Presentazione Testa - SBA
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Presentazione Testa - SBA
Corso di formazione in house su “La nuova procedura amministrativo-contabile per l’acquisizione del materiale bibliografico in formato cartaceo dell’Ateneo di Messina” Dipartimento di Economia, 2. piano, aula 2 Messina, 15 dicembre 2015 NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL’UNIVERSITA’ DI MESSINA Sistema Bibliotecario D’Ateneo Facoltà – Dipartimenti Biblioteche Biblioteche di Polo Sistema Bibliotecario d’Ateneo Bibliotecari Servizi Modello decentrato Amministrazione Centrale SBA Procedura CIA database amministrativo. Gestione separata dei fornitori, budget e ordini Facoltà – Dipartimenti Centri Biblioteche CATALOGO ALEPH Database bibliografico MES01 Modello Centralizzato SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Polo Centrale Polo Annunziata Polo Papardo Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi UFFICIO ACQUISTI SBA Polo Policlinico Modello centralizzato applicato a ordini provenienti da Dipartimenti o Centri SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Biblioteca di Polo Punti Erogazione servizi UFFICIO ACQUISTI Dipartimenti / Centri IL PROCESSO DI “ACQUISIZIONI” IN ALEPH 500 E SUE APPLICAZIONI NELLA NUOVA PROCEDURA AMMINISTRATIVO-CONTABILE Il processo di “Acquisizioni” include i seguenti passaggi: 1. Ricezione ed elaborazione delle proposte d’acquisto. 2. Creazione di un record bibliografico "breve" con il modulo “Acquisizioni”. 3. Creazione di un ordine compilando la "Scheda ordine" del modulo “Acquisizioni”. 4. Invio dell'ordine (stampa della lista ordini da inviare al fornitore). 5. Registrazione parziale o completa dell'arrivo del materiale. 6. Inventariazione. 7. Catalogazione. 8. Distribuzione. 9. Collocazione. SCHEMA GENERALE DELLA NUOVA PROCEDURA ACQUISTI BIBLIOGRAFICI Flusso Acquisizioni – 1° fase <<Ordini>> Polo Richiesta d’acquisto Creazione lista ordine Aleph Punto erogazione servizi Controllo sul posseduto Creazione di record bibliografici brevi e lista dei desiderata CIG, preventivo, buono d’ordine U-Gov, invio dell’ordine al fornitore UFFICIO ACQUISTI Flusso Acquisizioni – 2° fase <<Arrivi>> Registrazione parziale o completa dell’arrivo del materiale librario Polo Inventario Catalogazione Distribuzione Punto erogazione servizi Timbratura e collocazione Pagamento fattura e chiusura Ordine U-GOV UFFICIO ACQUISTI Proposte d’acquisto Le proposte d’acquisto o liste dei desiderata arrivano alle Biblioteche dei servizi centrali di Polo attraverso i seguenti canali : •Posta elettronica all’indirizzo di ogni singola biblioteca di Polo •Cataloghi editoriali cartacei con evidenziata la proposta da parte del docente ; La gestione delle proposte prevede le seguenti procedure: • lettura della posta elettronica; • stampa delle proposte e suddivisione per Punti di erogazione servizi come “Proposte arrivate”; • invio della proposta d’acquisto al punto di erogazione servizi più pertinente (per controllo sul posseduto) e creazione della lista dei desiderata filtrata; • annotazione del totale proposte per resoconti mensili. PARTICOLARE DI UNA LISTA DEI DESIDERATA FILTRATA Schema riassuntivo iter richieste d’acquisto e lista dei desiderata Lista dei desiderata filtrata Aleph Le proposte d’acquisto o “liste dei desiderata” sono inviate ai Poli centrali e, da questi, inoltrate ai Punti di erogazione servizi Polo Si ottiene una lista dei desiderata filtrata contenente i record dei titoli da ordinare creati in “catalogazione provvisoria”. La lista si trasmette ai servizi di Polo. Ricerca bibliografica Proposte d’acquisto (Comitato Tecnico Scientifico /altra tipologia di utente) Punto erogazione servizi Il bibliotecario effettua un’accurata Ricerca nei cataloghi elettronici, cartacei, archivi, risorse elettroniche e banche dati Lista ordine Aleph Punto erogazione servizi Lista dei desiderata filtrata Aleph Biblioteca di Polo UFFICIO ACQUISTI SBA CIG; richiesta preventivo fornitore/editore Lista ordini Aleph SCHEMA RIASSUNTIVO ITER LISTA ORDINE ALEPH Punto erogazione servizi Titolo trovato Ricerca bibliografica Catturare il record e avviare l’ordine Catalogazione veloce Lista dei desiderata filtrata Aleph Titolo non trovato Biblioteca di Polo Lista ordini Aleph Lista dei desiderata filtrata Aleph UFFICIO ACQUISTI SBA Buono d’ordine U-GOV Biblioteca di Polo Lista ordini Aleph UFFICIO ACQUISTI Buono d’ordine U-GOV Fornitore / Editore Lista ordini Aleph REGISTRAZIONE ARRIVI, INVENTARIO, CATALOGAZIONE, DISTRIBUZIONE E COLLOCAZIONE Biblioteca di Polo Procedura arrivi Inventario Aleph Catalogazion e Punto erogazione servizi Timbratura Collocazione Procedure in “arrivi” di competenza dell’Ufficio Acquisti: PAGAMENTO FATTURA E CHIUSURA BUONO D’ORDINE ALEPH-U-GOV CIG; richiesta preventivo fornitore/editore Buono d’ordine U-GOV Lista dei desiderata filtrata Aleph Pratic a n. x Lista ordini Aleph Fattura elettronica UFFICIO ACQUISTI Copia della bolla/fattura con inventari Alla fine dell’iter della “Nuova procedura Acquisti” finalmente i documenti diventano consultabili nel catalogo di Ateneo e pronti per la consultazione e i servizi di prestito. OPAC del Catalogo collettivo d’Ateneo ALEPH Prestito e consultazione