U-GOV Conserva - Il servizio di conservazione dei documenti

ll servizio di conservazione
dei documenti informatici
conserva
U-GOV Conserva
Il servizio di conservazione dei documenti
informatici di CINECA
White Paper
Settembre 2013
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Sede Legale, Amministrativa e Operativa:
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mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di
CINECA.
A cura del Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Email: [email protected]
Indice
1.
LA CONSERVAZIONE DIGITALE .....................................................................................................5
2.
IL PUNTO DI VISTA CINECA: LE LINEE DI SVILUPPO DI CONSERVA ....................................7
2.1.
IN PRINCIPIO: LA DELIBERAZIONE CNIPA N. 11/2004 ..................................................................................................... 7
2.2.
MATURA UNA MAGGIORE CONSAPEVOLEZZA: GLI STANDARD OAIS ED UNI SINCRO ........................................... 7
2.2.1.
OAIS....................................................................................................................................................................................................... 8
2.2.2.
UNI SInCRO ........................................................................................................................................................................................ 9
3.
LA SOLUZIONE CINECA: CONSERVA .........................................................................................10
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4.
UN SERVIZIO E NON UN PRODOTTO................................................................................................................................. 10
COME SI ATTIVA? .................................................................................................................................................................. 10
CONSERVA: IL VERSAMENTO ............................................................................................................................................... 11
CONSERVA: L’ACCESSO ....................................................................................................................................................... 12
INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE...................................................................................... 12
CONCLUSIONI ..................................................................................................................................14
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“Il passato in funzione del presente,
il presente in funzione del passato.”
Marc Bloch, Apologia della storia
Conserva in funzione del futuro.
1. La conservazione digitale
Le tecnologie informatiche stanno cambiando le modalità di produzione, gestione
e conservazione della documentazione sia privata che pubblica; gli stessi
programmi nazionali di e-government e amministrazione digitale stanno
spingendo, con l’ausilio dell’ICT, a rielaborare processi e sistemi organizzativi al
fine di migliorare l’economicità, l’efficienza, e la trasparenza nell’erogazione dei
servizi pubblici.
Questa spinta innovativa, come ogni cambiamento, porta con sé una serie di
criticità, ma se ben analizzata potrà produrre numerosi vantaggi sia alle pubbliche
amministrazioni che ai cittadini. Al fine di fruire appieno di questi benefici occorre
adottare un approccio multidisciplinare in quanto le attività di gestione e
conservazione dei documenti amministrativi informatici necessitano di essere
osservate da più punti di vista: tecnologico, amministrativo, giuridico, informatico,
archivistico e diplomatistico.
Alcune delle criticità da cui non si può prescindere sono:

l’obsolescenza tecnologica hardware e software che pone concreti dubbi
sull’accessibilità ai documenti nel lungo periodo;

le complessità legate a gestione e conservazione di documenti informatici
in maniera autentica, nel rispetto del vincolo archivistico;

la facilità di accesso e la rapida diffusione dei dati, laddove sia il diritto di
accesso che quello della protezione dei dati personali necessitano di
precise regolamentazioni e garanzie di sicurezza;

l’affidabilità tecnica ed economica dell’infrastruttura tecnologica deputata a
gestire e conservare la documentazione digitale;

la necessità di promuovere la formazione di team multidisciplinari con
competenze informatiche, giuridiche ed archivistiche.
I singoli atenei si trovano in prima linea rispetto al rinnovamento digitale delle
pubbliche amministrazioni e per questo sono chiamati a confrontarsi con queste
novità e a valutarne le possibili soluzioni.
Storicamente le università sono state fra le prime a federarsi per condividere
strumenti di gestione documentale quali: il titolario di classificazione, l’elenco dei
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procedimenti amministrativi, i massimari di selezione e TITULUS, il software di
gestione documentale e protocollo informatico conforme alla normativa vigente.
Sono state un esempio virtuoso anche nell’integrazione della PEC (Posta
Elettronica Certificata) nel protocollo informatico, nell’uso della firma digitale in
forma massiva e, oggi, nel porre grande attenzione alla messa in opera di un
servizio di ‘deposito’ affidabile e duraturo per il proprio patrimonio documentale.
L’esigenza di un ‘luogo’ sicuro in cui conservare la propria documentazione,
declinata in ambiente digitale, evidenzia una serie di requisiti da considerare, primi
fra tutti:

l’importanza del vincolo normativo (DPR 445/2000 Art. 53 comma 5) di
registrare a protocollo tutti i documenti informatici;

l’opportunità di dotarsi di un unico repository documentale;

il vantaggio di condividere medesime policy di conservazione, anche per
specifiche tipologie documentali (documenti originali unici, documenti
fiscali, ecc.);

un’accurata integrazione fra sistema di gestione documentale e sistema di
conservazione;

