LegalDoc Folders – Servizio di Conservazione Sostitutiva dei

LegalDoc Folders – Servizio di Conservazione Sostitutiva dei Documenti
Scheda A
DATI TECNICI PER L’ATTIVAZIONE DI LEGALDOC FOLDERS
Guida alla compilazione:
Tutti i campi sono obbligatori, a meno
di diversa indicazione. I campi in grigio
sono a cura di InfoCert SpA.
1.
Motivo compilazione:
Data compilazione
‰ Nuova Attivazione
‰ Aggiunta tipo documento
‰ Modifica Configurazione
2.
‰ Modifica tipo documento
‰ Inserimento/aggiunta/modifica
firmatario dei documenti
Inserire la ragione sociale del cliente
finale e il codice fiscale / Partita IVA.
Indicare il nome della persona
incaricata dal Cliente o che provvede a
compilare il modello.
Inserire un numero di telefono cui
essere contattati dalla struttura di
PostVendita InfoCert in caso di
necessità in fase di attivazione e
configurazione del servizio.
Anagrafica Cliente:
Denominazione Cliente
Codice Fiscale / Partita IVA
del Cliente
Persona incaricata alla
compilazione del modulo
Telefono
Indicare “nuova attivazione” se nuovo
cliente LegalDoc Folders, in alternativa
scegliere “modifica configurazione”,
con il dettaglio delle modifiche
richieste (aggiunta tipo documento,
modifica tipo documento,
inserimento/aggiunta/modifica
firmatario dei documenti).
Fisso
cell (facoltativo)
Indicare “SI” in caso di profilo HUB.
Attività per conto di terzi
‰ SI
‰ NO
Indica il numero di utenze LegalDoc
Connector che si utilizzerà. Se diverso
da 1, il valore deve essere concordato
preventivamente da InfoCert.
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3. Definizione delle tipologie documentali:
Guida alla compilazione:
3.1. Formati dei documenti:
LegalDoc Folders consente di inviare documenti nel formato PDF definito nel contratto,
eventualmente firmati digitalmente e marcati temporalmente.
Eventuali necessità di invio di formati non standard devono essere concordate preventivamente
con InfoCert.
3.2. Tipologie documentali STANDARD :
tipologia documentale
MT- formato richiesta Marca
Temporale
PdC - periodo di
conservazione (in gg)
TL - termine
limite di
conservazione
(gg/mm)
CADES-T
PDF
1. DETERMINA
DIRIGENZIALE
X
X
14
31/12
2. ATTO
AMMINISTRATIVO
X
X
14
31/12
3. CONTRATTO
X
X
14
31/12
4. DELIBERAZIONI
GIUNTA
X
X
14
31/12
5. DELIBERAZIONI
CONSIGLIO
X
X
14
31/12
Indicare in questa tabella le tipologie
documentali standard da definire nella
piattaforma.
La scelta delle tipologie standard
implica l’adesione al tracciato di indice
e ai controlli definiti da InfoCert (si
vedano le specifiche nell’allegato, al §
5).
Modalità di compilazione della tabella:
- Selezione: indicare con una X i tipi
documento standard InfoCert da
attivare. Comporta l’adesione ai
tracciati definiti.
- Richiesta MT: inserire una X
solamente se si intende richiedere
l’apposizione automatica della marca
temporale sul documento.
In caso di richiesta della marca
temporale, indicare il formato
richiesto:
- CADES-T: il file avrà estensione
finale .p7m. Deve essere attivata la
firma digitale automatica massiva
(vedi par 4.1).
- PDF: il file caricato deve essere in
formato .pdf, e non cambierà
estensione. Deve essere attivata la
firma digitale automatica massiva
(vedi par 4.1).
Indicare se è richiesta l’attivazione
delle funzionalità LUL, specificando se
è affidata a InfoCert la numerazione
delle pagine prima della conservazione,
e il numero iniziale della serie di
numerazione.
In caso di mancata indicazione, il
numero si intende uguale a 1.
Indicare in questa tabella le tipologie
documentali non standard da definire
nella piattaforma, preventivamente
concordate con InfoCert:
- Tipologia documentale: indicare il
nome da definire per il tipo
documento
- Richiesta MT: vedi sopra
- PdC- periodo di conservazione:
specificare il numero di giorni solari,
calcolato a partire dalla data del
documento, entro il quale deve
chiudersi il processo di
conservazione (es. +12)
- TL- termine limite di conservazione:
indicare una data precisa entro la
quale chiudere la conservazione (es:
31/12)
AVVERTENZA:
In caso di mancata compilazione
delle sezioni PdC e TL, il documento
verrà configurato con i seguenti
valori di default: PdC = +87,
TL = 31/12
Dati tecnici per l’attivazione LegalDoc Folders – versione ottobre 2013 CST Provincia Padova
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a)
3.3. Indici e controlli documenti non standard
Guida alla compilazione:
Tipo documento: DETERMINA DIRIGENZIALE
Indicare per ogni tipologia documentale
non standard indicate in tabella 3.3 gli
indici e gli eventuali controlli da
associare, preventivamente concordati
con InfoCert.
