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VERITAS StorageCentral™
COME LIBERARE IL 30% DELLO SPAZIO E CONTROLLARE
LA CRESCITA DELLO STORAGE
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1.Introduzione..........................................................................................................................................................3
2. La crescita dello storage ed i relativi problemi non scompariranno nell’immediato futuro...................................3
3. Le cattive abitudini alimentano la crescita dello storage non necessario............................................................4
4. Ogni organizzazione necessita di una policy di storage per Windows e degli strumenti per attuarla................4
5. Un esperto del settore afferma che gli strumenti per liberare spazio ammortizzano il loro costo sin
dall’installazione.......................................................................................................................................................5
6. Cinque semplici tecniche possono contribuire a liberare e conservare spazio per lo storage.............................6
6.1 Stabilire valutazioni regolari ed eseguire operazioni di pulizia......................................................................6
6.2 Utilizzare varie quote o metodi di allocazione per distribuire uniformemente lo spazio................................7
6.3 Bloccare file non aziendali, potenziali virus e materiale offensivo e protetto da copyright............................8
File non aziendali............................................................................................................................................8
Violazioni del copyright....................................................................................................................................8
Materiale offensivo..........................................................................................................................................8
Potenziali virus................................................................................................................................................9
Suddividere il contenuto in modo appropriato.................................................................................................9
6.4 Consentire ai dipendenti di gestire il proprio spazio su disco tramite strumenti e tecniche chiari ed
efficienti...............................................................................................................................................................9
6.5 Automatizzare il maggior numero possibile di attività di gestione dello storage.........................................10
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1. INTRODUZIONE
Siete in grado di controllare adeguatamente la crescita dello storage in Microsoft Windows? Se rispondete di no,
non siete i soli. In effetti, circa il 75% degli amministratori dei sistemi intervistati da VERITAS ha risposto “no” a
questa domanda. Circa il 92% degli intervistati ha dichiarato che il proprio spazio di storage contiene
principalmente file non aziendali o superflui. Tuttavia, circa un terzo prevede di raddoppiare la capacità di
storage nei prossimi due anni. Analogamente, in un’indagine rivolta alle aziende utenti finali, Enterprise Storage
Group ha scoperto che il 66% di tali società attualmente non ha controllo sul proprio storage.
Il primo passo verso il controllo dell’espansione dello storage non dovrebbe consistere nell’aggiunta di ulteriore
spazio su disco. Al contrario, è opportuno considerare cinque tecniche per recuperare dal 30 al 50% dello spazio
su disco esistente, in Windows, quindi implementare policy e procedure per tenere sotto controllo la crescita e
l’utilizzo dello storage. Grazie a questi metodi è possibile ridurre del 25% il carico di lavoro dell’amministrazione
dello storage.
Questa scheda tecnica descrive le metodologie utilizzate da oltre 4000 organizzazioni in 50 Paesi per controllare
la crescita dello storage, avvalendosi delle soluzioni SRM (Storage Resource Management), basate su policy,
VERITAS. Persino i fornitori di dispositivi di storage, quali Compaq (oggi HP) hanno scelto di gestire la crescita
dello storage aziendale in Windows mediante le soluzioni SRM VERITAS. Queste soluzioni consentono di
applicare le stesse tecniche anche ad altre piattaforme server – Linux, Solaris e Unix.
Liberare spazio e aumentare il ROI grazie a una soluzione prestigiosa
L’uso di queste stesse tecniche ha generato profitti per l’ufficio del CIO di Bell Canada. A settembre 2002, in
occasione della conferenze Storage Decisions,TechTarget.com, editore di SearchStorage.com e Storage
Magazine, ha assegnato a Bell Canada il premio Storage Innovator per l’utilizzo degli strumenti SRM VERITAS,
che ha consentito il ROI più elevato fra tutte le tecnologie di storage nominate.
2. LA CRESCITA DELLO STORAGE ed i RELATIVI PROBLEMI NON
SCOMPARIRANNO NELL’IMMEDIATO FUTURO
La crescita dello storage è costante: non conosce pause e non rallenta durante i periodi di crisi. In realtà,
secondo la Storage Networking Industry Association, nella maggior parte delle organizzazioni multinazionali il
tasso di crescita composto mediano dello storage dal 1999 al 2003 è del 79,6%.
