APRIRE UN UFFICIO DI RAPPRESENTANZA

APRIRE UN UFFICIO DI RAPPRESENTANZA
Gli uffici di rappresentanza (UR) sono strumenti particolarmente utili e poco costosi per stabilire una presenza iniziale in Cina, il
procedimento di registrazione può tuttavia rivelarsi piuttosto complicato. Lo scopo di questo documento è appunto quello di
illustrarne in modo esaustivo i vantaggi operativi e le implicazioni legali e fiscali da tenere presente.
Tra i vantaggi nel registrare un ufficio di rappresentanza, vi è la totale assenza di requisiti di capitale, e quindi la possibilità di
assicurarsi una presenza stabile in Cina con un budget ridotto, pagando unicamente l’affitto dell’ufficio, le spese correnti, i salari
e le relative tasse. Se confrontato con quanto necessario per la costituzione di una vera e propria società a partecipazione
straniera, l’investimento connesso all’apertura di un ufficio di rappresentanza risulta nettamente inferiore, e permette
comunque di svolgere un’attività di collegamento fra il quartier generale, i clienti, o potenziali tali, e/o i fornitori in Cina. Gli UR
possono inoltre svolgere attività di ricerca di mercato, identificazione di fornitori, controllo qualità ed ogni altro lavoro
preparatorio per conto della propria società madre.
L’esistenza di un ufficio di rappresentanza permette di ottenere i necessari visti lavorativi e permessi di residenza per i
dipendenti stranieri, nonché di impiegare legalmente personale locale; può inoltre servire ad aprire la strada per un eventuale
investimento futuro maggiormente consistente da parte della casa madre.
Attività esercitabili dagli uffici di Rappresentanza
Gli uffici di rappresentanza possono essere utilizzati principalmente per le seguenti funzioni:







ricerca di clienti/fornitori sul territorio cinese;
conduzione di ricerche di mercato e monitoraggio sul territorio cinese;
mantenimento di relazioni stabili e continue con i clienti e/o i fornitori locali;
controllo qualità sulle merci acquistate dalla società madre nei siti produttivi;
supervisione e coordinamento logistico nelle attività di sourcing;
presentazione ed introduzione di prodotti nel mercato cinese, anche attraverso piccoli showroom;
controllo sui trasferimenti di tecnologie dalla casa madre a società cinesi.
Gli uffici di rappresentanza permettono inoltre di:





assumere personale cinese;
affittare legalmente un ufficio;
richiedere il visto di lavoro per il personale straniero;
disporre di liquidità in RMB per affrontare i costi legati al normale svolgimentodi attività in Cina (pagamento affitti,
stipendi, viaggi, ecc.).
Un UR può rivelarsi molto utile per semplificare le relazioni commerciali tra la vostra capogruppo ed altre società basate
in Cina, ma non può fatturare direttamente per la vendita di beni o la fornitura di servizi all’interno del paese.
NB: Gli Uffici di Rappresentanza NON POSSONO:


Emettere Fatture
Concludere contratti (i contratti vanno Sempre intestati alla casa Madre)
Procedure di registrazione e documenti necessari.
In seguito alle modifiche introdotte dal SAIC il 4 gennaio 2010 per stabilire un Ufficio di Rappresentanza in Cina viene richiesto
che la capogruppo esista da almeno due anni.
Procedura:
1.
Approvazione preliminare da parte dell’autorità competente. Rigurda SOLO l’apertura di UR di società straniere che
operano in alcuni settori particolari richiede ancora il rilascio di un benestare da parte delle autorità preposte. Queste
includono: l’approvazione del China Banking Regulatory Commission per l’apertura di UR di succursali di società
bancarie ed istituzioni finanziarie; l’approvazione del National Tourism Administration per UR legati al turismo;
l’approvazione del General Administration of Press and Publication per gli UR di case editrici;
2.
Registrazione presso la Administration of Industry and Commerce per l’ottenimento del Certificato di Registrazione
dell'ufficio di rappresentanza di società straniera;
3.
Richiesta dei timbri ufficiali (il timbro dell’UR e il timbro finanziario) e registrazione presso il Public Security Bureau;
4.
Ottenimento del codice di impresa al Bureau for Quality and Technology Supervision;
5.
Registrazione presso l’autorità fiscale locale;
6.
Registrazione presso l’autorità fiscale nazionale;
7.
Richiesta per l'apertura di un conto bancario in valuta estera alla People’s Bank of China;
8.
