C 406/49 Gazzetta ufficiale delle Comunità europee 28.12.98

28.12.98
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Gazzetta ufficiale delle Comunità europee
C 406/49
RELAZIONE
sul rendiconto finanziario dell’Ufficio comunitario delle varietà vegetali (OCVV-Angers) per
l’esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell’Ufficio
(98/C 406/09)
1.1. La presente relazione è destinata al consiglio di
amministrazione dell’Ufficio comunitario delle varietà
vegetali, conformemente all’articolo 111, paragrafo 2, del
regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio (1).
PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL’ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’UFFICIO COMUNITARIO DELLE VARIETÀ
VEGETALI PER L’ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE
1997
Contabilità di bilancio e generale
1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario
dell’Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo
all’esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente
all’articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del
Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell’Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto
finanziario (2) conformemente alle disposizioni finanziarie
interne stabilite dall’articolo 112 del regolamento (CE) n.
2100/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti
in questione in virtù dell’articolo 188 C del trattato che
istituisce la Comunità europea.
1.5. I ritardi nella gestione contabile delle operazioni, già
constatati l’anno scorso, non sono ancora stati colmati.
1.6. Durante tutto l’esercizio, la contabilità generale ha
accumulato un ritardo di diversi mesi. Il raffronto con la
contabilità di bilancio è stato realizzato soltanto parecchio tempo dopo la chiusura di quest’ultima.
1.7. L’insieme delle entrate dell’esercizio ha formato
oggetto di un unico ordine di riscossione a fine esercizio.
Attività tecniche
1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo
internazionali generalmente accettate sono state adattate
in modo da poter essere applicate allo specifico contesto
comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti
contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute
necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla
Corte poggia sui risultati di questo controllo.
1.4. L’esame consente alla Corte di affermare che i conti
per l’esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997
sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel
complesso, legittime e regolari.
(1) GU L 227 dell’1.9.1994, pag. 27.
(2) Conformemente all’articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il rendiconto di tutte le
entrate e le spese dell’Ufficio relativo all’esercizio finanziario
1997 è stato stabilito il 27 marzo 1998 e successivamente
trasmesso al consiglio di amministrazione dell’Ufficio, alla
Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è
pervenuto alla Corte il 31 marzo 1998. Il riepilogo di questo
rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.
1.8. Il ritardo accumulato nella messa a punto della
procedura di verifica dell’ammissibilità delle denominazioni delle varietà e, in particolare, nell’elaborazione di
contratti con gli uffici nazionali interessati, ha impedito il
rilascio di diverse centinaia di titoli di protezione supplementari nel 1997.
1.9. Gli elementi costitutivi e il metodo di calcolo dei
costi di esame da utilizzare per determinare la remunerazione degli uffici incaricati di tali esami tecnici non hanno
ancora formato oggetto di una decisione da parte del
consiglio di amministrazione.
Altre osservazioni
1.10. Il bilancio dell’Ufficio non è stato pubblicato nella
Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
1.11. Le modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell’Ufficio non sono ancora state adottate.
1.12. La relazione annuale relativa all’esercizio 1996
non è ancora stata pubblicata.
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Separazione delle funzioni
1.13. Sebbene si siano rilevati dei miglioramenti, il principio della separazione delle funzioni di ordinatore e
contabile non è stato sempre pienamente rispettato. Il
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contabile continua a contribuire alla compilazione o al
controllo preventivo dei documenti di bilancio (proposta
di impegno, ordini di pagamento, ordini di riscossione,
regolarizzazione delle casse di anticipi).
La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del
5 novembre 1998.
