ORANGE Suite

ORANGE Suite
make it simple
“
Always give to
people more
than what they
expect to get.
Introduzione
20 anni di esperienza nel settore alberghiero ci
permettono di conoscere le vostre esigenze e quelle
dei vostri ospiti.
Sappiamo come ridurre i costi e aumentare la vostra
efficienza.
Conosciamo l’importanza di soddisfare e superare le
aspettative dei vostri ospiti.
La nostra suite di applicativi
● intuitiva e di facile utilizzo
● dashboard d’impatto, per avere sempre tutto sotto
controllo
● planning e prenotazioni sempre disponibili, in
qualunque posto e da qualsiasi dispositivo
● revenue management immediato e di facile lettura
● completa integrazione con ORANGE Booking per la
gestione dei portali e del booking engine
● modulare, grazie alla possibilità di aggiungere
funzionalità come la gestione del ristorante e della
SPA
● gestione multi-aziendale
● esecuzione di più funzioni in contemporanea grazie
alla navigazione a schede
Prenotazioni
Con ORANGE Suite potete inserire prenotazioni singole
e di gruppo, visualizzare in tempo reale le prenotazioni
in arrivo dai portali e dal sito web della vostra struttura.
Se ne avete la necessità, potete disporre anche di un
centro prenotazioni fruibile via web.
Caratteristiche principali
● modalità di vendita tramite scelta diretta del numero di
camera (ad es. 101, 112, 121)
● modalità di vendita tramite scelta della tipologia di
camera (ad es. 2 singole, 8 doppie e 3 triple)
● calcolo automatico del prezzo utilizzando i criteri del
Revenue Management (griglia tariffaria e policy di
vendita); sarà poi sempre possibile la modifica manuale
del prezzo
● applicazione di supplementi e riduzioni in funzione di
regole stabilite (ad es. supplemento 3° letto se nella
camera ci sono 3 persone)
● vendita di pacchetti alberghieri contenenti soggiorni,
pasti, prodotti e trattamenti SPA
● gestione della conferma della prenotazione tramite
caparra, acconto o carta di credito; invio automatico
della mail di conferma al cliente in base a modelli
preimpostati
● campi statistici (ad es. canale, mercato) per poter avere
in ogni momento informazioni utili sull’andamento della
struttura
Planning
● visualizzazione grafica del planning delle camere,
con accesso veloce alle operazioni di utilizzo più
frequente (scheda prenotazione, check in, scheda
PS, addebiti, check out)
● visione immediata della disponibilità giornaliera
della struttura suddivisa per tipologia di camera
● icona stato camera (pulita/sporca) interattiva
● caricamento eventi nel calendario per segnalare
periodi di maggior affluenza
● visualizzazione immediata della tariffa attiva per
ogni giorno
Revenue Management
Il Revenue Management riveste un ruolo centrale
nello sviluppo del software.
La gestione della griglia tariffaria offre un’accurata e
chiara organizzazione di vendita delle risorse sulla
base delle indicazioni della struttura alberghiera.
ORANGE Suite permette di:
● creare una griglia tariffaria dalla quale poter
scegliere il prezzo di vendita delle camere giorno
per giorno
● bloccare la vendita delle camere in base al tipo di
policy (ad es. not refundable, early booking)
● creare filtri di vendita in base al minimum stay,
all’early booking, al close to arrival e al close to
departure
● creare tariffe derivate da altre sulla base di un
incremento o decremento in %, in modo da
velocizzare l’aggiornamento dei prezzi
Booking Engine
ORANGE Booking è il nostro booking engine ed è
perfettamente integrato con la suite.
La disponibilità delle camere sarà perfettamente
allineata a quella di ORANGE Suite, poichè la
sincronizzazione avviene in tempo reale.
Ogni inserimento/modifica/cancellazione delle
prenotazioni nel gestionale verrà comunicato al
booking engine, evitando così ogni possibilità di
overbooking.
Viceversa ogni prenotazione effettuata nel booking
engine verrà riportata nel gestionale con una scheda
prenotazione già compilata. L’arrivo della prenotazione
sarà segnalato tramite notifica.
Channel Manager
L’interfaccia è semplice ed intuitiva, basteranno pochi
click per aggiornare tutti i vostri canali web.
Anche in questo caso ogni modifica al planning del
gestionale bilancerà la disponibilità su tutti i portali web.
Tutte le prenotazioni ricevute verranno scaricate
automaticamente in ORANGE Suite e segnalate tramite
notifica.