Questa cifra si traduce in ben 72,3 miliardi di dollari che verranno spesi per lo storage nel solo 2003, con un
aumento del 110% rispetto ai 31,7 miliardi del 2001.
Dal punto di vista dei costi IT, International Data Corp. (IDC) pone al primo posto la protezione, seguita dallo
storage, come le due aree tecnologiche caratterizzate dalla maggiore espansione.
Tuttavia è lecito aspettarsi che, prima di migliorare, la gestione dello storage peggiori. Secondo IDC, circa il 25%
di ogni dollaro del budget IT, o il 25% del budget IT complessivo, sarà investito nello storage. ITCentrix sostiene
che un singolo amministratore dei sistemi può gestire solo 200 GB di storage vincolato o 1,9 TB di storage
consolidato. Ecco la brutta sorpresa: IDC ha calcolato che gli amministratori dei sistemi devono diventare il 60%
più efficienti solo per tenere il passo della crescita dello storage. Ed ecco altre cattive notizie: l’indagine di
VERITAS ha evidenziato che il 77% degli intervistati ha in programma di aumentare la capacità di storage, ma
non il personale, con la conseguenza che il vuoto gestionale non potrà non allargarsi.
Effettivamente il costo sempre più limitato dell’hardware di storage spingerà molti ad acquistare altri array disco.
Comunque, prima di aggiungere altri dischi economici ai server, è opportuno considerare il valore reale e agire
con buon senso. Le aziende conoscono il costo totale di proprietà (TCO) del loro storage? Secondo una
prudente stima di Gartner Group, il TCO effettivo supera il costo dell’hardware di un fattore 5 : 1. SNIA parla
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persino di 10 : 1, considerando i costi ambientali, ad esempio quelli dell’elettricità e dello spazio; i costi
amministrativi per il personale, le licenze software ed i supporti; i costi di manutenzione dell’hardware, per le
quote di licenza e gli aggiornamenti; e, ovviamente, i costi dei tempi morti. In pratica, ogni disco aggiunto diventa
un altro punto di vulnerabilità del sistema. I dati su ogni nuovo disco prolungano i tempi delle finestre di backup e
ripristino.
3 LE CATTIVE ABITUDINI ALIMENTANO LA CRESCITA DELLO STORAGE
NON NECESSARIO
Se un’azienda non dispone di policy e procedure per controllare l’utilizzo e la gestione dello storage in Windows,
è probabile che inizi ad acquistare sempre più dischi nel tentativo di soddisfare la richiesta di spazio personale
dei dipendenti. È un vero e proprio circolo vizioso. Però molti file non devono essere sottoposti a backup ogni
notte: ad esempio le raccolte di file mp3 musicali ad uso personale o file che non vengono aperti da anni. In ogni
caso, individuare e rimuovere file di questo tipo significa dedicare ore alla scrittura e all’esecuzione di script.
D’altra parte, la pulizia una-tantum dei file superflui può aumentare la capacità di storage, ma solo
temporaneamente. Se l’azienda non ha implementato controlli e non utilizza gli strumenti necessari, lo staff IT
perderà sempre più tempo a scrivere ed eseguire script ogni settimana.
Grazie agli strumenti SRM VERITAS, gli amministratori dei sistemi sono riusciti ad interrompere il circolo vizioso.
Hanno controllato l’utilizzo effettivo dello storage per identificare esattamente la causa dell’aumento dei costi e la
strategia da seguire per correggere i problemi.
L’elenco seguente riporta alcune delle aree problematiche identificate dai clienti VERITAS e corrette a fronte
delle valutazioni effettuate subito l’installazione degli strumenti SRM:
• 3 TB in gran parte di file della cronologia, da archiviare per motivi legali
• 3 GB di contenuti pornografici appartenenti a un solo dipendente
• 20 GB di file duplicati della directory home di un solo dipendente, equivalenti a tre anni di lavoro
• 25 GB di raccolte mp3 associate a due dipendenti
• 200.000 file duplicati su un solo server di file
• Un report di 800 pagine che elencava migliaia di file non aperti nell’arco di un anno, il 25% dei quali non era
stato toccato da oltre quattro anni; e
• il 92% di tutti i dati dei server consisteva in file orfani o che non era necessario archiviare
4. OGNI ORGANIZZAZIONE NECESSITA DI UNA POLICY DI STORAGE PER
WINDOWS E DEGLI STRUMENTI PER ATTUARLA
Le policy dell’organizzazione definiscono le pratiche aziendali accettabili ed il comportamento consentito ai
dipendenti. La maggior parte delle organizzazioni dispone di policy per protezione, privacy, viaggi, accesso a email e Internet, uso di droghe e alcool, uso di telefoni cellulari e computer portatili, molestie sessuali, materiale
offensivo, proprietà intellettuale e divulgazione di informazioni riservate. Perché non adottare una policy per
controllare l’utilizzo e la gestione dello storage? Le organizzazioni spendono per lo storage il 25% di ogni dollaro
destinato all’IT!