Per la Corte dei conti
Bernhard FRIEDMANN
Presidente
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Tabella 1
Bilancio finanziario al 31 dicembre 1997
(in migliaia di ecu)
Attivo
1997
Attivo immobilizzato
Impianti e mobilio
Materiale informatico
Immobilizzazioni immateriali
Totale parziale
Valori realizzabili
IVA
Debitori vari
Totale parziale
Conti di tesoreria
Banche — conti correnti
Cassa di anticipi
1996
40
68
6
15
35
2
114
52
41
5
0
20
46
20
Passivo
Capitali permanenti
Capitali propri
Saldo di tesoreria
Totale parziale
Debiti a breve termine
Stanziamenti riportati di diritto
Richiedenti
Creditori vari
IVA
1997
1996
114
5 131
52
3 885
5 245
3 937
916
132
43
41
472
283
28
0
6 068
150
4 498
150
Totale parziale
6 218
4 648
Totale parziale
1 133
783
Totale attivo
6 378
4 720
Totale passivo
6 378
4 720
NB: Gli importi sono arrotondati alle migliaia e rappresentano sempre l’arrotondamento di ogni valore esatto e non la somma degli arrotondamenti.
Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall’Ufficio.
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Tabella 2
Conto di gestione relativo all’esercizio 1997
(in migliaia di ecu)
1997
1996
0
3 959
206
0
1 825
197
4 165
2 022
1 392
49
507
9
Immobili, materiale e spese varie di funzionamento — Titolo II
Pagamenti
Stanziamenti riportati
374
80
195
21
Spese operative — Titolo III
Pagamenti
Stanziamenti riportati
147
787
42
442
Spese varie — Titolo X (rimborso sovvenzione Commissione 1995)
Pagamenti
300
0
12
8
3 142
1 224
1 022
3 885
223
798
3 065
22
5 131
3 885
Entrate
Sovvenzione ricevuta dalla Commissione
Diritti percepiti (1)
Interessi bancari
Totale entrate
Spese
Spese per il personale — Titolo I
Pagamenti
Stanziamenti riportati
Spese varie fuori bilancio
Perdite di cambio
Totale spese
Risultato dell’esercizio
Saldo riportato dall’anno precedente
Stanziamenti riportati dall’anno precedente annullati
Saldo dell’esercizio
(1) Tale importo comprende 78 800 ECU incassati nel 1998.
NB:
Gli importi sono arrotondati alle migliaia e rappresentano sempre l’arrotondamento di ogni valore esatto e non la
somma degli arrotondamenti.
Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall’Ufficio.
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RISPOSTA DELL’UFFICIO
1. Ritardi nella verifica contabile
I ritardi accumulati a livello della gestione contabile nel
corso del 1997 sono dovuti a vari fattori quali: l’iter
organizzativo movimentato dell’Ufficio, i traslochi successivi e il conseguente avvicendamento del personale, l’assenza di software contabile (contabilità generale e contabilità di bilancio) adattato ai vincoli comunitari (ripetizione delle operazioni di immissione dei dati contabili), la
limitazione e l’instabilità dell’organico, le procedure
comunitarie a causa della complessità della gestione del
sistema delle tasse e della rapida espansione del sistema di
protezione comunitario delle novità vegetali. . .
Attualmente, la gestione contabile è garantita tanto sul
piano della contabilità di bilancio quanto su quello della
contabilità generale. Per quanto concerne quest’ultima,
sono stati sviluppati dei sistemi parzialmente automatizzati di immissione dei dati e sono state adottate tutte le
misure per installare il sistema SINCOM 2 (contabilità di
bilancio) nel gennaio 1999. Per altro verso, sono in corso
i lavori volti a stabilire un nesso informatico tra la
contabilità e il programma di gestione tecnica dei fascicoli
di privativa (PRV), il reclutamento di un aiuto contabile e
l’installazione di un sistema di ordini di riscossione mensile delle entrate, mentre i raffronti contabili si svolgono
ormai regolarmente.
2. Ritardi connessi all’attività tecnica
il compito di valutare il metodo di calcolo dei costi
degli esami tecnici effettuati dai vari uffici interessati,
metodo che è stato inizialmente elaborato in gran
parte dai servizi dell’Ufficio.