Apertura conto corrente in RMB, e conto in valuta estera;
Documentazione necessaria:
1.
Modulo di registrazione;
2.
Certificato d’iscrizione presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato4;
3.
Lettera di referenze bancarie, rogata da un notaio del Paese d'origine dell'investitore e legalizzata
dall'ambasciata/consolato cinese, contenente informazioni di base sulla società investitrice (nome, sede legale,
data di apertura del conto, capitale sociale, agevolazioni creditizie, status creditizio) e considerazioni generali da
parte della banca;
4.
Dichiarazione del CdA della società investitrice che approva la costituzione di un Ufficio di Rappresentanza nella
Repubblica Popolare Cinese;
5.
Contratto ufficiale di locazione o di acquisto dell’ufficio o dell’immobile, corredato del certificato di proprietà del
titolare;
6.
Atto di nomina del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti da parte del CdA della società
investitrice;
7.
Documento di identità (carta d’identità, copia del passaporto e del visto, o altro documento identificativo) del Chief
Representative;
8.
Curriculum vitae del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti stranieri;
9. Foto del Chief Representative.
Al termine della procedura di costituzione, si dovranno completare tutta una serie di registrazioni necessarie prima che l'UR
diventi operativo (uffici delle imposte, dogane, se le future attività includano l’import/export di campionari, SAFE, ecc.) ed aprire
i conti presso un istituto bancario.
NOTA BENE: Le procedure di costituzione e post-registrazione e la documentazione necessaria per procedere con le stesse
subiscono continue variazioni e soffrono di significative differenze locali. È fortemente consigliabile rivolgersi a professionisti con
comprovabile esperienza locale per evitare il protrarsi dei periodi di registrazione con conseguente perdita di tempo ed il
prolungarsi di costi inutili.
Questioni da considerare durante il procedimento di apertura e di rinnovo delle licenze di un ufficio di rappresentanza






Assicurarsi che tutti i permessi e le licenze siano puntualmente rinnovati e fare in modo di iniziare le procedure di
rinnovo con sufficiente anticipo (almeno 30 giorni prima);
Di regola, gli immobili ad uso residenziale non hanno le licenze necessarie per permettere la registrazione di uffici di
rappresentanza;
Quando si procede alla scelta dell’ufficio accertarsi che il proprietario sia in possesso della necessaria certificazione per
permettere di registrare l’UR presso le autorità locali;
Il contratto di locazione non può avere una durata inferiore ad un anno;
Poiché vi è la necessità che vengano emesse fatture ufficiali a seguito del pagamento del canone di locazione,
assicurarsi che ciò venga specificato chiaramente in fase di negoziazione e che il proprietario si assuma la responsabilità
dei relativi adempimenti fiscali; potrebbe infatti accadere che il proprietario scarichi sul locatore i propri obblighi fiscali;
I funzionari degli uffici delle imposte locali sono sempre più sospettosi quando si imbattono in dichiarazioni di bassi
salari mensili corrisposti a Chief Representatives
Gli errori più comuni nei procedimenti di registrazione di un Ufficio di Rappresentanza
La localizzazione dell'ufficio
In fase di selezione dell’ufficio, assicurarsi che il proprietario sia in possesso del certificato che gli permetta di affittare a società
straniere. Questo documento è necessario per il proseguimento di tutti i procedimenti di apertura di un UR. Il rilascio di questa
certificazione comporta però per i proprietari di immobili il pagamento di tasse sul reddito per cui, in molti casi, essi rinunciano
ad ottenerla. Se si procede alla firma di un contratto ed al conseguente versamento di un deposito senza accertarsi che tutti i
documenti siano in regola, si rischia di perdere tempo e deposito.
In molte città è richiesto che l’ufficio sia situato in un edificio di categoria A. Questa attestazione viene rilasciata dal Ministero del
Commercio ed una copia della stessava inserita tra i documenti necessari per la registrazione. Fortunatamente, molte città
possono oggi contare su un’ampia scelta di edifici di categoria A offrendo una vasta scelta in termini di qualità e prezzo.
Verificare attentamente di essere in possesso dei seguenti documenti:
1. Certificato di proprietà dell’immobile, fornito e vidimato dal locatore;
2. Business license del locatore, qualora si tratti di società, o di passaporto, se si tratta di individuo, vidimato con timbro
societario o firma individuale;
3. Resident’s Certificate dell’ufficio di rappresentanza, emesso dalla società che amministra l’immobile.
.
