Procedura di gestione della documentazione

I I S “Ettore Majorana”
PQ 01/A
Via A. De Gasperi, 6 - 20031 Cesano Maderno (MB)
Rev 4 del 11/10/2005
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Procedura di gestione
della documentazione del sistema qualità
< PQ 01A >
EMESSA DA:
VERIFICATA DA:
APPROVATA DA:
Responsabile gestione
documentazione
Responsabile Commissione
Qualità
Dirigente scolastico
____________
____________
____________
Indice
1. Scopo
2. Campo di applicazione
3. Definizioni e riferimenti
4. Responsabilità
5. Struttura della documentazione del Sistema Qualità
6. Gestione della documentazione del Sistema Qualità
7. Documenti di riferimento
8. Registrazioni
9. Funzioni destinatarie
10. Storia delle revisioni
Scopo
Lo scopo di questa procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per la gestione controllata
dei documenti e dei dati necessari e sufficienti al perseguimento della Qualità nell’Istituto Tecnico
Industriale Statale “Ettore Majorana” di Cesano Maderno per:

rendere disponibile a tutto il personale la documentazione in vigore;

prevenire l’uso di documenti e dati superati
(N.B.: Per quanto concerne l’uso appropriato dei documenti di origine esterna si fa invece riferimento
alla PQ01/B).
Un altro scopo di questa procedura è di definire i criteri per la diffusione delle comunicazioni relative alla
documentazione del Sistema Qualità (SQ) all'interno dell'Istituto.
Campo di applicazione
La presente procedura si applica:

alle attività di redazione, emissione, verifica, approvazione, modifica, distribuzione, conservazione e
uso dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto “Ettore Majorana”;

alle attività di comunicazione e distribuzione della documentazione del Sistema Qualità all’interno
dell’Istituto.
Definizioni e riferimenti








Circolare: documento di comunicazione interna o rivolta all’utenza;
Delibera: documento che riporta una decisione di un organo collegiale;
POF (Piano dell’Offerta formativa dell’ Istituto ): documento della programmazione d’Istituto, in
riferimento alle scelte organizzative, formative e all’uso delle risorse;
Piano di lavoro: documento che comunica la programmazione dell’attività didattica del docente;
Registro di classe: documento di registrazione delle presenze dei docenti e degli alunni e delle
attività giornaliere della classe;
Registro del docente: documento di registrazione delle presenze e delle valutazioni degli studenti,
dell’attività didattica del docente, dei rapporti con le famiglie;
Regolamento: insieme di prescrizioni da rispettare;
Protocollo: riferimento legislativo DPR n° 482 del 20/10/1998;
2



MIUR: Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca;
USR: Ufficio Scolastico Regionale;
CSA: Centro Servizi Amministrativi.
Responsabilità
Aggiorna l'elenco della documentazione del SQ,
gestisce la conservazione degli originali cartacei e
dei documenti del Sistema in formato elettronico.
Distribuisce la documentazione aggiornata e
avvisa di eliminare quella obsoleta.
Approva i documenti del Sistema Qualità.
Responsabile della documentazione del SQ
Dirigente Scolastico
Struttura della documentazione del Sistema Qualità
La documentazione utilizzata dall’Istituto per pianificare e gestire tutte le attività che hanno influenza
sulla qualità è organizzata su tre livelli.
1. Documenti di pianificazione e gestione generale del Sistema Qualità:

Manuale Qualità

Documenti che definiscono responsabilità e autorità

Documenti di pianificazione del livello di qualità previsto per il Majorana
2. Documenti che regolamentano i processi gestionali in tutte le aree dell’Istituto:

Procedure

Istruzioni Operative, regolamenti (d’Istituto, di disciplina, dei laboratori, di biblioteca)

Moduli
3. Documenti operativi per la gestione della qualità che regolamentano attività professionali specifiche
all’interno delle aree o utilizzati per la comunicazione all’Utente:

Piani di lavoro

Documenti di informazione all’Utente
3
Gestione della documentazione del Sistema Qualità
Quanto definito in questo paragrafo si applica alla documentazione descritta nel par. 5.
La documentazione del sistema qualità può essere gestita sia in forma cartacea sia in forma elettronica.
2
Identificazione
1
Redazione
Fasi
Elementi in ingresso
 UNI 10999
 Indice del
Manuale Qualità
 Elenco della
documentazione
del Sistema
Qualità
Descrizione
Lo schema di redazione del Manuale Qualità e delle Procedure fa riferimento alle indicazioni contenute nella norma UNI 10999.
Ogni Procedura generalmente contiene i seguenti argomenti:
 indice;
 scopo e campo di applicazione;
 documenti di riferimento;
 definizioni, sigle, abbreviazioni;
 attività / gestione;
 responsabilità;
 lista di distribuzione;
 registrazioni.
I documenti per la Qualità, in particolare le Procedure, le Istruzioni e i regolamenti, sono preferibilmente redatti da coloro che
conoscono e svolgono quotidianamente le attività descritte nei documenti stessi. L’estensione e il grado di dettaglio dipendono
dalla complessità delle attività e dall’addestramento necessario per il personale chiamato a svolgerle.
Elementi in uscita
 Manuale della
Qualità,
Procedure,
Istruzioni,
Regolamenti
Manuale Qualità
Il Manuale della Qualità è strutturato in due parti: una parte contenente la presentazione del Sistema Qualità per le parti interessate
e l’Ente di Certificazione, una parte contenente allegati di dettaglio.
La parte di presentazione del Sistema Qualità è suddivisa in 5 sezioni:
1. Storia delle revisioni del manuale
2. Presentazione del Manuale del Sistema di gestione per la Qualità
3. Presentazione dell’Istituto
4. Il Sistema di gestione per la Qualità
5. Processi di fornitura dei servizi di Istruzione
6. Processi di fornitura dei servizi di formazione finanziata.
Gli allegati di dettaglio riportano informazioni relative a:
1. la documentazione del Sistema Qualità

Note interpretative

Elenco delle procedure

Norme di riferimento
2. l’organizzazione dell’istituto
3. la mappa dei processi in forma schematica e tabellare.
Il frontespizio del Manuale Qualità contiene:

il logo e il nome dell’Istituto;

il titolo ‘Manuale della Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001 (2000);

la dicitura “copia controllata n. ....” o “copia non controllata”;

