A WoltersKluwer Company - Alessandro Salonia Avvocato penalista

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Policy Viaggi e Trasferte
POLICY
VIAGGI E TRASFERTE
Maggio 2012
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SOMMARIO
SOMMARIO .................................................................................................................................................................... 2
OBIETTIVI.................................................................................................................................................................... 4
RESPONSABILITÀ DEL MANAGEMENT....................................................................................................................................... 5
APPLICAZIONE .................................................................................................................................................................... 5
AGENZIA VIAGGI ......................................................................................................................................................... 6
1.
2.
3.
Autorizzazione............................................................................................................................................................6
Responsabilità ............................................................................................................................................................6
Definizioni ..................................................................................................................................................................8
ORGANIZZAZIONE VIAGGI - TRASFERTE INDIVIDUALI ................................................................................................. 9
1.
2.
3.
4.
Requisiti per Documenti d’identità e Visti ................................................................................................................9
Requisiti Sanitari ........................................................................................................................................................9
Richiesta anticipi per cassa ........................................................................................................................................9
Pianificazione dei viaggi .............................................................................................................................................9
VIAGGI AEREI .............................................................................................................................................................10
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Classe di servizio per i voli aerei ..............................................................................................................................10
Biglietti prepagati ....................................................................................................................................................10
Pianificazione Voli ....................................................................................................................................................10
Indennizzi per disservizi ...........................................................................................................................................10
Biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati ...........................................................................................11
Smarrimento o furto di biglietti ..............................................................................................................................11
Smarrimento/Danneggiamento bagaglio................................................................................................................11
Permanenza durante il week-end ...........................................................................................................................11
VIAGGI FERROVIARI ...................................................................................................................................................12
1.
2.
Regole generali e classe di servizio ..........................................................................................................................12
Biglietti .....................................................................................................................................................................12
VIAGGI MARITTIMI ....................................................................................................................................................13
ALBERGHI - PRENOTAZIONI SERVIZI ALBERGHIERI .....................................................................................................14
1.
2.
Categoria Alberghi e tipologia camere ....................................................................................................................14
Cancellazioni prenotazioni alberghiere ...................................................................................................................14
AUTONOLEGGIO - PRENOTAZIONI .............................................................................................................................15
1.
2.
3.
Tipologia di auto a noleggio ....................................................................................................................................15
Regole Generali ........................................................................................................................................................15
Frequent Flyer/ Guest/Rent programs ....................................................................................................................16
AUTO PERSONALE .....................................................................................................................................................17
AUTO ASSEGNATE AD USO CONTINUATIVO O TEMPORANEO (AUTO DI POOL) .........................................................18
PREMESSA ....................................................................................................................................................................... 18
1.
2.
3.
4.
Richiesta utilizzo auto in pool ..................................................................................................................................18
Manutenzioni ...........................................................................................................................................................19
Rifornimenti di carburante ......................................................................................................................................19
Casi particolari .........................................................................................................................................................20
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RIMBORSI SPESE E GESTIONE TRASFERTE ..................................................................................................................21
1.
2.
3.
Vitto..........................................................................................................................................................................21
Pranzo/Cena rappresentanza ..................................................................................................................................22
Rimborso spese con carta di credito aziendale .......................................................................................................22
SERVIZIO TAXI............................................................................................................................................................24
SPESE VARIE ..............................................................................................................................................................25
SPESE PERSONALI ......................................................................................................................................................25
RESPONSABILITA’ DELL’APPROVATORE DELLE SPESE DI TRASFERTA ..........................................................................26
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OBIETTIVI
Nell‟ambito delle iniziative che Wolters Kluwer ha intrapreso per il miglioramento dei processi gestionali,
si è ritenuto necessario definire il tema dei viaggi e delle trasferte di lavoro dei dipendenti.
Tenuto conto che complessivamente questa voce rappresenta un significativo elemento di costo, è
importante che tutti i dipendenti ed i loro responsabili pongano massima attenzione e rigore nel rispetto
delle indicazioni contenute nel presente documento.
La finalità della presente Policy è regolamentare le modalità e le spese di trasporto, viaggio, vitto,
alloggio del personale in occasione di trasferte di lavoro.
In tal senso si richiede che i dipendenti e i loro responsabili applichino con attenzione e rigore la
presente Policy in particolare per quanto riguarda:
1) La valutazione della necessità/opportunità del viaggio rispetto alla possibilità di utilizzo
alternativo di altri strumenti che la tecnologia mette a disposizione (video call, video conferenze);
2) L‟adeguata programmazione del viaggio per garantire la tariffa migliore a disposizione;
3) L‟utilizzo di convenzioni che consentono di ottenere le tariffe migliori e/o le soluzioni più
economiche compatibili con gli impegni di lavoro;
4) L‟applicazione delle tariffe di riferimento presenti nella presente policy;
5) L‟utilizzo, per quanto possibile, della carta di credito quale normale mezzo di pagamento;
6) La tempestiva e precisa notificazione delle spese effettuate.
L’azienda si riserva di effettuare dei controlli a campione,
e di adottare i provvedimenti previsti dalla normativa vigente
in caso di mancato rispetto, anche parziale, della presente Policy.
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Responsabilità del Management
Il responsabile autorizzato all‟approvazione della trasferta, approverà il viaggio ed il rimborso delle spese
sostenute tenuto conto della conformità ai criteri definiti nella presente Policy e in particolare:





valutando la necessità / opportunità del viaggio e ricercando possibili alternative (es. conference
call e/o web conference);
limitando all‟indispensabile il numero dei partecipanti ed i gg di permanenza;
responsabilizzando l‟uso collettivo delle vetture;
verificando il rispetto delle procedure previste con particolare riguardo ai massimali di spesa;
sensibilizzando ad effettuare trasferte che non necessitano del pernottamento
Applicazione
Tutti i Dipendenti del Gruppo Wolters Kluwer in Italia sono soggetti all‟applicazione ed al rispetto della
presente procedura che regola le modalità di gestione delle trasferte e delle relative note spese.
La Travel Policy aziendale intende introdurre una linea guida e sarà facoltà della Direzione, in qualsiasi
momento, indicare nuove modalità di gestione o eventuali modifiche della stessa dandone preventiva
comunicazione.
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AGENZIA VIAGGI
Tutti i viaggi di lavoro devono essere prenotati attraverso la sola agenzia convenzionata con l‟azienda:BCD
Travel.
BCD Travel è la terza management travel company mondiale, con oltre 12 miliardi di euro di volume di
spese travel gestiti in oltre 90 paesi nel mondo.
Il servizio che BCD Travel fornisce per le trasferte di lavoro comprende l‟emissione di tutta la biglietteria
(aerea, ferroviaria e navale) e la prenotazione alberghiera.
Ogni tipo di richiesta di prenotazione di servizi può essere effettuata contattando una delle persone
autorizzate (tabella1 allegata) che sono state identificate come unici referenti verso l'agenzia BCD.
Ogni dipendente al quale viene richiesto di viaggiare dovrà inoltre compilare (solo la prima volta) un
modulo "Traveler Profile" che raccoglie l'anagrafica e le preferenze di ciascun viaggiatore. Dovrà poi
essere inoltrato alla persona di riferimento unitamente alla richiesta di prenotazione.
Si precisa che non verranno rimborsati acquisti diretti di documenti per viaggi/pernottamenti effettuati da
parte del singolo senza utilizzare l‟agenzia di viaggi suindicata. Saranno ammessi soltanto quei casi in cui
per ragioni di comprovata ed accertabile necessità non sia possibile ricorrere ai canali istituzionali che
dovranno essere autorizzati dall‟Executive Team member di riferimento.
Qualora il dipendente identifichi tariffe alberghiere più basse del 25% rispetto a ciò che viene proposto
dall‟agenzia viaggi (utilizzando ad esempio i siti di prenotazione quali booking.com o edreams.it ect.), si
potrà effettuare la prenotazione autonomamente svincolandosi da BCD Travel.
In questo caso non essendo possibile l‟emissione del voucher, il dipendente dovrà saldare direttamente il
costo dell‟hotel, e poi procedere alla richiesta di rimborso tramite ESS.
ATTENZIONE: coloro che prenoteranno autonomamente l‟hotel sono tenuti ad informarne il proprio
responsabile, lasciando gli estremi della prenotazione al proprio responsabile ed in copia a [email protected]
(nome hotel, città, numero di notti, recapito telefonico, costo, nominativo viaggiatore/i). Questo è
essenziale in quanto in caso di emergenza (non avendo effettuato la prenotazione BCD) l‟azienda deve
poter in ogni momento rintracciare il proprio dipendente.
1. Autorizzazione
La trasferta dei dipendenti deve essere sempre preventivamente autorizzata dal proprio responsabile
attraverso una mail.
Nella mail dovranno essere indicati: destinazione,
partenze/ritorno, mezzo di trasporto utilizzato.
motivazione
alla
trasferta,
fasce
orarie
Le richieste inoltrate ai "Travel Arrangers" non potranno essere evase se non accompagnante da relativa
autorizzazione alla trasferta e dovranno sempre rispettare i termini, le condizioni e i massimali previsti
dalla Travel Policy riportata di seguito.
2. Responsabilità
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Il dipendente-viaggiatore è responsabile della corretta applicazione della suddetta policy e della
documentazione che sarà presentata con la nota spese.
È responsabilità del dipendente inoltrare il modulo di richiesta trasferta su ESS ed effettuare la
prenotazione del viaggio almeno 7 giorni prima della presunta partenza.
Per motivi fiscali è necessario allegare alla nota spese stampata da ESS una ricevuta dettagliata o
comunque la documentazione valida ai fini fiscali (es. scontrino, biglietto dei trasporti ecc).
Si rammenta che, in caso di verifiche fiscali, il solo voucher della carta di credito non è sufficiente,
verranno pertanto stornati rimborsi spese che non contengono le corrette pezze giustificative.
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3. Definizioni
Missione o Trasferta
Prestazione effettuata al di fuori della normale sede di lavoro e legata a specifici incarichi di lavoro.
Travel Arrangers
Coloro a cui indirizzare le richieste di viaggio, e che provvedono ad inoltrarle a BCD Travel.
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ORGANIZZAZIONE VIAGGI - Trasferte
individuali