QUESTIONI FINANZIARIE E FISCALI
In questo capitolo illustreremo la situazione in riferimento agli obblighi di dichiarazione fiscale vigenti in Cina: quanto, quando e
cosa dovete fare per essere registrati e a norma di legge.
Registrazione fiscale
È necessario provvedere a questo adempimento non appena ricevete la vostra business license (licenza commerciale),
normalmente entro un mese dall’emissione. Si tratta semplicemente di registrare la business license al locale ufficio delle
imposte per ottenere il rilascio di un certificato di registrazione fiscale separato. La mancata registrazione ai fini fiscali è
considerata un grave reato; ai trasgressori vengono comminate multe particolarmente onerose, ecco perché è necessario
assicurarsi di essere in regola
.
Obblighi di natura fiscale
Gli UR sono soggetti a tre importanti obblighi di natura fiscale: la Business Tax e l'imposta sui redditi delle società (IRES) per
quanto riguarda l’ufficio e l'imposta sul reddito delle persone fisiche (alla quale abbiamo fin’ora fatto riferimento come IRPEF)
per il personale. Le imposte relative alle spese cumulate dell’UR gravano tendenzialmente di un 7-10%, a seconda
dell’ubicazione, sul totale delle spese dichiarate mensilmente.
Affitto, stipendi e tutte le altre spese operative vanno quindi a far parte del totale costi dell’UR dai quali si andrà a calcolare,
dichiarare e pagare il dovuto all’erario ogni mese e/o ogni trimestre, a dipendenza dell’imposta e/o della località. Per ulteriori
dettagli, fare riferimento alla tabella della pagina successiva.
In determinate circostanze, l’UR potrebbe avere diritto di richiedere l’esenzione fiscale,anche in questo caso però, a seconda
della località, potrebbero o meno essere necessari degli adempimenti mensili. Se si ha diritto all’esenzione, le spese verranno
ancora registrate, ma nella casella relativa alle imposte dovute verrà semplicemente indicato 0.
In base alla legislazione attuale, tutte le società ad investimento straniero, come le WFOE e le joint ventures, cosi come tutti gli
uffici di rappresentanza in Cina, sono soggetti a revisione contabile annuale obbligatoria.
La verifica contabile deve essere completata entro la fine del mese di aprile dell’esercizio successivo (ossia, il rendiconto per
l’anno 2013 deve essere presentato entro il mese di aprile 2014).
La revisione contabile del bilancio delle FIE deve essere condotta da una società di revisione contabile autorizzata (Certified
Public Accountants - CPA) legalmente costituita in Cina. In passato, solo le società locali di CPA cinesi avevano l’autorizzazione
per eseguire la funzione di controllo contabile, e le società di revisione contabile internazionali non avevano l’autorizzazione ad
operare direttamente nel settore. Dal 1992 anche le società di revisione internazionali hanno l’autorizzazione per costituire
società di revisione tramite joint venture con società di revisione locali.
Le aree chiave della revisione annuale obbligatoria
Nel decidere le procedure di verifica di bilancio più appropriate, la società di CPA delegata a svolgere la revisione contabile,
dovrà valutare il rischio di riscontrare errori o frodi nel rendiconto. Ovviamente, nel caso di un UR, i controlli si concentreranno
sulla determinazione dei costi piuttosto che sulle entrate. Questi non dovranno essere sottovalutati, e le fatture ufficiali
andrebbero fornite come documenti di supporto. Tutte le spese relative all’UR dovrebbero essere dichiarate, includendo persino
gli eventuali costi di rinnovo locali e arredamento sostenuti all'inizio della locazione dell’ufficio.
Preparazione della revisione contabile annuale
È buona norma condurre un’approfondita verifica interna prima del compimento della revisione statutaria annuale e assicurarsi
che sia tutto pronto e in regola. La documentazione richiesta nel corso della revisione include tutte le ricevute contabili, i
libri contabili, i rendiconti finanziari, la documentazione sugli adempimenti fiscali, gli estratti conto bancari ed altri eventuali
documenti e resoconti rilevanti. Tra gli aspetti chiave da tener presente vi sono:
Cassa
• regolarità dell’estratto conto bancario;
• regolarità nella riconciliazione degli estratti conto bancari;
• discrepanze nel fondo cassa per le piccole spese giornaliere.
Questioni legate alla valuta straniera
• registrazione corretta dei tassi di cambio (tenete presente le possibili oscillazioni
valutarie).
