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Casi di Successo
3@SCM: La procedura per ottimizzare e controllare la negoziazione con i fornitori.
Profilo del Cliente
Casi di Successo
Chloride Silectron, parte della multinazionale Chloride
Group PLC, quotata al London Stock Exchange, ha sede a
Bologna e si occupa della produzione, distribuzione ed
assistenza di UPS (Gruppi statici di continuità da 300VA a
6400kVA) in Italia. L' azienda, leader nel mercato della
power protection, opera a livello mondiale ed ha
conseguito riconoscimenti importanti per I suoi prodotti e
servizi, tra cui il Market Leadership Award 2004 di Frost &
Sullivan e nel 2005 il Frost & Sullivan Growth Strategy
Leadership Award.
Nota per l'avanguardia delle soluzioni, Chloride Silectron è
in grado di garantire una Customer Satisfaction
particolarmente elevata grazie ai numerosi servizi offerti al
Cliente: dalla consulenza progettuale pre-vendita al
LIFE.Net, sistema di telemetria degli UPS dislocati in tutto il
mondo.
Tra gli ultimi successi commerciali la fornitura
all'emittente televisiva Sky dei gruppi di continuità
utilizzati durante i mondiali di calcio Germania 2006.
L’ Automazione degli Acquisti
Nelle aziende di produzione la negoziazione,
l'emissione e la consegna dell' ordine al fornitore è
strategica, così come è fondamentale la certezza del
ricevimento e presa visione da parte del fornitore
stesso di quanto gli è stato richiesto.
3A Soluzioni ha sviluppato e realizzato un sistema
automatico di messaging, basato su e-mail e su
documenti “intelligenti”, in grado di supportare,
tracciare e archiviare tutte le fasi della negoziazione,
dando al buyer la certezza che il fornitore è cosciente
degli impegni presi e la possibilità di misurarne
l'affidabilità sulla consegna delle merci nei tempi ed
ai costi concordati.
L'aggiornamento automatico dei dati nel sistema
informativo aziendale al termine della negoziazione
garantisce inoltre la piena visibilità delle disponibilità
concordate a tutti i reparti interessati.
Il sistema, al momento dell'invio vero e proprio, trasforma
l'ordine emesso in un PDF “intelligente”, ovvero un documento
dove i campi prezzo, quantità e data di consegna sono precompilati ma modificabili dal fornitore.
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Il fornitore riceve l'ordine, apre il PDF con Adobe Reader
(software gratuito scaricabile da Internet), eventualmente
modifica alcuni dati, a sua volta aggiunge commenti o altri
allegati, e lo re-invia per conferma al buyer.
Il flusso documentale automatizzato
La procedura di acquisto è uno dei tipici processi basati
sullo scambio di documenti tra cliente e fornitore, a
sostegno della negoziazione (proposta di acquisto, offerta,
ordine, conferma d’ordine) . In questo caso si è mantenuto
questo concetto, smaterializzando però la documentazione
e utilizzando le opportunità tecnologiche ad oggi
disponibili.
Un sistema automatico di ricezione della e-mail controlla la
risposta del fornitore. Se rileva differenze tra i dati inviati ed i
dati ricevuti dal fornitore, inoltra l’ordine modificato al buyer,
per approvazione, evidenziando i cambiamenti apportati in un
colore diverso.
Il buyer a sua volta può apportare modifiche ai dati, reinnescando il ciclo verso il fornitore.
La nuova procedura di negoziazione acquisti
Alla fine, quando i dati ricevuti coincidono con quelli inviati, e il
fornitore ha preso atto anche dell’accettazione delle sue
proposte di modifica, la negoziazione è terminata e viene
automaticamente generato l'ordine definitivo, che viene
distribuito a tutti gli interessati. Il sistema informativo
aziendale viene automaticamente aggiornato con i nuovi dati.
Il buyer genera sul suo sistema informativo MRP aziendale
l'ordine da inviare al fornitore con la procedura usuale.
Invece della solita “stampa” su carta, il buyer riceve una
mail con un allegato PDF: è la “bozza” dell’ordine, da
controllare prima della spedizione.
Tutte le fasi della negoziazione vengono tracciate e tutti i
documenti, ovvero gli ordini nelle varie fasi, gli allegati, gli
eventuali commenti scritti nelle e-mail accompagnatorie,
vengono archiviati nel gestore documentale, in modo da avere
la testimonianza storica completa di ogni negoziazione.
Se l’ordine emesso è corretto, il buyer può inoltrarlo via email al fornitore, magari scrivendo un commento nel
messaggio o allegando altri documenti come specifiche,
contratti etc.
Per rendere più efficiente il lavoro, oltre ad informazioni
statistiche, il buyer ha a disposizione uno strumento che gli
consente di sapere quante sono le negoziazioni aperte e da
quanto tempo.