La richiesta per l'organizzazione della trasferta comprendente qualsiasi servizio (trasporto
aereo/ferroviario/marittimo/pernottamento) sarà inoltrata dalle persone autorizzate (vedi allegato 1)
direttamente a BCD Travel – Milano.
Il noleggio auto resta un‟ attività in carico ai servizi generali, utilizzando la consueta procedura di ESS a
cui si rinvia, ricordandosi di inviare la richiesta all‟indirizzo [email protected] Il noleggio verrà
effettuato solo se il Responsabile autorizza la trasferta su ESS.
1. Requisiti per Documenti d’identità e Visti
È responsabilità del dipendente mantenere validi i documenti personali (Carta d‟identità, Passaporto,
Permesso di Soggiorno, Patente, ecc.) ed assicurarsi della corretta documentazione necessaria prima del
viaggio, oltre che requisiti sanitari.
2. Requisiti Sanitari
È responsabilità dei dipendenti verificare ed espletare tutte le formalità sanitarie necessarie per la
destinazione che intendono raggiungere.
3. Richiesta anticipi per cassa
Tutte le spese verranno liquidate a mezzo ESS previo inserimento e approvazione della spesa. Non sono
pertanto più previsti rimborsi a mezzo cassa.
Un fondo spese potrà essere temporaneamente concesso dalla Direzione HR, unicamente a coloro che
hanno fatto richiesta della Corporate Credit Card, e che sono in attesa di riceverla.
Dal primo Giugno 2012 vengono eliminate le anticipazioni per cassa e gli anticipi permanenti.
Consigliamo vivamente ai dipendenti che viaggiano di richiedere la carta di credito
4. Pianificazione dei viaggi
Questa procedura si basa su tre presupposti fondamentali:
1- La maggioranza degli spostamenti per ragioni di lavoro, può essere programmata con un certo
anticipo, garantendo in tal modo la possibilità di ottenere tariffe più economiche;
2- Non sempre si è al corrente degli spostamenti dei colleghi;
3- Disponibilità, collaborazione e volontà di ottimizzazione
Nella pianificazione del viaggio dovrà prevalere l‟ottimizzazione delle risorse a disposizione (auto di pool),
l‟individuazione delle scelte più convenienti (p.e. treno per uno spostamento da città a città e successivo
noleggio di auto per gli spostamenti in loco), e ovviamente, il comfort e la sicurezza del dipendente che
effettua la trasferta.
Il fattore anticipo gioca a favore di una buona programmazione degli spostamenti. Si richiede pertanto a
tutti i dipendenti di comunicare, i propri spostamenti quantomeno nel rispetto dei tempi indicati.
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VIAGGI AEREI
L‟acquisto di biglietteria aerea deve sempre essere affidato in modo esclusivo all‟Agenzia BCD Travel.
Ricordiamo che a partire dal 1 giugno 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese
ed evitare che il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, non vengono più rimborsati su
ESS biglietti aerei acquistati a titolo personale non utilizzando il nostro provider esclusivo di servizi, si
richiede pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di lavoro.
1. Classe di servizio per i voli aerei
La classe di servizio per gli itinerari nazionali, internazionali, intercontinentali sarà la seguente:
- tutti i dipendenti: Economy Class - tariffa „best buy‟ cambiabile con penale.
Non è consentito acquistare voli con tariffe open.
L'agenzia è tenuta ad offrire al personale del gruppo WKI la più bassa tariffa senza scalo, a prescindere
dalla compagnia aerea (incluso low cost), proponendo anche fasce orarie leggermente diverse. La
richiesta di volare con una compagnia specifica, o su rotte che comportano un aumento del prezzo,
saranno considerate eccezioni e devono essere autorizzate esplicitamente dalla Direzione Risorse Umane.
Il dipendente è tenuto ad accettare il volo low cost se l'orario di partenza non supera le due ore rispetto
ad un volo di linea
Ricordiamo che è fatto divieto assoluto prenotare autonomamente i viaggi aerei (tutti voli devono essere
prenotati tramite BCD)
2. Biglietti prepagati
Tutti i biglietti sono prepagati e i documenti elettronici vengono emessi dall'agenzia di viaggio ed inviati
direttamente al Travel Arranger richiedente.
3. Pianificazione Voli
Al fine di contenere i costi dei biglietti aerei, si richiede la prenotazione almeno 7 giorni prima della
partenza.
Tutte le prenotazioni effettuate nel non rispetto dei 7 giorni verranno inviate al responsabile
dell‟Executive Team con una cadenza mensile al fine di monitorare e responsabilizzare maggiormente i
dipendenti ad una miglior pianificazione.
4. Indennizzi per disservizi
Durante il viaggio potrebbero verificarsi dei disservizi imputabili alla compagnia aerea o a cause
indipendenti dalla stessa (overbooking, guasto meccanico, condizioni meteorologiche avverse, etc.). Se la
responsabilità è del fornitore del servizio (compagnia aerea), la legislazione prevede un indennizzo, che
può essere rappresentato da:
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
copertura totale delle spese che il viaggiatore è costretto a sostenere per il mancato imbarco.

