Documento

Gli strumenti del riuso
Nel pacchetto per il riuso sono disponibili i seguenti prodotti e strumenti, che l’amministrazione
aderente potrà comporre tra di loro per attuare le soluzioni e gli indirizzi del progetto, adempiendo
inoltre agli obblighi definiti dal legislatore in materia di flussi documentali.
Progetto gestione corrente
E’ il documento di progetto che contiene la descrizione dettagliata delle caratteristiche
dell’hardware di base necessario, della sua dislocazione fisica rispetto ai partecipanti (Polo
territoriale, Ente) e della sua configurazione, della connettività dei partecipanti all'interno del
network. Viene definita inoltre la configurazione di base del software: EDMS, posta certificata,
sistema di firma digitale.
Progetto sistema conservazione
E’ il documento di progetto che contiene la descrizione dettagliata delle caratteristiche
dell’hardware necessario,della sua configurazione e della connettività, per l'impianto dell'Archive
Service Center (ASC) di Polo.
Modello Giuridico gestione corrente
E’ composto dall’insieme degli strumenti, previsti dalla normativa, che servono all’ente per
regolamentare la gestione dei flussi documentali nell’archivio corrente:
- Manuale di gestione "tipo", previsto dagli artt. 3 e 5 del DPCM 31/10/2000. Dalla sua
contestualizzazione deriveranno i manuali di gestione dei singoli Enti.
- Titolario "tipo" Province e titolario "tipo"Comuni.
- Regolamento per l’archivio protocollo “tipo”
Modello Giuridico conservazione
E’ composto dall’insieme degli strumenti organizzativi che servono all’ente per l’impostazione del
modello conservativo:
- Massimario di scarto "tipo"
- Direttive e metadati per la conservazione
Modello Analisi dei processi
Comprende:
- scheda per rilevare i dati amministrativi e giuridici dei procedimenti e dei processi
amministrativi;
- modello generale per la descrizione degli iter dei processi amministrativi
Specifiche integrazione Protocollo
Documento che descrive le specifiche tecnico funzionali per l'adeguamento a norma (445/2000)
dei software di protocollo e per la realizzazione dei web services di integrazione con la piattaforma
documentale.
Specifiche integrazione flussi lavoro
Documento che descrive le specifiche tecnico funzionali per l'adeguamento dei software per la
gestione dei flussi di lavoro conformi ai modelli di rilevamento elaborati e alle specifiche di
integrazione con la piattaforma documentale già assegnate nell'ambito dell'adeguamento dei
sistemi di protocollo informatico.
Il progetto DOCAREA
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Specifiche integrazione SUAP
Individua i requisiti DOCAREA funzionali per l’adeguamento dei software di gestione dello
Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) e per l’integrazione con la piattaforma
documentale.
Progetto “Modalità di dialogo”
E’ il progetto definisce le regole di comunicazione fra gli Enti e all'interno degli Enti medesimi, le
modalità di circolazione della documentazione, anche individuando le forme e gli strumenti più
idonei fra quelli resi disponibili.
Progetto Formazione
Il progetto comprende modelli e percorsi didattici, partendo dal change management fino alla
formazione operativa su tutte le aree generali toccate dal progetto DOCAREA:
- di stimolo alla riflessione organizzativa (orientamento al servizio, cambiamento
organizzativo, ripensamento dei processi di lavoro, valorizzazione del personale)
- formazione specifica per l'attivazione del sistema documentale per la gestione
dell'archivio corrente (formazione all'uso degli strumenti tecnologici, metodologici e
giuridici)
- presentazione e promozione delle metodologie di rilevazione dei processi elaborate
all'interno di DOCAREA e introduzione al BPR
- formazione specifica per l'attivazione del sistema documentale per la gestione
dell'archivio di deposito (formazione all'uso degli strumenti tecnologici, metodologici e
giuridici).
Software accreditati DOCAREA
Documento che elenca i software di protocollo, SUAP, workflow che hanno completato il processo
di accreditamento (v. allegato)
Web services
Contiene:
- Pacchetto software di cooperazione applicativa tra il software di gestione EDMS
Hummingbird e i software di protocollo accreditati;
- Relativa documentazione.
Software conservazione
E’ il pacchetto di procedure applicative sviluppato dal progetto per la gestione delle funzioni di
conservazione lato Ente produttore verso il Polo Archivistico (ad esempio presa in carico dall’Ente
produttore, archiviazione digitale, disponibilità dei documenti verso ricercatori, studiosi, ecc.).
Progetto implementazione DOCAREA in Provincia di Bologna
Contiene il materiale elaborato nell’ambito dell’attività di implementazione di DOCAREA all’interno
della Provincia di Bologna e descritte nel progetto generale “L’implementazione di DOCAREA
all’interno dell’Ente”.
In particolare i documenti della Provincia di Bologna che l’ente riutilizzatore potrà utilizzare come
riferimento attraverso apposite personalizzazioni sono:
- Le modalità di comunicazione da/e verso la Provincia di Bologna
- Le modalità di accesso e visibilità ai sistemi di protocollo e EDMS,
- Linee guida su “Documento amministrativo e tipologia di firma necessaria”
- Il Regolamento per la disciplina del procedimento amministrativo e dell’amministrazione
digitale
- Relazione sul bollo virtuale
- Il progetto di comunicazione interno
Il progetto DOCAREA
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