio
- scioglimento/cessazione effetti civili
- cambi abitazione
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-
Acquisto/perdita cittadinanza
Variazioni generalità
Variazione indirizzo di massa
8) Dichiarazioni
• gestione iter pratiche APR/4
• stampe allegate
• parametrizzazione e stampa modello APR/4
• aggiornamenti anagrafici da dichiarazioni
• creazione file per ISI-ISTATEL (previa configurazione come per fase
adempimenti statistici)
9) Diritti
•
•
•
•
parametrizzazione, avviamento e registrazione
annullamento diritti
stampa registro diritti
diritti per cittadini non archiviati
10) Rilascio certificati
• stampa dei vari tipi di certificato, certificazioni storiche e cumulativi
• rilascio atti notori generici
• gestione dei codici d’uso relativi alle certificazioni in carta libera
• importazione foto per scheda cittadino
• altre operazioni (autentica beni mobili, autorizzazione/assenso carte
identità…)
11) Comunicazioni: stampa in diretta e in differita, gestione disabilitazione stampe.
12) Archivio storico
• creazione movimenti e significato date di riferimento, campo esamina su
revisione e comporta conteggio
• cancellazione ed aggiunta movimenti
• ricostruzione storica rispetto al cittadino (Storia del cittadino) ed elenco
eventi famiglia precedente (Storico famiglia precedente)
• estrazioni di movimenti storici per data, cittadino, operatore e famiglia
TEMPO TOTALE DELL’ADDESTRAMENTO: h:min. _______
(Il tempo totale è riferito all’intera fase)
Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento
non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro
quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere
sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva.
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2° FASE
Data dell'addestramento: ______________
Elenco argomenti della fase precedente ripetuti:
Motivo della ripetizione:
TEMPO TOTALE: h:min.: _______
Elenco argomenti della fase attuale:
1) Chiarimenti supplementari sul rilascio certificazioni e alcuni casi di variazioni
anagrafiche non trattate nella fase precedente con riferimento particolare a variazioni
riferite a nominativi A.I.R.E.
2) Carichi documenti
• Inserimento
• Assegnazione agli operatori
3) Carte d'identità
• Parametrizzazione iniziale carta identità e cartellino
• Gestione del rilascio ed eventuale annullamento
• Gestione dell'archivio e stampa riepiloghi, elenchi, avvisi di scadenza
4) Documentazione stranieri
• Permessi/carte di soggiorno
• Elenchi e avvisi scadenza permessi di soggiorno
• Attestazioni soggiorno e Diritto soggiorno permanente per comunitari
• Stampa domande e attestazioni da Sportello/Altre operazioni
5) Parametrizzazione modelli
• Classificazione dei modelli,
• Parametri rilascio certificati e associazione diritti, parametri modulistica,
parametri firma, testi agganciati.
• Etichette per aggiornamento modelli
6) Personalizzazione testi e modelli base
7) Dizionario delle variabili
• Indicare solo come effettuare la ricerca delle variabili e la stampa dell’elenco
8) Atti notori e certificati cliente
• Inserimento di nuovi atti notori più specifici e di certificati personalizzati.
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TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO h:min.: ________
(Il tempo totale è riferito all’intera fase)
Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento
non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro
quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere
sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva.
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3° FASE
Data dell'addestramento:
Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti:
Motivo della ripetizione:
TEMPO TOTALE : h:min. ______
Elenco argomenti della fase attuale:
1) Pratiche S.A.I.A XML o AP5
• Configurazione iniziale
• Spiegazione creazione pratiche, flusso di invio e ricezione esiti,
• analisi pratiche non accettate o con esito negativo,
• chiusura pratiche con conseguente aggiornamento codice fiscale su sintesi
scheda.
2) Gestione validazioni codici fiscali
(da approfondire particolarmente con i clienti che hanno ancora percentuali di
validazione basse e non hanno iniziato le spedizioni SAIA)
• Spiegazione logica delle tre fasi
• Iter creazione file ed importazione sul database Halley
• Nota su funzione controllo/stampa percentuali
3) Creazione file popolamento INA
(da approfondire con clienti che non hanno effettuato popolamento straordinario e
non hanno iniziato le spedizioni SAIA AP5)
• Iter estrazione file e condizioni di estrazione
• Preparazione pratiche decessi dal 2001 (solo dopo abilitazione spedizioni
AP5)
4) Gestione A.I.R.E:
• stampa elenchi e modulistica;
• creazione file per software ministeriale Anag-aire
• analisi dati mancanti o errati
• gestione tabelle consolati
TEMPO TOTALE DELL'ADDESTRAMENTO h:min.: ________
(Il tempo totale è riferito all’intera fase)
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Alla fine di ogni fase il tecnico deve indicare nel foglio di intervento se qualche argomento
non è stato trattato o se ci sono stati problemi particolari da risolvere e soprattutto entro
quando è necessario risolverli, devono altresì essere indicate le attività che deve svolgere
sia il Cliente che la Halley prima della fase successiva.