Senza una policy di storage per i server Windows, Farid Neema, presidente della società di consulenza per lo
storage Peripheral Concepts, sostiene che i dipendenti tendono ad abusare dello spazio loro assegnato, se
nessuno li controlla. Afferma: “Si finisce con l’affrontare il problema di dover sottoporre a backup i file superflui
non aziendali: un contenuto di qualsiasi tipo, dalle raccolte di mp3 dei dipendenti ai file del personale che ha
lasciato l’azienda”. Le conseguenze sono: tempi morti del server, scarse prestazioni di server e rete, TCO
superiore al necessario e potenziali responsabilità legali. In effetti, circa il 40% degli intervistati da VERITAS ha
dichiarato che i server delle loro organizzazioni si sono interrotti più volte nell’ultimo anno a causa dell’eccesso
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di contenuti. I risparmi sui costi IT nella gestione dello storage ed i rischi per la continuità del business
dovrebbero motivare la direzione a sostenere una policy di storage.
Approvata e sostenuta dalla direzione, una policy di utilizzo dello storage può colmare il divario fra i dispositivi
dedicati e l’uso e la gestione dello storage. Questa policy deve riflettere la cultura dell’organizzazione e gli
obiettivi del business. Ad esempio, un’agenzia di pubblicità può ritenere inaccettabile che i dipendenti
conservino tutti i tipi di file multimediali. D’altra parte, un’università può proibire l’uso e la memorizzazione solo di
alcuni tipi di file, ad esempio gli mp3, a causa di potenziali violazioni del copyright. Un ente pubblico
particolarmente rigoroso potrebbe vincolare i dipendenti allo spazio loro allocato e richiedere ai reparti IT di
acquistare altri dispositivi di storage solo ad intervalli specifici. Per contro, in una cultura aziendale più flessibile,
la direzione può incaricare l’help desk di monitorare le allocazioni di spazio, ma senza inviare avvisi ai
dipendenti.
La policy dovrebbe iniziare enunciando chiaramente i propri scopi ed indicando chi sia responsabile per quali
server, i requisiti dei livelli di servizio per ciascun server, quali gruppi possano utilizzare server specifici e per
quali fini, nonché i meccanismi di protezione implementati.
Inoltre la policy dovrebbe comprendere procedure dettagliate per i seguenti aspetti:
• Come viene allocato, monitorato e richiesto lo spazio dei dipendenti
• Come viene monitorato e sottoposto a pulizia lo spazio complessivo su disco, onde garantire prestazioni
ottimali
• Come viene pulito e ripristinato lo spazio dei dipendenti
• Quali tipi di file vengono esclusi da server specifici
• Come l’help desk assiste i dipendenti nella manutenzione dello spazio loro assegnato
• Quali file dei dipendenti vengono archiviati, come e perché
• Come vengono notificati gli abusi dello storage da parte dei dipendenti; e
• Come i nuovi dipendenti possono apprendere la policy e le relative procedure
Ma come si può rendere veramente efficace una policy di storage? Gli strumenti SRM (Storage Resource
Management) sono effettivamente capaci di eseguire le azioni della policy di storage ed implementarla in tempo
reale. In particolare gli strumenti VERITAS sono in grado di attuare la policy dello storage in modo automatizzato
e complessivo. Questi strumenti SRM comprendono le regole della policy e le necessarie funzionalità di
controllo, pianificazione della capacità, creazione di report ed identificazione, non soltanto per lo storage gestito
nel suo insieme, ma anche riguardo all’utilizzo quotidiano. Infatti tra i componenti chiave sono incluse capacità
automatizzate di notifica ed intervento correttivo.