3A Soluzioni Srl
© 3A Soluzioni Srl, 2006
Risultati e benefici ottenuti
Le Tecnologie utilizzate
Il Cliente ci ha confermato di aver ottenuto molti vantaggi sia
di tipo organizzativo che economico, ad esempio:
Il processo di negoziazione è strategico, quindi sono state
utilizzate tecnologie mature, conosciute e di taglio
internazionale, in modo da garantire l'affidabilità e la
scalabilità dell'applicazione.
In particolare:
Drastica riduzione della “carta” da gestire ed archiviare
attraverso la “smaterializzazione” dei documenti e dei
flussi
Aumento della produttività nel ciclo di acquisto: la
conferma dell'accettazione dell'ordine da parte del
fornitore è trattata automaticamente quando non è
necessaria una negoziazione, ovvero per oltre il 70% dei
casi (ordini ripetitivi)
Casi di Successo
Trasparenza: Tutte le fasi e le testimonianze della
negoziazione sono archiviate, la negoziazione può
essere interamente ricostruita in ogni momento
Certezza di accettazione dell'ordine da parte del
fornitore e delle condizioni proposte o negoziate
Possibilità di verifica dell'affidabilità del fornitore,
attraverso il controllo dello scostamento tra quanto
richiesto, quanto negoziato ed accettato e quanto
effettivamente consegnato.
Miglioramento dell’organizzazione, dando visibilità agli
utenti autorizzati delle quantità, dei prezzi e delle
consegne negoziate e previste.
Accesso rapido ed efficiente agli archivi attraverso il
gestore documentale
Centralizzazione della documentazione di supporto alla
negoziazione e controllo della diffusione.
Da un punto di vista informatico, la tecnologia scelta
permette una gestione leggera, sicura ed economica,
attraverso:
Invio di documenti standard, in formato PDF, leggibili da
chiunque con Adobe® Reader®
Zero costi di diffusione dell'applicazione: i documenti
PDF intelligenti sono leggibili e compilabili utilizzando
Adobe® Reader®, scaricabile gratuitamente da internet
Sicurezza: il fornitore non deve connettersi alla rete o al
portale aziendale, la negoziazione e lo scambio di dati
avviene attraverso la posta elettronica, già
normalmente protetta contro virus o intrusioni.
Facilità di gestione degli utenti: i fornitori, anche
numerosi, non devono essere “amministrati” dal CED in
quanto non accedono alla rete aziendale.
Basso costo di esercizio: tutti i processi sono automatici e
le licenze software sono indipendenti dal numero dei
fornitori o delle negoziazioni.
Adobe® Acrobat® 7.0 per la generazione dei documenti
intelligenti
Formscape®V3 per la preparazione dei moduli
l'automazione di flussi di documenti
Microsoft® SQL Server™ per il supporto ed il tracciamento
della negoziazione
Hummingbird® Enterprise™ per l'archiviazione e la
gestione documentale.
Tutte queste tecnologie vengono inoltre utilizzate da Chloride
Silectron anche per altre applicazioni, consentendo quindi una
ulteriore economia di scala sui costi di esercizio
dell'applicazione.
In questo caso il sistema ERP/MRP aziendale è basato su
hardware e software IBM® iSeries™, con il quale l'applicazione
si è perfettamente integrata.
Riconoscimenti
Questo progetto è stato fortemente voluto da Claudio Ferretti,
Purchasing Manager di Chloride Silectron Italia, “sponsor”
interno che ha creduto fin dall'inizio alle opportunità offerte
dalla tecnologia ed alla capacità di sviluppo e di integrazione di
3A Soluzioni.
Il risultato ottenuto non sarebbe comunque stato possibile
senza l'aiuto di Valeria Casagrande, Information System
Manager , e Roberto Sola, Information Technology Manager,
che hanno messo a disposizione la piattaforma tecnologica, le
conoscenze e tutte le risorse necessarie per l'interfacciamento
con i sistemi aziendali.
A tutti loro un sentito grazie.
3A Soluzioni - eDocument Systems
3A Soluzioni ha maturato una esperienza decennale nella
progettazione e sviluppo di processi di Document
Management creando soluzioni che non impattano sul sistema
informativo aziendale del Cliente e automatizzano i processi di
acquisizione, formattazione, distribuzione e archiviazione dei
flussi documentali.
L'approccio di 3A Soluzioni permette di definire costi e tempi
certi di realizzazione e offre alle aziende Clienti un sicuro
ritorno d'investimento.
3A Soluzioni
v. A. De Gasperi, 113
20010 Bareggio (MI)
© 3A Soluzioni Srl, 2006
e
tel. 02.9036.3013
fax. 02.9036.3031
e-mail: [email protected]
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3A Soluzioni Srl