Scheda cliente
La scheda riporta le informazioni anagrafiche degli
ospiti, delle agenzie e delle ditte.
Sono state predisposte sezioni specifiche per
memorizzare informazioni amministrative (IBAN,
regole di pagamento, split payment) e commerciali
(tariffe convenzionate, sconti, commissioni).
E’ possibile impostare un messaggio di avviso, che
sarà mostrato all’operatore in fase di inserimento di
una nuova prenotazione.
Per le agenzie e per le ditte c’è la possibilità di inserire
i dati dei referenti in azienda.
Per gli ospiti la scheda viene creata in automatico
all’inserimento dei dati di Pubblica Sicurezza. Lo
storico soggiorni consente di visualizzare tutte le
informazioni riguardo ai soggiorni precedenti, come
ad esempio il numero di camera e il prezzo di vendita
della stessa.
Check in
Il check in può essere effettuato direttamente dal planning
o, in alternativa, dalla lista degli arrivi del giorno.
Prima di eseguire la procedura è sempre possibile riaprire la
scheda di prenotazione per le verifiche del caso.
Il check in apre all’operatore un ventaglio di opportunità per
seguire e monitorare il cliente durante la sua permanenza in
hotel.
Se interfacciato a sistemi esterni, dà la possibilità di abilitare
il centralino telefonico, la pay tv e il sistema di building
automation.
Pubblica Sicurezza
La registrazione delle schede di Pubblica Sicurezza è
stata resa veloce grazie anche allo storico soggiorni,
che viene in aiuto nel caso di clienti abituali.
Per i gruppi l’utilizzo della funzione di importazione
rooming list da file Excel consente la registrazione dei
dati in un click.
La procedura di trasmissione delle schede al portale
degli alloggiati è automatizzata e velocissima.
Il modello ISTAT C/59 è così sempre aggiornato e può
essere trasmesso con facilità in base alle normative
locali.
Liste e prospetti
ORANGE Suite propone una serie di reports per gestire al
meglio le fasi di gestione del cliente in casa.
La lista degli arrivi riporta tutte le camere in arrivo in un
determinato giorno, con la possibilità di richiamare la
scheda di prenotazione per i controlli del caso.
La lista delle partenze riporta tutte le camere in partenza
in un determinato giorno, con la possibilità di richiamare
la procedura di check out.
Il prospetto ristorante fornisce informazioni utili alla
cucina, fornendo il numero di persone a colazione, a
pranzo e a cena. Il conteggio tiene conto anche di
eventuali prenotazioni di passanti al ristorante.
Il foglio lavori governante serve ad organizzare il lavoro
di pulizia delle camere. Il report include le camere in
partenza, quelle in arrivo e quelle in fermata, oltre alle
annotazioni eventualmente caricate nella scheda di
prenotazione.
Addebiti
L’addebito in camera di un prodotto può essere
effettuato con un semplice doppio click. ORANGE Suite
prevede le operazioni di modifica, storno, cancellazione
e trasferimento addebiti.
Grazie all’integrazione con ORANGE Pos è possibile
trasferire sul conto della camera gli addebiti del
ristorante.
Check out
Il check out si esegue dalla lista delle partenze o
direttamente dal planning, utilizzando il menu
contestuale.
In presenza di agenzie o ditte paganti, ORANGE Suite
separa automaticamente gli addebiti sulla base della
regola di check out impostata in prenotazione e crea due
conti: uno per l’ospite e l’altro per il pagante.
Prima dell’emissione è possibile:
● escludere determinati addebiti al fine di gestire conti
personalizzati
● modificare l’intestatario del documento
● modificare il tipo di documento (ricevuta fiscale,
fattura, fattura elettronica)
● scalare eventuali caparre o acconti, anche parzialmente
● personalizzare il layout del documento scegliendo fra le
varie opzioni di stampa
● modificare descrizioni e importi manualmente
● scegliere se emettere un documento pagato o non
pagato
Chiusura giornaliera
La procedura di chiusura giornaliera va eseguita al
termine della giornata, quando tutte le operazioni di
check in, check out e addebiti in camera sono state
completate.
La procedura segnala eventuali anomalie, come ad
esempio check in e check out non effettuati e
schede PS non inserite.
La chiusura si compone delle seguenti sezioni:
● documenti emessi nel giorno, raggruppati per
tipologia
● registro dei corrispettivi del giorno
● incassi del giorno, raggruppati per modalità di
pagamento
● main courante
● daily report con presenze, risorse occupate, rooms
revenue, ADR e RevPar
Tutte le informazioni possono essere stampate o
esportate su Excel o in PDF.