la garanzia della persistenza del vincolo archivistico che lega i singoli
documenti inviati in conservazione ai fascicoli ed alla documentazione in
essa contenuta sia cartacea che digitale.
A partire da questo scenario e dalle linee guida definite dalla normativa, CINECA
ha attivato Conserva, il servizio che mira a supportare gli atenei nella
conservazione del proprio patrimonio documentale secondo gli standard
internazionali di riferimento.
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2. Il punto di vista CINECA: le linee di sviluppo
di Conserva
2.1. In principio: la deliberazione CNIPA n. 11/2004
CINECA ha dato inizio alla realizzazione di un servizio di conservazione già dal
2007, allo scopo di curare la conservazione dei verbali d’esame firmati
digitalmente tramite software di segreteria studenti (ESSE3).
Per strutturare il servizio in maniera opportuna CINECA ha applicato le regole
tecniche descritte nella deliberazione n. 11 del 2004, emanata dal CNIPA, oggi
AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’ente di riferimento per i processi di
digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni.
Questa deliberazione, tuttora in vigore, ha indirizzato i sistemi di conservazione
italiani, compreso Conserva, verso un consolidamento dei documenti in lotti
statici, in cui firma digitale e marca temporale hanno il compito di garantirne
integrità, autenticità ed immodificabilità.
Si tratta di un tipo di conservazione che mira a salvare i documenti
immagazzinandoli in lotti omogenei e puntando strettamente alla loro salvaguardia
“fisica” nell’idea che restino immutabili ed auto esplicativi nel tempo.
2.2. Matura una maggiore consapevolezza:
gli standard OAIS ed UNI SInCRO
I primi casi d’uso di conservazione digitale hanno fatto emergere, tra gli addetti al
lavoro, i limiti dell’approccio adottato, spingendo i Conservatori a riflettere su
argomenti non toccati o non adeguatamente approfonditi dalla delibera CNIPA
11/2004, quali:

l’intelligibilità dei documenti nel tempo e la ricostruzione dei legami
archivistici tra i diversi documenti relativi a pratiche, affari e in generale
entità normalmente più complesse di un singolo, isolato, documento;

l’interoperabilità fra servizi di conservazione, per garantire continuità
anche in caso di interruzione del servizio o passaggio ad altro fornitore.
Per queste ragioni recentemente il legislatore italiano ha stilato le bozze di regole
tecniche sulla conservazione digitale basandosi su due standard di riferimento per
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la comunità di settore:

ISO
14721:2003
–
Open
Archival
Information
System
(OAIS):
riconosciuto a livello internazionale come base fondamentale per la
costruzione di un sistema di conservazione affidabile;

UNI 11386:2010 – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e
nel
Recupero
degli
Oggetti
digitali
(SInCRO):
realizzato
dalla
sottocommissione UNI DIAM-SC11 (Gestione di documenti archivistici)
al fine di descrivere precisamente il lotto di conservazione citato nella
Deliberazione Cnipa.
CINECA, riconoscendo l’importanza di proporre soluzioni interoperabili e
processi rivolti alla conservazione a lungo termine della documentazione
amministrativa, ha intrapreso quindi un’attività di estensione dei propri servizi, al
fine di allinearsi alle specifiche di questi due standard.
2.2.1. OAIS
Per OAIS la conservazione a lungo termine implica una rete di attività e
responsabilità identificabili in tutte le fasi di gestione della documentazione
affinché sia possibile costruire un sistema in grado di arricchire nel tempo il
contenuto dei metadati della stessa unità archivistica.
L’arricchimento
adeguato
della
metadatazione
dà
maggiori
garanzie
di
contestualizzare nel tempo il documento, sia fisicamente che logicamente.
Per questo in OAIS vengono gestiti “pacchetti” che descrivono documenti,
fascicoli, serie e relativi metadati, indispensabili per la loro conservazione a lungo
termine. Nel dettaglio vengono distinte tre tipologie di pacchetti:

Pacchetto di Versamento: il pacchetto proveniente dal soggetto
produttore e versato nel sistema di conservazione;

Pacchetto di Archiviazione: il pacchetto arricchito dal conservatore di
tutte le informazioni necessarie per una corretta conservazione a lungo
termine;

