Decalogo Ospitalità GlaxoSmithKline ad Eventi Congressuali

Decalogo Ospitalità
GlaxoSmithKline
ad Eventi Congressuali,
Formativi ed Organizzati da GSK
Migliorare la qualità
della vita umana
per consentire alle persone
di essere più attive
di stare meglio
di vivere più a lungo
www.gsk.it
Settembre 2013 – vers. 06
Egr. Dottore / Gent.ma Dottoressa
Decalogo Ospitalità GlaxoSmithKline
ad Eventi Congressuali, Formativi ed Organizzati da GSK
LIVELLI DI OSPITALITÀ
GlaxoSmithKline S.p.A. (d’ora in poi GSK) felice di poterLa invitare all’Evento scientifico e, confidando di farLe cosa gradita, desidera condividere
con Lei in maniera chiara e trasparente le regole di ospitalità che saranno applicate.
Iscrizione
(A) MISSIONE GSK
GSK è azienda farmaceutica impegnata nella ricerca, sviluppo e commercializzazione di farmaci che svolge - tra le proprie varie attività - anche
quella di informazione scientifica alla classe medica, in conformità e coerenza con quanto previsto dal D. Lgs. 219/06 “Attuazione della
direttiva 2001/83/CE (e successive direttive di modifica) relativa ad un codice comunitario concernente i medicinali per uso
umano, nonché della direttiva 2003/94/CE”. GSK, inoltre, intende essere soggetto socialmente responsabile nel contesto in cui opera e si è
dotata di un Codice Etico ai cui principi ed alle cui norme desidera orientarsi, ispirando ad essi tutte le attività e le iniziative che attiva e promuove.
Viaggio
(B) AGGIORNAMENTO E FORMAZIONE DEGLI OPERATORI SANITARI
In conformità a quanto previsto dall’art. 113, 1° co. e dall’art. 124, 1° co. del citato D. Lgs. 219/06, GSK finanzia e/o organizza (o contribuisce
a finanziare e/o organizzare, anche in via indiretta) - in Italia o all’estero congressi, convegni o seminari (d’ora in seguito Eventi) su tematiche
comunque attinenti l’impiego di medicinali. Nell’ambito di tali iniziative, e conformemente ai principi ed alle norme di comportamento previsti
dal proprio Codice Etico, GSK sostiene direttamente oneri di ospitalità a favore di operatori qualificati del settore, intendendosi come tali medici
o farmacisti, con I’unico scopo di contribuire ad incrementare e migliorare le loro conoscenze scientifiche e/o la loro formazione professionale.
hotel
(C) REGOLE DI OSPITALITÀ
A tal fine, gli oneri di ospitalità sostenuti da GSK saranno improntati a principi di ragionevolezza, correttezza e stretta funzionalità allo scopo come
sopra dichiarato e saranno erogati seguendo scrupolosamente le seguenti regole:
1. riguarderanno solo ed esclusivamente medici nominativamente invitati che abbiano dichiarato, con apposito modulo di autocertificazione,
la propria specializzazione attinente alla tematica oggetto dell’Evento, eventuale appartenenza a Società Scientifica ed il regime di attività, ed
espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali. Se I’Evento si svolge all’estero è richiesta in aggiunta a quanto sopra anche la
dichiarazione della conoscenza della lingua inglese e di aver svolto negli ultimi cinque anni attività di ricerca/pubblicazione ovvero in alternativa
effettuazione di attività di comunicazione/presentazione di relazioni ad Eventi Congressuali e/o Formativi ECM negli ultimi due anni;
2.saranno relativi solo ed esclusivamente alle seguenti voci di spesa:
- quota di iscrizione al convegno/congresso
-viaggio (biglietteria aerea o ferroviaria, avvicinamento con mezzi propri alla sede congressuale, trasferimenti, pedaggio autostradale,
parcheggio)
-hotel
-ristorante (se non incluso nell’evento)
-assicurazione
ogni altra esclusa.
Le spese saranno comprese comunque tra le 12 ore precedenti e successive all’Evento;
3.saranno rispettati i livelli di ospitalità descritti di seguito;
4.sarà espressamente esclusa qualsiasi voce di ospitalità a carico di GSK ed a favore di soggetti diversi da tali operatori qualificati, ivi compresi
tutti gli accompagnatori. Anche i contributi erogati da GSK alle Segreterie Organizzative degli Eventi saranno erogati con espressa esclusione
di poter essere destinati ad oneri d’ospitalità relativi ad accompagnatori.
trasferimenti
pasti
Confidando nella piena condivisione di quanto sopra, siamo certi che vorrà comprendere che eventuali richieste relative ad accompagnatori o voci
di spesa non contemplate nel presente decalogo NON POTRANNO IN ALCUN MODO ESSERE CONSIDERATE (1)
(D) CONTROLLI
Assicurazione
A valle di ogni attività che comporti oneri di ospitalità a carico di GSK verranno effettuati verifiche e controlli - anche tramite le agenzie fornitrici
dei servizi - al fine di accertare il rispetto delle regole prefissate e sopra descritte.
