Progetto per la digitalizzazione dei documenti cartacei della

Allegato alla delibera del Comitato esecutivo n. 207 dd. 15.12.2015
IL SEGRETARIO – F.to dott. Copat Paulo Nino
Progetto per la digitalizzazione dei documenti cartacei
della Commissione per la pianificazione territoriale e il
paesaggio della Comunità Alto Garda e Ledro
Riva del Garda, nov. 2015
Con Legge Provinciale 16.06.2006 n. 3 «Norme in materia di governo dell’autonomia
del Trentino» nota come legge di riforma istituzionale della Provincia autonoma di
Trento, è stato ridisegnato il sistema delle istituzioni trentine, tra l’altro con la
soppressione dei Comprensori e la creazione delle Comunità.
Con decreto del Presidente della Provincia Autonoma di Trento n. 231 di data
30.12.2010 è stato conseguentemente disposto il trasferimento delle funzioni e la
costituzione della Comunità Alto Garda e Ledro ai sensi dell’articolo 8 della citata Legge
Provinciale 3/2006 con decorrenza dal 01.01.2011
Tra gli adempimenti preliminari e fondamentali per la piena ed effettiva operatività della
funzione amministrativa di competenza in materia urbanistica, veniva nominata la
“Commissione per la pianificazione territoriale e il paesaggio delle Comunità” e alla
stessa veniva trasferito tutto l’archivio storico delle richieste di autorizzazione/ pareri.
Tale archivio documentale costa di circa 30.000 fascicoli per circa 2.000.000 di facciate
A4, attualmente giacente presso la precedente sede della commissione, e con ovvi
problemi di accessibilità, rapida consultazione e deterioramento del materiale.
Obiettivi da raggiungere:
Allo stato attuale, oltre a valutare il trasferimento in toto in altro locale idoneo, si stà
ipotizzando la creazione di un progetto di migrazione intelligente verso un sistema di
archiviazione elettronico.
Tale intervento consiste in un’attività di acquisizione della documentazione cartacea
(domande, relazioni, foto, progetti) e produzione delle copie elettroniche in formato
PDF/A, complete di metadati, e di un’attività di messa in esercizio di un archivio
documentale digitale, finalizzato alla visualizzazione della documentazione acquisita. Il
cartaceo verrà stoccato “sotto vuoto” in locali all’uopo individuati.
•
Recuperare il pregresso attraverso la digitalizzazione (scansione dei documenti ed
indicizzazione per consentirne la ricerca) degli archivi storici cartacei;
•
Collegare ad ogni pratica edilizia/urbanistica tutti gli atti ad essa afferenti compresi
gli elaborati grafici di progetto;
•
Garantire agli uffici della Comunità una facile consultazione degli archivi digitali, la
rintracciabilità delle pratiche e la loro riproduzione;
•
Limitare la produzione di nuovi documenti;
•
Liberare gli attuali archivi cartacei.
Modalità:
La procedura per tale intervento prevede:
•
Acquisto di scanner A0 e A4;
•
Acquisto pc;
•
Individuazione personale operatore (anche part-time);
•
Importazione della documentazione in formato PDF/A;
•
Importazione dei metadati;
•
Realizzazione di un modulo di ricerca
documenti;
•
Realizzazione di una funzione di download;
•
Realizzazione di una funzione di autenticazione per 3 utenti;
•
Messa a disposizione di archivio;
•
Individuazione del nuovo archivio cartaceo
e di visualizzazione dei metadati e dei
Al fine di predisporre i servizi professionali adatti a tale intervento si è contattata
INFORMATICA TRENTINA Spa che con propria nota di data 4 nov. 2015, pervenutaci
in data 04.11.2015 prot.0020839, ha predisposto una proposta tecnico-economica che
porta alla seguente valutazione economica complessiva:
RISORSE
Responsabile di
FINANZIARIE Riferimento
DESCRIZIONE ATTIVITA’
Acquisto di uno scanner A0 e uno scanner
A4;
€. Vicesegretario –
12.000,00 dott.ssa Michela
Donatini
+ I.V.A.
Acquisto n. 1 pc completo di monitor,
tastiera, mouse -portatile
€. Vicesegretario –
1.000,00 dott.ssa Michela
Donatini
+ I.V.A.
N. 1 notebook per ufficio urbanistica con
caratteristiche grafiche di livello medio-alto
€. Vicesegretario –
3.000,00 dott.ssa Michela
Donatini
+ I.V.A.
N. 2 (due) notebook per l’ufficio segreteria
con prestazioni di livello medio
€. Vicesegretario –
3.000,00 dott.ssa Michela
Donatini
+ I.V.A.
Individuazione personale operatore (anche
part-time);
Importazione della
formato PDF/A;
documentazione
€.
stagisti
in
Responsabile
Servizio
Pianificazione
Territoriale
e
Paesaggio
–
arch. Gianfranco
Zolin
Importazione dei metadati;
Realizzazione di un modulo di ricerca e di
visualizzazione
dei metadati e dei documenti;
Realizzazione di una funzione di download;
Realizzazione
di
una
autenticazione per 3 utenti;
funzione
Messa a disposizione di archivio;
di
€.
18.500,00 +
I.V.A.
Predisposizione OCR
Servizio manutenzione (canone annuo)
€. Responsabile
2.000,00 Servizio
+ I.V.A. Pianificazione
Territoriale
e
Paesaggio
–
arch. Gianfranco
Zolin
€. Responsabile
500,00 Servizio
+ I.V.A. Pianificazione
Territoriale
e
Paesaggio
–
arch. Gianfranco
Zolin
Per l’archiviazione del cartaceo in locale idoneo verranno richiesti nel 2016 i preventivi
di spesa.
Tempistica:
•
Fine 2015 ------------- Acquisto di scanner A0 e A4;
•
Fine 2015 --------------Acquisto pc;
•
Fine 2015 ---------------Incarico Informatica Trentina spa;
•
Maggio 2016 ---------- Definizione Requisiti per la creazione del fascicolo digitale e
avvio attività di sviluppo modulo OCR e Visualizzazione
•
Dal 15 giugno 2016 --- Inizio attività di digitalizzazione e di sviluppo modulo OCR e
visualizzazione
•
Dal 15 settembre 2016 --- Consegna modulo OCR e visualizzazione e acquisizione
dei documenti scansionati