la firma delle funzioni responsabili dell'emissione, verifica ed approvazione

l’indice di revisione e la data
4

Manuale
Qualità
Fasi
2
Elementi in
ingresso
Descrizione
Tutte le pagine hanno un piè di pagina che contiene:
 il logo dell’Istituto;
 la revisione;
 il numero della pagina e il numero totale delle pagine del Manuale.
Le copie originali del Manuale Qualità sono identificate attraverso stampa a colori.
Procedure
Le procedure gestionali sono identificate da un codice alfanumerico così costituito:
PQ: Procedura Qualità
Numero: progressivo della procedura
La prima pagina delle Procedure contiene:
 il logo e il nome dell’Istituto;
 il titolo della procedura;
 il codice (PQ n);
 la revisione e la rispettiva data;
 la firma delle funzioni responsabili della redazione, verifica e approvazione;
 il numero della pagina e il numero totale delle pagine della Procedura;
La seconda pagina delle Procedure contiene:
 l'indice della procedura;
L’ultima pagina della Procedura contiene:
 l'indicazione delle principali modifiche dalla revisione precedente.
Tutte le pagine hanno un piè di pagina che contiene:
 il logo dell’Istituto;
 il codice della procedura;
 la revisione e la rispettiva data;
 il numero della pagina e il numero totale delle pagine della procedura.
Istruzioni Operative
Le Istruzioni Operative sono identificate – nella prima pagina – da:
 un titolo, dall’indice di revisione e dalla data di entrata in vigore;
 la firma delle funzioni responsabili della redazione, verifica e approvazione;
 da un codice così costituito:
Is.Op. (iniziale di Istruzione Operativa)
due cifre
una barra
la procedura di riferimento
Tutte le pagine hanno un piè di pagina che contiene:
 il logo dell’Istituto;
 il codice dell’Istruzione Operativa;
 la revisione e rispettiva data
 il numero della pagina e il numero totale delle pagine dell’Istruzione Operativa.
Regolamenti
I Regolamenti sono identificati – nella prima pagina – da:
 il logo e il nome dell’istituto
 un titolo, dall’indice di revisione e dalla data di entrata in vigore
 la firma delle funzioni responsabili della redazione, verifica e approvazione
 da un codice così costituito: Reg. <nome del campo di applicazione>
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Elementi in uscita
3
Emissione
Tutte le pagine hanno un piè di pagina che contiene:
 il logo dell’Istituto;
 il codice del regolamento;
 la revisione e la rispettiva data;
 il numero della pagina e il numero totale delle pagine del regolamento.
 Bozze di
documenti di
Sistema
Moduli
I Moduli – con indice di revisione - devono essere sempre identificati da:
 un titolo,
 l’indice di revisione e dalla data di entrata in vigore;
 un codice così costituito:
o due cifre
o iniziale del settore di riferimento = A: acquisti - D: didattica – P: personale - S: servizi d’istruzione scolastica – G:
generale (riferito a tutte le categorie precedenti)
o una barra
o la procedura di riferimento
I Moduli – senza indice di revisione - devono essere sempre identificati da:
 un titolo
 un codice SR (senza revisione), una barra, due cifre (numero progressivo)
La conservazione e la raccolta dei moduli è compito del responsabile della documentazione.
La necessità di emissione di un nuovo documento può nascere a un qualsiasi livello della struttura organizzativa; è compito del
Responsabile dell'approvazione valutarne l’effettiva esigenza sulla base di informazioni raccolte.
La responsabilità di emissione di un documento implica in generale le seguenti fasi:
 emissione: comprende la preparazione del documento, sulla base delle informazioni disponibili e dei vincoli da rispettare;
 verifica: comprende l’analisi dei contenuti del documento per accertarne l’adeguatezza, la correttezza e la congruenza
con gli obiettivi prefissati per il sistema qualità;
 approvazione: consiste nel riscontrare ed attestare la validità del documento e la sua corretta formalizzazione.
 Documenti di
Sistema verificati e
approvati
5
Modifica, sostitu-zione ed
annullamento
4
Distribuzione
Per tutti i documenti l’evidenza di emissione, verifica e approvazione si ha attraverso la firma di un unico originale su carta
conservato dal Responsabile della Documentazione del Sistema.
 Documenti
verificati ed
approvati
 Lista di
distribuzione
 Documenti
verificati ed
approvati
 Bozze +
revisioni
Per i documenti non gestiti elettronicamente la distribuzione avviene utilizzando una lista di distribuzione (modulo di ricevuta
della documentazione).
Ogni responsabile di area destinatario dei documenti provvede a renderli disponibili nei luoghi di utilizzazione.
Il processo di revisione segue lo stesso iter del processo di emissione.
Il documento revisionato, oltre al numero di revisione aggiornato, porta in evidenza (con corsivo+grassetto) i paragrafi che
sono stati modificati rispetto alla versione precedente.
La natura delle modifiche apportate viene indicata nel Paragrafo: “Storia delle revisioni”.
I destinatari del documento verificano che le copie superate vengano distrutte o chiaramente identificate come non più valide.
Se le modifiche sono significative e il Responsabile dell’approvazione lo ritiene opportuno, il nuovo documento viene emesso e
quello precedente annullato.
La sostituzione e/o l’annullamento di un documento vengono decisi dallo stesso Servizio che ne ha curato l’emissione.
Il Responsabile della Documentazione del Sistema prima di archiviare i documenti, appone in evidenza sulla prima pagina:
 la scritta ANNULLATO per i documenti annullati;
 la scritta ANNULLATO E SOSTITUITO DA per i documenti annullati e sostituiti.
6
 Lista di
distribuzione
 Modulo di ricevuta
della
documentazione
 Documenti
revisionati,
verificati ed
approvati
 Nuova lista di
distribuzione
 Nuovo modulo di
ricevuta della
documentazione
 Documenti superati
7
Predispo
sizione ed
aggiorna
mento di un
elenco
6
Archiviazione
 Modello per
l'elenco della
documenta
zione del
Sistema
Qualità
Il Responsabile della Documentazione del Sistema Qualità dell’Istituto predispone ed aggiorna un “Elenco della
documentazione del Sistema Qualità” in cui sono riportati tutti i documenti prescrittivi del Sistema Qualità applicabili
nell’ambito dell’Istituto
Una volta superati, tutti gli originali dei documenti per la Qualità, nei diversi livelli di modifica, devono venire archiviati dal
Responsabile di Gestione della documentazione per un periodo di almeno 1/uno anno.
I documenti, aggiornati all’ultima revisione, sono disponibili, in copia, in formato cartaceo nell’ufficio del DS, in
 Is Op 03/PQ
formato elettronico nella rete d’istituto nella cartella “Comunicazioni – Qualità”, i moduli sono disponibili in segreteria
01A di back up didattica; la copia elettronica dei documenti viene salvata dal responsabile della documentazione in occasione di
aggiornamenti e/o modifiche tramite l’istruzione operativa Is Op 03/PQ 01 di back up.
 Documenti
superati
7
 Elenco della
documentazione del
Sistema Qualità
 Documenti
archiviati o
eliminati
Documenti di riferimento



Elenco della documentazione del sistema
Modulo di ricevuta della documentazione
Is Op 03/PQ 01A
Registrazioni

Modulo di ricevuta della documentazione
Funzioni destinatarie



Responsabile della documentazione
DS
DSGA
Storia delle revisioni
Rev. 1 del 26/03/03: emissione definitiva.
Rev. 2 del 28/04/03: in seguito all’audit del 31/03/2003 in quanto la Rev 1 emessa senza le firme di
emissione dei responsabili di emissione, verifica ed approvazione.
Rev. 3 del 10/05/03: in seguito all’audit del 7/05/03 in quanto si è deciso di separare la procedura di
gestione della documentazione del sistema qualità dalla procedura di gestione dei documenti di origine
esterna e di protocollo.
Rev. 4 del 10/10/05: modifica del punto 6.7 specifica delle modalità di reperibilità dei documenti.
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