Back office
Le funzioni di back office che ORANGE Suite mette a
disposizione consentono all’utente finale di gestire in
modo semplice e veloce le seguenti problematiche:
● emissione di documenti per conti passanti
● emissione di acconti e caparre e relativa gestione
● addebito automatico dell’imposta di soggiorno sul
conto del cliente e produzione del report di riepilogo
da presentare agli organi competenti per il
pagamento dell’imposta
● fatturazione dei sospesi alle agenzie e ditte, con
possibilità di emissione di una fattura riepilogativa
che include più ricevute in sospeso
● fatturazione delle penali dovute a cancellazioni e no
show, con calcolo automatico dell’importo in
funzione della policy di cancellazione
● storico documenti con la possibilità di rivedere,
annullare, ristampare o esportare in PDF un
documento emesso. Per le fatture è prevista, in caso
di necessità, l’emissione automatica della nota di
credito
● controllo della cassa per la gestione dei turni
● scadenzario dei pagamenti in sospeso da clienti e
verso i fornitori
● prima nota
● registro dei corrispettivi
SPA
Con il modulo SPA potrete gestire il vostro centro
benessere all’interno di ORANGE Suite.
L’integrazione con la gestione dell’hotel è totale. Nella
scheda di prenotazione sarà presente una nuova
sezione in cui inserire gli appuntamenti e gli eventuali
prodotti acquistati dal cliente.
Nel caso vengano prenotati pacchetti alberghieri
contenenti trattamenti benessere, questi saranno
riportati automaticamente sul planner grafico degli
appuntamenti.
Sia che si tratti di ospiti dell’hotel che di clienti del
centro benessere, ORANGE Suite li gestisce entrambi
con la stessa facilità.
Caratteristiche principali
● planner grafico appuntamenti, con visualizzazione
giornaliera, settimanale e mensile dell’agenda degli
operatori e degli spazi
● impostazione rapida e intuitiva dei turni e delle
indisponibilità degli operatori, grazie al trascinamento
del mouse sul piano settimanale di lavoro
● inserimento rapido delle prenotazioni direttamente
dal planner
● controllo appuntamenti da assegnare
● report degli impegni per operatore, con tutte le
informazioni che servono a gestire al meglio i propri
clienti
POS
Con il modulo POS potrete gestire tutti gli aspetti
operativi del vostro ristorante.
Potrete avere sotto controllo la vostra sala con
indicazioni sui tempi di attesa dei clienti, e sul ricavo
medio per coperto. Tutte le operazioni sono semplici e
veloci e riducono al massimo possibilità di errore e
spreco.
Caratteristiche principali
● Gestione del servizio al tavolo, al banco e di asporto
● Gestione stampanti di reparto
● Gestione comande tramite tablet android
● Emissione conti, incasso tramite buoni pasto, gestione
sospesi e fatturazione differita
● Report giornalieri e periodici sull’andamento
dell’attività
● Gestione dei costi diretti ed indiretti
● Gestione budget acquisti
Permessi di accesso
Con ORANGE Suite è possibile controllare e limitare
le operazioni che gli utente possono eseguire
all’interno del software.
Un utente può essere inserito associandolo ad uno
specifico gruppo di lavoro. Per ogni gruppo di lavoro
si può bloccare l’accesso a determinate funzioni, in
questo modo i dati saranno consultabili solo dalle
persone che ne hanno l’effettiva necessità.
ORANGE Suite offre un grado di controllo ai massimi
livelli, grazie alla possibilità di risalire all’autore di ogni
operazione eseguita.
Sicurezza dei dati
Avere la certezza che tutti i dati inseriti non vengano
persi è di fondamentale importanza.
Per questo motivo abbiamo scelto la base dati
Microsoft SQL Server per memorizzare le informazioni
inserite in ORANGE Suite.
In aggiunta abbiamo previsto un backup automatico
dei dati su dispositivi esterni e su un’apposita area ftp,
in modo tale da garantire in situazioni estreme il
recupero dei dati.
Requisiti di
sistema minimi
Processore
Ram
Sistema Operativo
Intel Core i3
2 gb per client
Windows 7
4 gb per server
Requisiti di
sistema consigliati
Processore
Ram
Sistema Operativo
Intel Core i5
4 gb per client
Windows 10
8 gb per server
Grazie!
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domanda?
▸ visita il sito www.orange-lab.it
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▸ chiamaci allo 075 4650020