un buono in valore monetario da poter utilizzare nel prossimo viaggio.

l'imbarco in una classe superiore rispetto a quella prevista dalla prenotazione originale.
In caso di indennizzo da parte di vettori aerei (per disservizio o altro), il dipendente è autorizzato a
beneficiarne per scopi personali.
5. Biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati
In caso di biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati, si dovrà darne immediata comunicazione
al Travel Arranger che inoltrerà tempestivamente all‟Agenzia BCD Travel richiesta per il rimborso.
6. Smarrimento o furto di biglietti
In caso di smarrimento o furto di biglietti aerei (in quei rari casi in cui il biglietto non sia elettronico), il
viaggiatore deve immediatamente fare regolare denuncia presso le autorità locali ed informare il Travel
Arranger, che a sua volta provvederà ad informare BCD Travel
7. Smarrimento/Danneggiamento bagaglio
Le compagnie aeree sono sempre responsabili dell'eventuale smarrimento del bagaglio.
All'arrivo a destinazione, nel caso in cui il bagaglio sia stato perso, il viaggiatore deve rivolgersi
all'apposito ufficio all'interno dell'aeroporto, e compilare immediatamente la denuncia.
Nel caso in cui lo smarrimento del bagaglio avvenga durante il viaggio verso il luogo di destinazione, la
compagnia aerea riconosce un rimborso parziale delle spese sostenute dal viaggiatore per l'acquisto dei
beni di prima necessità.
Se si verifica, invece, un danneggiamento al bagaglio, il passeggero deve ugualmente inoltrare la denuncia
presso l'apposito ufficio in aeroporto; la compagnia aerea provvederà a rimborsare parzialmente il valore
danneggiato.
8. Permanenza durante il week-end
E‟ permessa la permanenza durante il w.e. ad ESCLUSIVO carico del dipendente.
Verranno rimborsate solo le spese già previste per la trasferta di lavoro.
In nessun caso la permanenza durante il w.e. dovrà comportare oneri per l‟azienda.
E‟ fatto assoluto divieto per motivi personali di rientrare su città diverse da quelle di partenza.
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VIAGGI FERROVIARI
A partire dal 2011 l‟acquisto di biglietteria Ferroviaria è effettuato direttamente dai travel arranger sul
sito online di Trenitalia. Pertanto l'utilizzo di BCD è da riservarsi ai soli casi eccezionali.
Ricordiamo che a partire dal 1 giugno 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese
ed evitare che il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, vengono rimborsati su ESS
esclusivamente i biglietti ferroviari che per motivi particolari (tratte locali) non possono essere acquistati
dall'agenzia e devono essere pagati direttamente in contanti da parte del viaggiatore. Tali eccezioni di
servizio devono essere autorizzate dal proprio responsabile di first line tramite mail.
1. Regole generali e classe di servizio
o
la classe di servizio permessa per tutti i dipendenti è la seconda, per Euro Star ed
Intercity;
o
per tutte le altre tipologie (regionali, etc) è consentito a tutti i dipendenti l‟uso della
prima classe;
o
I viaggiatori "ripetitivi" (es. tragitto MI-RM-MI), devono improrogabilmente acquistare il
biglietto con almeno 10 giorni di anticipo. I viaggiatori occasionali devono procedere alla
prenotazione immediatamente alla conferma ed autorizzazione del viaggio da parte del
Responsabile
o
valutare la possibilità di utilizzare il treno in alternativa all'aereo per il tragitto MI-RM-MI
2. Biglietti
Ove possibile l'agenzia fornirà biglietti elettronici. Se non disponibili saranno emessi biglietti cartacei che
saranno inviati direttamente al Travel Arranger.
L‟e-tkt è un biglietto del treno i cui dati sono inseriti nel sistema informativo delle Ferrovie dello Stato e
che consente di fare a meno del biglietto cartaceo. Il Passeggero dovrà difatti presentare al controllore
direttamente in treno il codice ricevuto via e-mail e/o via sms da BCD Travel con un proprio documento di
riconoscimento ed eventualmente con il codice identificativo della propria prenotazione.
Anche per i biglietti elettronici ferroviari i vantaggi si possono riassumere in 2 punti:
- I tempi e i costi di consegna del biglietto cartaceo sono eliminati
- Non esistendo un supporto cartaceo, il biglietto non può essere smarrito, rubato o dimenticato.
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VIAGGI MARITTIMI
L‟acquisto di biglietteria Marittima è anch‟esso affidato alla BCD Travel di Milano.
A partire dal 1 gennaio 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese ed evitare che
il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, non sono più rimborsati su ESS biglietti
marittimi acquistati a titolo personale non utilizzando il nostro provider esclusivo di servizi, si richiede
pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di lavoro.
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ALBERGHI - Prenotazioni Servizi
Alberghieri
Le prenotazioni devono essere sempre effettuate tramite BDC Travel. Sono permesse prenotazioni dirette
con gli alberghi solo in casi di estrema necessità e solamente se l'agenzia non è in grado di proporre
soluzioni alternative
1. Categoria Alberghi e tipologia camere
Sono consentiti alberghi delle seguenti classi: 3/4 stelle.
Tipologia di camera permessa: standard, singola, doppia uso singolo solo se la tariffa è assimilabile alla
singola.
In caso di utilizzo ripetitivo dello stesso albergo (e in particolare per i viaggiatori ripetitivi) informare la
direzione acquisti (Nunzio Camerada ) affinché possa stipulare una convenzione per Wolters Kluwer Italia
Eventuali convenzioni locali già in essere devono essere tempestivamente comunicate alla direzione
acquisti che previa verifica le comunicherà all'agenzia viaggi per un utilizzo "preferenziale" Wolters
Kluwer Italia.
L‟Azienda fissa dei valori di riferimento di spesa per ogni hotel in Italia :
- € 125,00 per le città principali per notte; (capoluoghi di provincia)
- € 100,00 per le città minori per notte.
per hotel all‟estero, sono fissati i seguenti valori di riferimento di spesa:
- € 180,00 per notte
2. Cancellazioni prenotazioni alberghiere
Tutte le prenotazioni alberghiere richiedono una garanzia a copertura dell'eventuale mancato arrivo.
Ogni Hotel è libero di applicare il proprio regolamento interno, stabilendo penali diverse rispetto al
momento in cui avviene la cancellazione e/o il mancato arrivo.
Il dipendente è responsabile delle prenotazioni effettuate, a meno che non dimostri la reale impossibilità
nel rispettare le condizioni.
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AUTONOLEGGIO - Prenotazioni
L'utilizzo dell' autonoleggio è consentito solamente se la richiesta viene inviata ai servizi generali
([email protected]) con relativa autorizzazione dal responsabile dell‟Exec team del richiedente.
L‟Ufficio Servizi Generali ([email protected]) del Gruppo Wolters Kluwer Italia provvederà ad inviare
al richiedente copia del voucher per il ritiro.
La richiesta deve avvenire esclusivamente a mezzo ESS.
Al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese ed evitare che il dipendente debba
anticipare spese a carico dell‟azienda, non vengono più rimborsati su ESS auto noleggiate a titolo
personale non utilizzando i nostri voucher, si richiede pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di
lavoro.
1. Tipologia di auto a noleggio
L'Azienda autorizza il noleggio delle seguenti categorie in funzione dei KM di percorrenza:

Categoria D: esempio FIAT BRAVO per spostamenti fino a 350 km ovvero complessivamente 3 ore
di viaggio;