Beni immobili
• registrazione acquisto di beni immobili e approvazione dell'autorità fiscale;
• registrazione di eventuali guadagni/perdite derivanti dalla cessione di beni immobili.
Finanziamenti dalla società madre
• assicurarsi che siano in linea con quanto iscritto nel bilancio della holding.
Interessi su redditi/spese
• assicurarsi che siano stati correttamente identificati nel rapporto spese.
Imposta sui redditi individuali dei dipendenti stranieri
• assicurarsi che quello per gli alti livelli dirigenziali come il Chief Representative
sia stato fatto correttamente;
• assicurarsi che l’UR abbia compiuto correttamente le trattenute IRPEF di sua
competenza.
Parcelle per il controllo contabile
• assicurarsi che siano inserite separatamente nel conto spese.
Spese di locazione
• da inserire separatamente;
• da elencare nel registro delle spese.
Contributi del datore di lavoro per i piani di previdenza sociale esteri
• i pagamenti di eventuali contributi devono essere inseriti nel registro delle
spese.
Spese sostenute per conto della casa madre
• è possibile che queste uscite debbano essere registrate come uscite dell’UR; da
confermare con l’autorità fiscale locale.
Pagamenti della BT e dell'IRES
• questi pagamenti fiscali devono essere esclusi dalla registrazione delle spese.
Tassa di bollo
• verificare se soggetti.
Fatture non ufficiali
• accertarsi di non aver ricevuto fatture non ufficiali.
Business license ed altre questioni amministrative
• assicurarsi che tutti i rinnovi annuali siano stati fatti correttamente.
Registrazione dei dipendenti locali presso le organizzazioni preposte e permessi
di lavoro del personale straniero
• assicurarsi che tutte queste procedure siano state completate in accordo con le
regolamentazioni vigenti.
Registrazione presso il PSB
• assicurarsi che il personale straniero si sia registrato alla stazione di polizia di quartiere.
Definizione dell’imponibile
Le autorità cinesi permettono tre sistemi alternativi per determinare l’ammontare di reddito imponibile di un UR; questi sono: il
metodo del cost-plus, quello dell’actual revenue e quello del deemed income.
1) Il cost-plus method
Il metodo cost-plus (o tassazione forfettaria) è il metodo più usato per calcolare il reddito imponibile presunto. Consiste
principalmente nel sommare tutte le spese sostenute collegate all’ufficio di rappresentanza per poi calcolare il reddito
imponibile presunto e da questo quantificare l’ammontare dovuto all’erario. Tra le spese da includere vi sono: il canone di
locazione, le spese di trasporto, le bollette telefoniche, gli stipendi, gli acquisti per l’ufficio (per esempio la cancelleria), le spese
di intrattenimento e svago,ecc., indipendentemente dal fatto che le stesse vengano pagate dall’UR o direttamente
dalla sede centrale. Questo metodo è generalmente utilizzato dagli UR impegnati in attività di liaison nei settori del commercio,
attività d'agenzia, turismo, ecc.
2) Il metodo dell’actual revenue
Il metodo dell’actual revenue (o tassazione in concreto) può essere utilizzato dagli UR impegnati in attività quali la consulenza
commerciale, legale, fiscale, contabile, ecc. e richiede la tenuta di un proprio apparato contabile dove registrare introiti e spese
sostenute conformemente al proprio reddito che sarà soggetto a tassazione (in questi settori diventa particolarmente rilevante
l’imposta di Business Tax21). Sarà necessario inoltre fornire ai revisori contabili i contratti dettagliati stipulati tra la società madre
e i clienti che mostrino le percentuali di commissione o l’ammontare dettagliato delle parcelle per i servizi ed altri documenti. I
revisori investigheranno su eventuali transazioni non rivelate al fine di determinare se vi è la possibilità di aumentare la base
imponibile.
3) Il metodo del deemed income
Per gli UR che non rientrano in nessuna delle predette due categorie, la tassazione sarà applicata sulla base del deemed income
(o tassazione sui guadagni presunti). Sarà qui necessario fornire tutti i contratti (stipulati dalla casa madre) relativi ai servizi
eseguiti in Cina. Se il reddito/commissione non è stabilito nei contratti, si applicherà una percentuale stimata di reddito da
commissione.
L'autorità fiscale presenta inoltre ulteriori dettagli sulle attività che debbono essere considerate tassabili e su quelle che invece
non lo sono.