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4° FASE
Data dell'addestramento:
Elenco degli argomenti della fase precedente ripetuti:
Motivo della ripetizione:
TEMPO TOTALE : h:min. ______
Elenco argomenti della fase attuale:
1) Leva militare:
• creazione e stampa lista di leva;
• stampa elenchi, precetti e documentazione.
2) Adempimenti statistici vari
• Impostazione, elaborazione e stampa dei modelli AP/10-11 e D.7.A-B, P2,
P4, P3, POSAS, STRASA
• Spiegazione della creazione file per ISI-ISTATEL ed invio telematico modelli
(previa installazione programma ISI-ISTATEL e configurazione dei parametri
iniziali)
• Supporti magnetici: esempi di estrazioni presenti (Indagine Istat condizione
vita-famiglie, Indagine forza lavoro ecc.)
3) Elenchi e prospetti
• Elenchi ASL
• Elenchi famiglie estinte con logica progressivo di estinzione
• Elenchi agganciati a statistiche già predisposte
• Estrazione intestatari per numero componenti
• Prospetti (tabelle e grafici)
• Statistica residenti alla data per fasce d’età (elenco cittadini e dato numerico)
4) Statistiche:
• presentazione applicativo Thaireport: accesso, profili, cos’è un report
• utilizzo di report già presenti nella procedura: esecuzione ed estrazione dei
dati nei formati più diffusi
• utilizzo di report creati a partire da viste Halley
• funzioni accessorie per la gestione di report (Formule e raggruppamenti,
importazione di report dal sito EP, grafici e loro configurazione, aggancio con
testi in formato RTF)
• creazione di query MySQL (solo per clienti con conoscenze informatiche
avanzate)
• presentazione rapida del vecchio applicativo Viste statistiche, ancora usato
per alcuni aspetti (circolari ecc.)
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Sezione aggiuntiva:
spiegazioni su parti tralasciate nelle precedenti fasi, approfondimento di casi
particolari ed ulteriori chiarimenti.
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Conclusioni finali sull’addestramento/avviamento della procedura in
oggetto.
(compilazione a cura del tecnico)
Sono state effettuate tutte le operazioni relative all’avviamento?
(parametrizzazioni, sistemazione testi, modelli, abilitazioni, controllo recupero, ecc…)
[]sì []no, cosa manca: ______________________________________________________
perché non è stato possibile farlo (indicare motivo, cosa fare, chi deve farlo, entro quando,
per ogni cosa che manca):
cosa fare:________________________________________________________________
chi:____________ entro il:____________
motivo:__________________________________________________________________
cosa fare:________________________________________________________________
chi:____________ entro il:____________
motivo:__________________________________________________________________
Il cliente è in grado di gestire autonomamente la procedura?
[] sì []no, dove è insicuro: ___________________________________________________
Il cliente ha la necessità, o ha espresso la volontà, di approfondire alcuni
argomenti?
[]sì []no Quali? ___________________________________________________________
Quanto tempo è necessario? ________________________________________________
Fra quanto è opportuno procedere? (indicare eventuale data presunta ad esempio nel
caso si debba attendere il compimento di un adempimento normativo): _______________
Deve compiere operazioni particolari prima della formazione aggiuntiva?
[]sì []no
Quali? __________________________________________________________________
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Conclusioni finali sul prodotto
(compilazione a cura del tecnico)
La procedura rispetta le aspettative del cliente?
Precedenti fornitori: _______________________________________________________
_______________________________________________________________________
In cosa è migliorato il suo lavoro rispetto a prima:
_______________________________________________________________________
In cosa è peggiorato il suo prodotto rispetto a prima:
_______________________________________________________________________
Aree di miglioramento suggerite:
_______________________________________________________________________
Il Tecnico Halley:_____________________________________
Fasi del piano aggiornate al: 08/09/2011, in occasione dell’uscita dell’installazione della
procedura alla Versione 06.09.05.
A cura di: (nome del Responsabile Prodotto): Erminio Chirielli
Responsabile Processo Progettazione e Produzione Sw: Daniela Barbini
Responsabile Sistema Gestione Qualità: Romina Crescentini
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