Pacchetto di Distribuzione: il pacchetto che deve essere esibito in caso di
richiesta da parte di personale autorizzato del soggetto produttore.
Non si tratta più solo, quindi, di conservare adeguatamente e in maniera statica
oggetti immediatamente dopo la loro creazione; né tantomeno ci si deve limitare
a rivedere la terminologia adottando quella più adeguata di OAIS. È necessario
rivedere il processo di conservazione nel suo insieme, per rendere l’oggetto
digitale in grado di evolvere in maniera adeguata ai cambiamenti esterni, affinché
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resti accessibile e intellegibile nel tempo.
2.2.2. UNI SInCRO
Lo standard UNI SInCRO consiste in uno schema XML per mezzo del quale
descrivere, sia dal punto di vista normativo che archivistico, il lotto di
conservazione previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004. Questo standard,
nato per favorire l’interoperabilità e quindi lo scambio di pacchetti tra sistemi di
conservazione, risulta rilevante anche al fine di una corretta conservazione delle
unità archivistiche in pacchetti di archiviazione.
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3. La soluzione CINECA: Conserva
3.1. Un servizio e non un prodotto
Un servizio di conservazione, secondo CINECA, non può limitarsi a mettere a
disposizione software e hardware per assolvere agli obblighi normativi.
Il tema della conservazione, molto complesso, richiede competenze in grado di
affrontare temi legati all’obsolescenza dei formati e delle infrastrutture
tecnologiche, agli standard di riferimento, ai principi archivistici da cui devono
dipendere le procedure di conservazione, ai frequenti aggiornamenti normativi da
interpretare ed applicare.
Considerata l’importanza e la complessità del tema, CINECA ha istituito al
proprio interno già dal 2011 una divisione dedicata ai temi della gestione
documentale e conservazione. La divisione si avvale di competenze tecniche
(informatici e archivisti) e legali (consulenze esterne) in grado di fornire, oltre al
normale supporto al servizio, consulenze inerenti il tema della corretta
formazione e conservazione dei documenti informatici (spesso espresso con il
termine “dematerializzazione”). Questa organizzazione risulta indispensabile per
evitare passi falsi che possano indurre ad errori spesso irreversibili, come la
perdita di dati o l’impossibilità di garantire autenticità, identità ed integrità di
documenti informatici.
3.2. Come si attiva?
Conserva è un servizio erogato attraverso il data center CINECA. L’erogazione
avviene in modalità SaaS (Software as a Service) ed è in grado di gestire le diverse
tipologie di documenti prodotti nell’azione amministrativa della Pubblica
Amministrazione.
Di seguito si riportano alcune attività propedeutiche all’attivazione del servizio e
che coinvolgono, oltre che CINECA in qualità di consulente e conservatore,
l’Amministrazione (soggetto produttore):
1. Nomina del Responsabile della conservazione: si tratta di una figura da
individuare all’interno dell’Amministrazione. Questo ruolo non può essere
affidato all’esterno. Fra i compiti in carico al Responsabile della
conservazione vi sono:
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a. attivazione del servizio di conservazione (avvalendosi di risorse
interne o esterne all’amministrazione: i cosiddetti Conservatori);
b. attribuzione delle deleghe ad altri soggetti interni (funzionari) o
esterni all’amministrazione per le diverse attività in carico al
Responsabile della conservazione;
c. definizione delle tipologie di informazioni da versare sul sistema di
conservazione
(pacchetti
di
versamento):
descrizione
dei
metadati, formati dei file, periodicità, modalità di versamento,
ecc.;
d. vigilanza sul corretto funzionamento del servizio di conservazione
e sul corretto operato del conservatore;
e. estrazione pacchetti di distribuzione.
2. Redazione e sottoscrizione di specifici accordi di versamento: all’interno
dell’accordo,
il
Responsabile
della
conservazione,
assieme
al
Conservatore, descrive il processo di versamento oggetto dell’accordo. In
particolare si descrive il processo di formazione del/dei documenti e
fascicoli contenuti nel pacchetto, le modalità di versamento, il formato dei
file, la periodicità e le modalità di versamento; le modalità di costruzione
del pacchetto di archiviazione e di quello di distribuzione; le modalità e la
periodicità di verifica di obsolescenza dei formati usati per i documenti
oggetto del versamento.
3. Avvio dell’attività di versamento: una volta concordate le modalità di
versamento attraverso l’accordo sopra descritto, l’Amministrazione può
procedere all’attività di versamento, che tipicamente può avvenire
attraverso l’uso di web services oppure attraverso l’utilizzo del protocollo
secure FTP (sFTP).
3.3. Conserva: il versamento
L’attività di versamento può avvenire, come accennato, attraverso uno dei
seguenti canali:

web services;

sFTP.
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Per ogni pacchetto ricevuto, Conserva, verifica che il contenuto sia rispondente
alle convenzioni definite nell’accordo di versamento (formato dei file, presenza di
metadati, eventuali verifiche sulla validità della firma, ecc.).
Al termine della verifica il pacchetto viene preso in carico da parte del servizio di
conservazione per:

trasformazione, ove previsto, in uno o più pacchetti di archiviazione;

firma e marca temporale dei pacchetti di archiviazione;