- Nome visualizzato: indicare il nome
del campo che verrà visualizzato
nell'interfaccia di ricerca di LegalDoc
Folders;
- Nome nel file XML: indicare il tag
dell’indice secondo le specifiche
tecniche di collegamento ;
- campo speciale : indicare se il campo
è data o e-mail, che deve essere
formattato secondo le specifiche
tecniche presenti nelle specifiche di
collegamento.
- controllo obbligatorietà: indicare SI
se l’indice è obbligatorio;
- controllo numerazione: indicare SI
per attivare il controllo di
numerazione sull’indice;
- controllo continuità rispetto a:
indicare l’indice rispetto cui si vuole
verificare la continuità dei valori.
- Ricerca: indicare con Si /No se il
campo deve essere ricercabile
Nome
visualizzato
(label)
Nome nel file
XML (indice)
Campo
speciale
(data/email)
Anno
Anno
No
Numero
generale
Numero
No
Oggetto
Oggetto
No
ricerca
Controllo
obbligatorietà
indice (SI/NO)
Si
numerazion
e (SI/NO)
No
continuità
rispetto a
No
Si
No
No
Si
No
No
Si
si
Si
b) Tipo documento : DELIBERAZIONI GIUNTA
Nome
visualizzato
(label)
Nome nel file
XML (indice)
Campo
speciale
(data/email)
Anno
Anno
No
Numero
generale
Numero
No
Oggetto
Oggetto
c)
No
obbligatorietà
indice (SI/NO)
Si
numerazion
e (SI/NO)
No
continuità
rispetto a
No
Si
No
No
Si
No
No
Si
si
Si
Tipo documento: DELIBERAZIONI CONSIGLIO
Nome
visualizzato
(label)
Nome nel file
XML (indice)
Campo
speciale
(data/email)
Anno
Anno
No
Numero
generale
Numero
No
Oggetto
Oggetto
d)
ricerca
Controllo
No
ricerca
Controllo
obbligatorietà
indice (SI/NO)
Si
numerazion
e (SI/NO)
No
continuità
rispetto a
No
Si
No
No
Si
No
No
si
Tipo documento: DOCUMENTO AMMINISTRATIVO -------
Nome
visualizzato
(label)
Nome nel file
XML (indice)
Campo
speciale
(data/email)
Si
Si
-_
ricerca
Controllo
obbligatorietà
indice (SI/NO)
numerazion
e (SI/NO)
continuità
rispetto a
Si
No
No
Tipo
documento
Tipo
Ufficio
Ufficio
No
Si
No
No
Si
N°. Protocollo
num_prot
No
Si
No
No
Si
Data
Protocollo
data_prot
No
e)
No
Numero
No
Si
Tipo documento:CONTRATTO
Nome
visualizzato
(label)
Si
Nome nel file
XML (indice)
Repertorio
Campo
speciale
(data/email)
Si
No
-_
ricerca
Controllo
obbligatorietà
indice (SI/NO)
Si
numerazion
e (SI/NO)
No
continuità
rispetto a
No
Si
Dati tecnici per l’attivazione LegalDoc Folders – versione ottobre 2013 CST Provincia Padova
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repertorio
Dataa stipula
contratto
Data_stipula
Oggetto
contratto
Oggetto
del
Data
Si
si
No
No
No
Si
Si
Si
No
Contraente
Contraente
Data
registrazione
data_registrazi
one
Numero
Numero
Si
No
No
Si
Importo
Importo
Si
No
No
Si
Data
No
No
No
Si
Si
Si
No
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4. Attivazione delle funzionalità:
Guida alla compilazione:
4.1. Firma sui documenti:
Firmatario dei
documenti
Codice Fiscale del
firmatario
tipologia documentale
Firma consenso uso
firma digitale
Indicare in questa tabella se è richiesta
l’attivazione del servizio di firma
massiva da remoto.
- Firmatario dei documenti: inserire il
nome e il cognome del firmatario
- Codice fiscale del firmatario: inserire
il codice fiscale del firmatario
- Tipologia documentale: indicare il
nome della tipologia documentale
sottoposta a firma digitale. Utilizzare
i nomi di cui alla tabella 3.2 e/o 3.3 o
indicare “TUTTI” per firmare tutte le
tipologie documentali;
- Firma consenso uso firma digitale:
raccogliere la firma autografa del
firmatario per l’espressione del
consenso a firmare i documenti
4.2. Richiesta notifica documenti conservati
Si desidera ricevere la distinta dei
documenti conservati:
‰ SI
‰ NO
‰ SI
‰ NO
Indicare l’eventuale volontà di attivare
la funzione di invio automatico delle
fatture attive via PEC, specificando il
nome della casella mittente e
dell’eventuale casella in copia
conoscenza .
4.3. Richiesta invio supporti di back-up
Si desidera ricevere una copia dei
documenti conservati
Indicare l’eventuale volontà di ricevere
periodicamente sulla casella PEC
definita dal servizio la distinta
contenente il dettaglio dei documenti
conservati e il relativo identificativo
(token)
Riferimento per la spedizione
Indirizzo di spedizione
via/p.zza e numero
CAP
Comune
Data di compilazione______________________________
Provincia
Indicare l’eventuale volontà di ricevere
periodicamente un CD contenente tutti i
documenti conservati, con capacità
massima pari a 512 Mb e numero
massimo di documenti per supporto pari
a 20.000.
Specificare la persona di riferimento e
l’indirizzo di spedizione del CD.
Firma del Cliente_________________________________
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