Nella prima riunione, il consiglio di amministrazione
del’Ufficio ha prorogato sino al dicembre 1999 la
validità dell’accordo relativo al principio «in-out»
secondo il quale gli uffici d’esame sono pagati per i
lavori svolti in base all’importo delle tasse d’esame
riscosse dall’Ufficio.
3. Altre assenze di pubblicazione
a) Bilancio dell’Ufficio
Il bilancio rettificativo 1998 dell’Ufficio, adottato dal
consiglio di amministrazione nella riunione straordinaria del 10 giugno 1998, sarà pubblicato verso la
fine del secondo semestre 1998 dall’Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee di Lussemburgo.
In effetti, allo scopo di ridurre i costi relativi alle
pubblicazioni nella Gazzetta ufficiale delle Comunità
europee, varie agenzie (Bilbao, Lisbona, Lussemburgo,
Angers) coordinate dal Centro di traduzione degli
organismi dell’Unione europea hanno concordato di
pubblicare i loro bilanci in una pubblicazione
comune.
La pubblicazione del bilancio rettificativo 1998 includerà :
— l’esecuzione del bilancio 1996
a) Contratti con gli uffici nazionali
La stipulazione di contratti relativi agli esami della
denominazione è stata all’origine di discussioni con gli
uffici nazionali interessati. Tutti hanno aderito al
contenuto dei progetti trasmessi. La versione definitiva di suddetti contratti è stata tradotta e in tale
modo la firma degli uffici interessati potrà essere
apposta rapidamente. Comunque sia, tali uffici hanno
già iniziato gli esami in base alle disposizioni previste
nei contratti preliminari. Attualmente, il ritardo inizialmente accumulato a tale livello per quanto concerne la concessione dei titoli è stato colmato.
b) Calcolo dei costi di esame
Nella riunione dell’aprile 1998, in base ad una proposta presentata dall’Ufficio, il consiglio di amministrazione ha accettato di reclutare mediante bando di
gara un esperto finanziario indipendente cui spetterà
— l’esecuzione del bilancio 1997
— il bilancio iniziale 1998
— il bilancio rettificativo 1998.
b) Modalità di esecuzione del regolamento finanziario
Il progetto di regolamento relativo alle modalità di
esecuzione del regolamento di esecuzione dell’Ufficio è
in fase di elaborazione. Date le particolarità dell’Ufficio e quindi del suo regolamento finanziario, la preparazione di tale progetto di regolamento deve essere
effettuata con rigore e tenendo conto dell’esperienza
precedentemente acquisita dalle altre agenzie autofinanziate le cui caratteristiche di funzionamento (Alicante, Londra) sono simili a quelle dell’Ufficio.
Tale progetto dovrebbe essere presentato al consiglio
di amministrazione nella riunione del dicembre
1998.
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c) Relazione annuale 1996
La bozza della relazione annuale per il 1996 è stata
tradotta e inviata all’Opoce per essere pubblicata nel
corso del secondo semestre 1998. È d’uopo sottolineare che contrariamente alla relazione annuale per il
1995, la relazione per il 1996 comporta un rilevante
allegato tecnico.
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della separazione delle funzioni sta per essere pienamente
rispettato. Le proposte d’impegno, gli ordini di pagamento e gli ordini di riscossione (ad eccezione delle tasse)
sono generalmente preparati dagli amministratori finanziari per essere firmati dall’ordinatore.
Per quanto concerne le casse di anticipi, l’amministratore
e l’amministratore subalterno degli anticipi elaborano i
documenti relativi alle regolarizzazioni.
4. Insufficiente separazione delle funzioni
Attualmente, in seguito all’aumento progressivo dell’organico dell’unità amministrativa e finanziaria, il principio
Infine, un aiuto contabile avventizio assiste attualmente il
contabile nello svolgimento del suo lavoro.