Per “iscrizione” si intende la possibilità di accedere all’Evento con la consegna di una
copia dei materiali congressuali, laddove previsto.
Volo Aereo: Voli nazionali, internazionali e intercontinentali in classe economica* (tariffa
economy di gruppo o, quando non applicabile, tariffa economicamente più conveniente)
Treno: Biglietteria di 1a classe.
Rimborsi per avvicinamento: Si intende l’avvicinamento alla sede congressuale o
all’aeroporto/stazione di partenza purchè nell’ambito delle 12 ore precedenti e successive
alla data dell’evento. Per gli avvicinamenti dalla propria residenza alla sede congressuale,
nel caso di utilizzo di auto propria, verrà rimborsato fino ad un importo massimo equivalente
alla tariffa aerea applicabile sulla tratta; tale rimborso sarà riconosciuto soltanto per gli
eventi che si svolgono sul territorio nazionale.
• Auto propria: rimborsi pari a 0,26 e al km
• Taxi/Autostrada: su presentazione dei giustificativi di spesa
• Parcheggio: su presentazione dei giustificativi di spesa
Massimo 4 stelle(2) privilegiando hotel vicini alla sede congressuale con divieto di
erogazione di full credit; sono escluse strutture associabili con finalità ricreative, sportive
oppure aventi caratteristiche di lusso o uso esclusivo, indipendentemente dalla categoria.
Di norma, per le delegazioni, sono previsti dall’organizzazione dell’Evento i seguenti
trasferimenti (del tutto o in parte):
•Aeroporto/Hotel/Aeroporto
• Hotel/Sede congressuale/Hotel
• da e per il ristorante
Se non previsti dall’organizzazione dell’evento il trasferimento con mezzo pubblico o taxi
verrà rimborsato previa presentazione dei giustificativi di spesa; in ogni caso non verrà
rimborsato il trasferimento da e per ristorante.
Se non previsti dall’organizzazione dell’Evento (es. colazioni di lavoro/cerimonie inaugurali
organizzate dal Congresso) incluse o meno nella quota di iscrizione, i pasti verranno
organizzati da GSK in base ai seguenti massimali:
• Colazioni di lavoro: Italia 30 e
Estero 50 e (3)
• Cene:
Italia 65 e
Estero 85 e (3)
• Coffee – Break:12,5 e
In particolare è consentita l’offerta di cene sociali solo nel caso in cui queste siano
organizzate dal Congresso per la collegialità dei partecipanti e comprese nella quota di
iscrizione.
Non verranno rimborsati pasti sostenuti individualmente dal medico partecipante.
Non verranno rimborsati pasti sostenuti durante il viaggio di avvicinamento dalla residenza
dei partecipanti alla sede dell’evento.
Italia/Estero: Sanitaria e smarrimento/danneggiamento bagagli, per ogni ospite.
Per tutti i servizi offerti da GSK sarà inoltre prevista una polizza assicurativa.
Non verranno rimborsate le spese sostenute dal partecipante in alternativa a servizi già previsti nell’ambito dell’organizzazione dell’evento
GlaxoSmithKline S.p.A.
In merito, si desidera precisare che il rapporto contrattuale tra GSK e le agenzie fornitrici di servizi esclude espressamente che quest’ultime possano sostenere oneri di
ospitalità diversi da quelli sopra descritti (quanto ai soggetti ed alle categorie di spesa) per conto di GSK.
L’operatore sanitario qualificato, qualora intenda comunque invitare a sue spese un accompagnatore, sarà tenuto ad attivare personalmente e direttamente la sua agenzia;
concorderà con quest’ultima un preventivo personalizzato per i servizi all’accompagnatore e procederà direttamente al versamento ed al saldo dell’importo con l’agenzia,
come in qualsiasi altra transazione.
GSK rimane del tutto estranea e terza a tale eventuale rapporto diretto tra operatore sanitario e sua agenzia.
(1)
(2)
(3)
Art. 3 del Codice Deontologico Farmindustria
Salvo massimali più restrittivi della Consociata GSK operante nel paese sede dell’evento.