Categoria B: esempio LANCIA YPSILON per spostamenti entro i 100 km.
Non è permesso il noleggio o la variazione di un'auto di categoria superiore a quella autorizzata.
2. Regole Generali
Per evitare spese aggiuntive da parte della compagnia di autonoleggio, si dovranno seguire le seguenti
regole:
- evitare di includere (se non strettamente necessario), al momento del ritiro dell‟auto, servizi
accessori non previsti dalla tariffa (ad es. assicurazioni aggiuntive o optional ulteriori);
- restituire l‟auto nella stessa località dalla quale si è partiti, a meno che non vi sia un accordo
diverso al momento della prenotazione;
- controllare, al momento del ritiro, lo stato della carrozzeria e della meccanica per evitare
indebite responsabilità al momento della consegna;
- restituire l‟auto entro la scadenza prevista. Nel caso in cui non si possa rispettare, è consigliabile
avvisare la compagnia di noleggio telefonicamente;
- restituire l‟auto con il serbatoio pieno e all‟atto del noleggio scegliere sempre questa opzione (in
caso contrario la società di autonoleggio addebita un importo extra per il servizio di riempimento
serbatoio); In tal caso le eventuali ricevute dovranno essere inserite in ESS
- in caso di emergenza seguire le indicazione della società di noleggio senza far intervenire terze
parti.
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- informare tempestivamente l‟Amministrazione del Personale e l‟Ufficio Servizi Generali in caso
di incidente, oltre a seguire le consuete procedure di uso comune (Constatazione amichevole o
altro) e quelle previste dal contratto di noleggio
3. Frequent Flyer/ Guest/Rent programs
Tutti i dipendenti che viaggiano sono autorizzati ad iscriversi ai programmi Flyer/ Guest/Rent , purché
questo non pregiudichi la scelta finale del vettore contro le direttive aziendali.
La Società non rimborsa eventuali quote di iscrizione ai programmi “Frequent”.
I dipendenti che viaggiano sono autorizzati a beneficiare personalmente dei programmi “Frequent” anche
se derivanti da viaggi aziendali.
L'azienda non si fa carico di eventuali tasse d'iscrizioni ai programmi di fidelizzazione delle compagnie di
autonoleggio che restano esclusivamente a carico del dipendente che ne fa richiesta.
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AUTO PERSONALE
È fatto divieto assoluto a tutti i dipendenti di utilizzare l‟auto propria e di richiedere pertanto il rimborso
chilometrico ACI in ESS. Per brevi tratti vanno utilizzati i servizi taxi o le auto in pool a disposizione nelle
singole location.
Eventuali deroghe andranno autorizzate per iscritto dall‟ HR Manager di riferimento dietro richiesta
approvata dall‟Exec. Team di riferimento, in anticipo e previa verifica con l‟ufficio Servizi Generali sulla
non disponibilità di auto in pool.
Qualora si viaggi dalla propria residenza al luogo della trasferta e viceversa, risultano rimborsabili le
distanze relative alla percorrenza di un chilometraggio inferiore, o al più uguale, a quello intercorrente
tra l'ufficio di appartenenza e il luogo in cui si svolge la trasferta. Tali distanze sono definite
puntualmente dall'azienda e costituiscono il riferimento con cui raffrontare le distanze di volta in volta
effettivamente percorse.
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AUTO ASSEGNATE AD USO
CONTINUATIVO O TEMPORANEO (AUTO
DI POOL)
Premessa
Gli automezzi aziendali assegnati, dovranno essere utilizzati con cura e custoditi con la diligenza del buon
padre di famiglia lungo tutto il periodo di uso.
Si precisa che il Gruppo Wolters Kluwer Italia adempie a tutte le disposizioni di legge in materia di
circolazione stradale; in particolar modo ottempererà alle richieste della Pubblica Autorità (Vigili Urbani,
Polstrada, ecc) qualora venga richiesto il nominativo dell‟utilizzatore incorso in sanzioni a seguito di
infrazioni al codice della strada implicanti, oltre alla sanzione pecuniaria, anche la sottrazione dei
cosiddetti “punti”. Sebbene oggi la segnalazione d‟infrazione e la relativa contestazione al conducente
per la sottrazione dei punti debba essere comminata all‟utente all‟atto dell‟accertamento, resta
comunque buona norma nell‟utilizzo condiviso con altri colleghi di auto aziendali a disposizione,
comunicare sempre ai SG ([email protected]) il nominativo del conducente, per avere sempre la
tracciabilità informativa degli spostamenti.
1. Richiesta utilizzo auto in pool
Per la richiesta di assegnazione dell'auto in pool per motivi di servizio inviare al referente locale una e-mail
(mettendo in copia il proprio responsabile) con le seguenti informazioni:

descrizione servizio;

data e ora di ritiro autovettura;

data e ora di ri-consegna autovettura;

dati del conducente (necessari per la stampa dell'autorizzazione alla guida);

n.patente;

tipo patente;

ente, data e luogo del rilascio;

data scadenza
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SEDE
REFERENTE LOCALE
ARTEL
CEDAM
MITOS (AVELLINO)
OA (GIOIA)
OSRA S.MAURO/UTET
PCS (MEZZOCORONA)
PRAGMA
PROFESSIONALE (ROMA)
WKI (ASSAGO)
WKIC EMILIA (MIRANDOLA)
WKIC LAZIO (ROMA)
WKIC LUCCA
WKIC UMBRIA (PERUGIA)
WKIC VENETO (THIENE)
SBG
LUCA PRANDIN
NICOLA GALTAROSSA
PATRIZIA PREZIOSI
[email protected]
FABIO TOSETTO
LUCA VIGNALI
NICOLA MARAIA
GUIDO CARIA
[email protected]
MICHELE DONDI
SIMONA BARCA
PAOLA LAZZERINI
SILVIA GORETTI
BARBARA PIAZZA
MARINA AMICI
2. Manutenzioni
L‟addetto ai SG di ciascuna location provvederà autonomamente alla manutenzione del parco autovetture
a utilizzo temporaneo, gestendo il calendario delle manutenzioni e decretando quindi il fermo delle
autovetture (dandone preventiva informazione agli utenti) per qualsiasi intervento di gestione ordinaria
(tagliandi, revisioni ecc) o straordinaria (rotture di parti, sinistri ecc). Le autovetture a disposizione,
ferme per anomalie o controlli periodici, verranno reintegrate dall‟addetto ai SG, nella disponibilità di
dipendenti e collaboratori, non appena verrà ristabilito lo stato di normale efficienza e sicurezza.
Comunque è compito dell‟utilizzatore temporaneo verificare preventivamente lo stato di efficienza e
sicurezza dell‟autovettura che gli viene affidata, nonché di segnalare immediatamente all‟addetto ai SG
competente per location, eventuali difetti ed anomalie.
E‟ vietato l'utilizzo di fornitori terzi per la manutenzione straordinaria (es. carro attrezzi ACI o carrozzerie
varie) bisogna invece chiamare il numero verde che sarà in grado di fornire l'opportuna assistenza:
o
GE 800 56 63 51,
o
ING 800 591 591
3. Rifornimenti di carburante
Le autovetture a disposizione, sono dotate di tessere carburante la cui disponibilità è limitata a
rifornimenti per ragioni di servizio, è pertanto fatto divieto utilizzare carte di credito aziendali e/o
contanti. In caso di mancanza della tessera informare tempestivamente i Servizi Generali.
Ciascun utilizzatore temporaneo è tenuto ad effettuare i rifornimenti di carburante presso distributori
convenzionati.
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A tal proposito è necessario provvedere al rifornimento di carburante, prima di far accendere la spia rossa
di “riserva”, in quanto non è possibile fare rifornimento presso qualunque distributore, ma solo in quelli
abilitati dalla tessere carburante presenti nell’auto utilizzata. In casi eccezionali e previa autorizzazione da
parte del membro dell‟Exec Team di riferimento, sarà possibile fare rifornimento presso il distributore più
vicino, salvo poi, ottenuta la ricevuta, chiedere il rimborso in conformità della procedura relativa
all‟ottenimento dei rimborsi spese a mezzo ESS. Ricordiamo alcuni adempimenti obbligatori in caso di
rifornimento con tessera carburante:

Utilizzare sempre la tessera: è vietato utilizzare altri mezzi di pagamento (carte di credito e/o
contanti)

Dichiarare il numero dei km risultanti dal contachilometri al momento del rifornimento e
verificare che il gestore indichi correttamente il tipo di carburante erogato,

Utilizzare la tessera solo per acquisto di carburante (no olio o riparazioni)

Utilizzare la tessera in dotazione solo per rifornimenti degli automezzi in questione,

Tutti gli scontrini per il rifornimento carburante devono essere improrogabilmente consegnati
alla fine del mese ai Servizi Generali (Sabina Raimondo SG Milano),
All‟atto della restituzione delle chiavi dell‟autovettura e delle tessere, l‟utilizzatore temporaneo,
consegnerà all‟addetto SG di riferimento le ricevute carburante. L‟utilizzatore dell‟autovettura deve
riconsegnare il mezzo in perfette condizioni e con il pieno di carburante.
4. Casi particolari
Le autovetture aziendali a disposizione NON possono essere trattenute dall‟utilizzatore durante i weekend. Eventuali eccezioni, giustificate solo per motivi lavorativi, vanno richieste direttamente dal proprio
Responsabile e inviata via e-mail all‟addetto ai SG competente che valuterà caso per caso in funzione
delle giustificazioni prodotte. Tale autorizzazione sarà in ogni caso limitata per il singolo week-end
richiesto, e ripetuta eventualmente per ogni ulteriore necessità. In caso di utilizzo la mattina presto, si
consiglia di utilizzare l‟auto in pool dalla sera precedente.
Tra le autovetture aziendali a disposizione, ve ne sono alcune che, in virtù delle esigenze continuative di
servizio di alcuni utilizzatori, presso nostre sedi distaccate, vengono trattenute e custodite dagli stessi,
ininterrottamente dal lunedì al venerdì. Per il rientro delle autovetture durante il week-end ed eventuali
deroghe, valgono le stesse regole sulle autorizzazioni, esplicitate nel paragrafo precedente.
Il conducente di vetture assegnate ad uso continuativo è tenuto a comunicare immediatamente alla
società di noleggio eventuali danni arrecati direttamente o indirettamente all'autovettura. Nel caso tali
danni vengano rilevati solamente all'atto della consegna dell'auto per scadenza del noleggio i costi di
riparazione saranno addebitati all'utilizzatore stesso.
ATTENZIONE
E‟ fatto divieto assoluto di fumare o imbrattare in qualsiasi modo l‟auto. L‟azienda si riserva di addebitare
al dipendente eventuali costi di pulizia e ripristino che si rendessero necessari.
Wolters Kluwer Italia, in nessun caso per ragioni di business chiede, o chiederà, di contravvenire al
codice della strada.
Tutte le multe sono a carico del dipendente.
Maggio 2012
21
RIMBORSI SPESE E GESTIONE
TRASFERTE
Il regime adottato dal Gruppo Wolters Kluwer Italia prevede che in caso di trasferta, ai dipendenti
vengano rimborsate a piè di lista tutte le spese sostenute in occasione del viaggio.
In generale:
tutti i rimborsi devono essere inseriti mensilmente in ESS e la relativa documentazione in originale
consegnata ai singoli referenti di ogni sede responsabili del ritiro e conservazione della documentazione.
(L‟elenco dei referenti si trova in calce alla presente policy).
Tale consegna deve avvenire entro una settimana dalla richiesta di rimborso definita in ESS Travel.
Il dipendente deve consegnare inoltre al referente di sede due copie del riepilogo di tutte le spese
sostenute, stampato da ESS, per ogni trasferta inserita. Il referente formalizzerà la consegna della
richiesta di rimborso apponendo data e firma su una delle due copie del riepilogo che costituirà pertanto
ricevuta di consegna della richiesta di rimborso spese.
Il dipendente deve conservare copia in formato elettronico (scannerizzata) della ricevuta della consegna e
di tutta la documentazione che ha allegato al rimborso spese richiesto, per i successivi dodici mesi dalla
richiesta di rimborso effettuata in ESS Travel. Tale copia elettronica (file) dovrà essere salvata
nominandola con il numero di trasferta corrispondete e dovrà essere inviata a [email protected] entro
una settimana dalla richiesta di rimborso definita in ESS Travel (entro lo stesso termine della consegna
degli originali al referente).
Il rimborso delle spese avverrà soltanto se caricato su ESS e liquidate a cedolino, non verranno più
accettate altre forme di rimborso.
Nello svolgimento dell‟incarico assegnato, se i dipendenti sostengono delle spese che verranno poste a
carico del Gruppo Wolters Kluwer, essi sono tenuti ad agire con oculatezza, ed a garantire che tali spese
siano adeguate alle circostanze e che rimangano entro limiti ragionevoli.
Al fine di garantire una corretta attribuzione dei costi relativi alle spese di travel e per garantire un
idoneo controllo dei costi è necessario che la richiesta di rimborso venga inserita su ESS entro il mese
successivo del giorno di trasferta.
Tutte le precedenti disposizioni debbono essere applicate dal primo giorno dall‟entrata in vigore della
presente policy e saranno inderogabili per tutti i dipendenti.
1. Vitto
Al fine di garantire un adeguato riconoscimento ai dipendenti che sono fuori per dalla propria sede per
ragioni di servizio, sono definiti i seguenti massimali di spesa:

Maggio 2012
Pranzo: nei locali in cui è accettato va utilizzato il ticket. In caso contrario per quel giorno
non verrà consegnato il ticket al dipendente. Il valore di riferimento di spesa viene
fissato in 15 Euro al giorno
22

Cena: per permanenze sia a pranzo che a cena, viene fissato un valore di riferimento
cumulativo di spesa giornaliero pari a 50 euro al giorno (cumulativo di 15 euro di
massimale a pranzo e 35 euro di massimale a cena); nel caso invece si usufruisca solo
della cena e non del pranzo nella stessa giornata, il massimale per la cena è pari a 50
euro al giorno.
Anche in caso di pranzi e cene consumati insieme a colleghi, dovrà sempre essere richiesta una ricevuta
per ogni singolo dipendente.
2. Pranzo/Cena rappresentanza
Pranzi e Cene di rappresentanza sono consentiti esclusivamente per i membri dell‟Executive Team e del
First Line. Possono essere effettuati e rimborsati in via del tutto eccezionale da altri dipendenti, alle
seguenti condizioni:
–
–
devono essere preventivamente autorizzati dal membro dell‟Executive Team di riferimento;
devono riportare nel retro della ricevuta i nomi in chiaro dei commensali e il relativo ruolo;
In mancanza delle condizioni suindicate si procederà allo storno d‟ufficio delle spese anche se già
rimborsate al dipendente. Si richiede pertanto massima attenzione nella compilazione dei giustificativi di
spesa.
3. Rimborso spese con carta di credito aziendale
Con l‟avvio della nuova policy travel, la precedente gestione del rimborso spese con carta di credito
aziendale riservata a first line, regional sales manager e area manager che vedeva il rimborso a mezzo
ufficio banche, non è più attiva.
Viene pertanto sostituita dalla seguente procedura per tutti i dipendenti del gruppo Wolters Kluwer in
Italia.
I rimborsi spese effettuati con carta di credito aziendale verranno rimborsati esclusivamente a mezzo ESS
con le stesse modalità dei normali rimborsi per contanti. Gli accordi in essere attraverso la partnership
con Deutsche Bank, prevedono che le spese effettuate vengano contabilizzate sul conto corrente del
dipendente dopo ben 45 giorni, con un risparmio medio di valuta di circa 60 giorni.
Per esempio, le spese effettuate dal 25 Febbraio al 25 Marzo verranno addebitate solamente il 10 Maggio,
mentre il rimborso a cedolino avviene nel mese successivo all‟avvenuta spesa, nel caso in cui la spesa sia
inserita e approvata in ESS entro il 15 del mese. Nel caso suindicato l‟accredito avverrebbe con valuta 30
Aprile: 10 giorni prima dell‟addebito.
Tutti i dipendenti di Wolters Kluwer in Italia possono far richiesta della carta di credito aziendale che è
gratuita (non sono, infatti, previsti costi di accensione, di mantenimento né commissioni alcune – salvo
l‟addebito del costo dell‟invio dell‟estratto conto nei soli mesi di utilizzo), al proprio HR Manager di
riferimento.
Maggio 2012
23
Grazie a questo servizio dal primo Giugno 2012 vengono eliminate le anticipazioni per cassa e gli anticipi
permanenti. Consigliamo vivamente ai dipendenti che viaggiano di richiedere la carta di credito.
L’azienda si riserva di adottare gli opportuni provvedimenti in caso di mancato rispetto, anche parziale,
delle procedure e delle tempistiche indicate, ivi compreso nei casi più gravi la trattenuta del relativo
importo
Maggio 2012
24
SERVIZIO TAXI
L‟uso del Taxi potrà essere ammesso soltanto per particolari motivi di servizio e a seguito di:

Difficoltà di utilizzare i mezzi pubblici (ad esempio, necessità di usarne più di uno) o per
sicurezza (ad esempio, ora di partenza e del rientro e caratteristica della zona);

Possesso di documenti aziendali riservati e/o dotazione di particolare valore.
Al fine di meglio programmare ed ottimizzare le richieste di servizio taxi, tutti coloro che devono
effettuare una trasferta da e per Roma, dovranno contattare la segreteria generale della sede di Roma
viale Maresciallo Pilsudsky (interno tel.44463) inviando tutte le informazione necessarie per procedere alla
prenotazione del servizio:

giorno ora e luogo di arrivo/partenza;

nominativo della persona che utilizzerà il servizio;

centro di costo su cui caricare il costo;
N.B. nella programmazione sarà possibile che l'orario di attivazione del servizio possa subire anticipi o
ritardi per ottenere il massimo beneficio unificando richieste pervenute da parte di più colleghi.
Maggio 2012
25
SPESE VARIE
Le spese varie ammesse al rimborso, purché documentate, sono le seguenti:

la prima colazione se non compresa nel pernottamento in albergo;

bar, solo se sostitutivo del pranzo o della cena;

deposito bagagli;

parcheggio autovetture;

Connessione Wi Fi - solo se autorizzata in sede di approvazione della trasferta;