indicizzazione del contenuto dei pacchetti di archiviazione in base alle
indicazioni presenti nell’accordo di versamento.
3.4. Conserva: l’accesso
Il servizio espone un’interfaccia web di consultazione tramite la quale il
Responsabile della conservazione del soggetto produttore e i suoi delegati
possono estrarre o semplicemente consultare uno o più documenti secondo le
modalità di distribuzione previste nell’accordo di versamento o nel manuale della
conservazione. L’accesso al servizio può avvenire a seguito del riconoscimento
tramite sistema di identificazione ‘forte’ (ad esempio tramite smartcard rilasciata
da certificatori accreditati) oppure con criteri di autenticazione basati su
username e password.
3.5. Integrazione con il sistema di gestione
documentale
Come già accennato, Conserva è nato per la conservazione dei verbali d’esame
prodotti dal software di segreteria studenti ESSE3.
Per fare un passo decisivo in direzione dello standard OAIS è necessario che il
dialogo tra ESSE3 e Conserva si arricchisca di ulteriori metadati. In particolare il
passaggio ad una conservazione dinamica implica il coinvolgimento del sistema di
gestione documentale, unico in grado di fornire dati e metadati, inerenti il
documento, e idonei a collocarlo all’interno dell’archivio stabilendone e
definendone le relazioni con gli altri documenti, la provenienza e il contesto.
L’ulteriore integrazione con il protocollo informatico, che attribuisce un
riferimento temporale opponibile a terzi, arricchisce i documenti di metadati di
contesto relativi alla posizione logica del documento all’interno dell’intero
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archivio. Ci riferiamo ad esempio alla segnatura di protocollo, l’indice di
classificazione ed i fascicoli di appartenenza.
È in quest’ottica che l’integrazione con il sistema di gestione documentale Titulus
consente di posticipare l’invio in conservazione, permettendo la produzione di
pacchetti di versamento congruenti e completi, garantendo l’acquisizione di quei
metadati indispensabili a creare un rapporto diretto tra l’archivio corrente
dell’ateneo e il sistema di conservazione.
I punti sotto elencati sono alcuni dei vantaggi possibili grazie all’integrazione tra un
sistema di gestione documentale ed il servizio di conservazione ed evidenziano
una copertura ad ampio raggio delle esigenze di gestione e conservazione del
patrimonio documentale di un’amministrazione:

integrità ed autenticità dei documenti informatici oltre la naturale
scadenza o la revoca delle firme digitali in essi contenuti, attraverso
l’integrazione con il protocollo informatico: la segnatura di protocollo è
riconosciuta come riferimento temporale opponibile a terzi;

definizione delle frequenze e modalità di versamento a seconda delle
tipologie di documenti da conservare, ad esempio: i documenti fiscali
devono essere conservati entro quindici giorni; i documenti relativi a
procedimenti amministrativi possono essere inviati in conservazione dopo
il termine dei procedimenti stessi; i documenti relativi a serie documentali
possono essere inviati in conservazione con cadenza annuale;

mantenimento dei legami archivistici tra i documenti inviati in
conservazione.
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4. Conclusioni
Le criticità e le considerazioni accennate nell’introduzione e sviluppate nel corso
del presente white paper sono il segno della profonda complessità della attività di
conservazione in ambito digitale.
La rivoluzione tecnologica che ormai da anni caratterizza anche il mondo della
Pubblica Amministrazione e che continua ad aprire sempre nuove possibilità di
sviluppo nel settore informativo (e quindi anche documentale), necessita di una
risposta rapida e ben costruita affinché tutte le attività possano essere gestite e
controllate.
Ciò che prima si riteneva essere attività di conservazione, produceva
essenzialmente l’immodificabilità del dato fisico e, da sola, non garantiva
l’intelligibilità, l’accesso e l’autenticità nel tempo dei documenti. Oggi non si tratta
più di salvare documenti sul proprio file system, ma di saperli conservare, passando
da una concezione piatta e isolata del documento (o file) ad una consapevolezza
che porti a riconoscere appieno l’importanza della salvaguardia del contesto e
delle relazioni che si riflettono sul documento e che lo inseriscono nella giusta
prospettiva storica e amministrativa.
Il percorso seguito da CINECA, rivolto prima di tutto al rispetto della
deliberazione CNIPA (tuttora in vigore) e poi all’adeguamento agli standard
internazionali (OAIS) e nazionali (UNI SInCRO), mostra l’intenzione di proporre
un servizio dinamico pronto a crescere con l’evolvere di competenze e best
practice. Accettando l’impegno a realizzare una valida e concreta conservazione a
lungo termine del patrimonio documentale universitario.
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Sede Legale, Amministrativa e operativa:
Via Magnanelli, 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
Tel. 051 6171485
[email protected]
www.cineca.it
Altre sedi operative:
Via R. Sanzio, 4
20090 Segrate (MI)
Tel. 02 269951
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00144 Roma
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Via dei Tizii, 6
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Consorzio Interuniversitario