Frigobar (ammesso solo in caso di pernottamento e per un valore massimo di € 5,00 a notte)
ATTENZIONE: la “tassa di soggiorno” richiesta in alcune città deve essere aggiunta al costo dell‟albergo e
non deve essere inserita nella voce varie. Ricordiamo che tale costo deve essere saldato direttamente dal
viaggiatore in quanto non può essere inserita nei voucher rilasciati dalla BCD
Tutte le spese “varie” non dettagliate nell‟elenco precedente non verranno rimborsate.
SPESE PERSONALI
Le spese personali (giornali, noleggio video, alcoolici, tabacco, ecc) sostenute in trasferta non vengono
rimborsate e dovranno essere pagate direttamente dal dipendente.
Qualora inserite nel conto totale di alberghi o ristoranti, dovranno essere scorporate e non indicate nella
nota spese.
Maggio 2012
26
RESPONSABILITA’ DELL’APPROVATORE
DELLE SPESE DI TRASFERTA
Il manager che approva le spese di trasferta su ESS dei propri collaboratori è responsabile in prima persona
della corretta applicazione della seguente policy e della verifica dei giustificativi di spesa.
Eventuali situazioni anomale dovranno essere da lui tempestivamente segnalate all‟HR Manager di
riferimento per valutare caso per caso eventuali azioni da intraprendere.
Si segnala che la direzione Risorse Umane provvederà periodicamente ad effettuare delle verifiche a
campione per accertarsi che la procedura venga rispettata.
Si confida nella professionalità dei colleghi nel verificare le spese dei collaboratori per evitare spiacevoli
conseguenze che costringeranno l‟azienda ad intraprendere gli appropriati provvedimenti disciplinari.
Maggio 2012
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TUTTE LE RICHIESTE CHE NON RISPETTANO LA SEGUENTE TRAVEL POLICY SONO
IRREGOLARI SE NON AUTORIZZATE PER ISCRITTO DAL PROPRIO MEMBRO
DELL’EXECUTIVE TEAM VALIDATA DALL’HR DIRECTOR.
Maggio 2012
28
ALLEGATO 1 – REFERENTI PER SEDE PER PRENOTAZIONE VIAGGI
Sede
Referente
Telefono
e-mail
Assago
Castellan Monica
02 82476228
[email protected]
Assago
De Vecchi Mariangela
02 82476897
[email protected]
Assago
Genovese Monica
02 82476874
[email protected]
Assago
Gramegna Alessandra
02 82476875
[email protected]
Assago
Masala Rossana
02 82476261
[email protected]
Assago
Raffaghelli Alma
02 82476310
[email protected]
Assago
Raimondo Sabina
02 82476835
[email protected]
Alessandria
Piccone Cristina
02 82476169
[email protected]
Ancona
Amici Marina
071 280 28 88
[email protected]
Filiale Lomb
Rigo Elisa
02 9033121
[email protected]
Gioia del Colle
Terrusi Enrico
080 3492201
[email protected]
Lucca
Ferrini Daniela
0583 424700
[email protected]
Mirandola
Dondi Michele
0535 610132
[email protected]
Perugia
Goretti Silvia
075 3931022
[email protected]
Roma
Pizzo Carmen
06 20381463
[email protected]
Roma WKIC
Terrizzi Ilaria
06 45428950
[email protected]
San Mauro Torinese
Baranelli Conny
011 27366356
[email protected]
San Mauro Torinese
Di Maggio Elisabetta
011 27366207
[email protected]
Maggio 2012
29
Thiene
Turcato Maria Grazia
0445 869869
[email protected]
Torino
Inchierchia Tiziana
011 81822 228
[email protected]
Torino
Pavan Lorella
011 27366522
[email protected]
Cross Location
Nunzio Camerada
02 82476370
335 7166395
[email protected]
PERSONALE AUTONOMO
PER LA PRENOTAZIONE
VS BCD
Amoruso Michele
[email protected]
Belli Riccardo
[email protected]
Bellotto Andrea
[email protected]
Cantale Antonino
[email protected]
Cossutta Alessia
[email protected]
Discipio Giuseppe
[email protected]
Garrone Ugo
[email protected]
Gregorio Antonio
[email protected]
Lobrano Giuseppe
[email protected]
Lupano Pietro
[email protected]
Manuguerra Giuseppe
[email protected]
Pezzolato Gianfranco
[email protected]
Righi Stefano
[email protected]
Sbarra Nerio
[email protected]
Scoppio Armando
[email protected]
Raimo Vincenzo
[email protected]
Maggio 2012
30
Elenco Referenti Rimborsi Travel suddiviso per Sedi
Sede
Referente
Telefono
e-mail
Assago
Vallo Paola 2° piano
HR Payroll
02 82476616
[email protected]
Alessandria
Piccone Cristina
02 82476169
[email protected]
Ancona
Amici Marina
071 280 28 88
[email protected]
Avellino
Preziosi Patrizia
0825 277114
[email protected]
Gioia del Colle
Terrusi Enrico
080 3492201
[email protected]
Lucca
Ferrini Daniela
0583 424700
[email protected]
Mezzocorona
Dagostino Annachiara
0461 600553
[email protected]
Mirandola
Dondi Michele
0535 610132
[email protected]
Padova
Galtarossa Nicola
049 8239157
[email protected]
Perugia
Goretti Silvia
075 3931022
[email protected]
Roma –Viale Pilsudski
Pizzo Carmen
06 20381463
[email protected]
Roma – Via Zoe Fontana
Terlizzi Ilaria
06 45428950
[email protected]
San Mauro Torinese
Amalfitano Paola
011 27366737
[email protected]
Verona
Rinaldi Maria
045 8062206
[email protected]
Belvedere Tezze sul
Brenta
Bulla Rita
0424 868213
[email protected]
Thiene
Turcato Maria Grazia
0445 869869
[email protected]
Torino
Inchierchia Tiziana
011 84822228
[email protected]
Maggio 2012
31
Maggio 2012

A WoltersKluwer Company - Alessandro Salonia Avvocato penalista

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