Quando una società di telecomunicazioni canadese con un fatturato di 7 miliardi di dollari ha
deciso di assumere personale IT dopo una fase di licenziamenti, i responsabili hanno dichiarato
che lo storage rappresentava una risorsa vitale, da gestire con la massima efficienza e
adottando le più recenti tecnologie di rete, e che le unità aziendali dovevano esercitare controlli
rigorosi sul modo in cui tali risorse venivano utilizzate dai dipendenti. I server in due delle sedi
principali sono stati consolidati in reti SAN.
La policy dello storage impone che il reparto IT gestisca i server, dal punto di vista operativo,
utilizzando VERITAS StorageCentral. Inoltre, secondo questa policy, ogni unità aziendale deve
nominare un dirigente per i dati, che sarà responsabile della quantità di spazio ricevuto dai
dipendenti, dei contenuti salvati, nonché della loro posizione e durata di memorizzazione.
Analogamente, la policy specifica che è compito degli strumenti VERITAS automatizzare tutte
queste attività per i responsabili dei dati.
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5. UN ESPERTO DEL SETTORE AFFERMA CHE GLI STRUMENTI PER
LIBERARE SPAZIO AMMORTIZZANO IL LORO COSTO SIN
DALL’INSTALLAZIONE
Un’indagine di Hurwitz Group considera un investimento equivalente a due mesi di stipendio per acquistare
software che consenta di eliminare gli sprechi di spazio e ridurre i costi di manodopera per la gestione della
crescita dello storage. Il termine di confronto è una spesa di 100.000 USD per 100 dispositivi DAS da 100 GB.
Se utilizzando il software si libera il 30% dello spazio su disco, si ottiene un risparmio pari a 275.000 USD.
Analogamente, se si riduce la crescita dello storage del 25%, si risparmiano 285.000 USD.
Limitando poi il numero di ore dedicate dagli amministratori dei sistemi a gestire la crescita dello storage, si
aggiunge un ulteriore risparmio di 105.000 USD.
Per non parlare della mancanza di tempi morti del server, che corrisponde a un risparmio di 160.000 USD.
In totale, il risparmio raggiunge 725.000 USD, ovvero il 725% di ritorno sull’acquisto iniziale del software.
6. CINQUE SEMPLICI TECNICHE POSSONO CONTRIBUIRE A LIBERARE
E CONSERVARE SPAZIO PER LO STORAGE
Dopo aver implementato una policy di storage e gli strumenti appropriati per la sua attuazione, è possibile
iniziare a utilizzare le cinque semplici tecniche illustrate di seguito. Queste metodologie possono aiutare gli
amministratori dei sistemi a liberare spazio per lo storage, allo stesso tempo riducendo il loro carico di lavoro
fino al 25%. In genere, subito dopo aver distribuito le soluzioni VERITAS, si recupera, in media, il 30% dello
spazio di storage, ma non solo: i clienti VERITAS godono di altri vantaggi immediati, quali la drastica riduzione
del numero di ore dedicate all’amministrazione dello storage e l’aumento del tempo reso disponibile dalle
finestre di backup, molto più brevi.
6.1 STABILIRE VALUTAZIONI REGOLARI ED ESEGUIRE OPERAZIONI DI PULIZIA
Gli strumenti VERITAS possono facilitare una valutazione iniziale approfondita del contenuto dei server, dei
dispositivi di rete in ambiente Windows e persino dei file sui server Linux, Solaris e Unix. Molti clienti
recuperano fino al 30% di spazio semplicemente rimuovendo file multimediali non associati
all’azienda, file duplicati, obsoleti e orfani, e backup dei desktop. Se occorre assistenza per eseguire una
valutazione iniziale, il personale VERITAS è in grado di svolgerla e fornire i risultati.
L’azienda ha pianificato la migrazione o il consolidamento dei server? Prima di trasferire anche soltanto un file,
è opportuno valutare il contenuto dei server di origine, allo scopo di individuare i file trascurabili o che devono
essere archiviati su nastro. Dopo tutto, perché mettere a rischio le prestazioni, l’integrità e la disponibilità dei
nuovi server conservando file superflui? Un’operazione preliminare di pulizia può far risparmiare fino al 50%
del nuovo spazio disponibile. Inoltre la migrazione o il consolidamento sono più rapidi, poiché vi sono meno
dati da trasferire.
Una valutazione completa dello storage con VERITAS StorageCentral ha permesso all’ufficio
del CIO di una grande società telefonica canadese di liberare circa 3 TB di spazio occupato
inutilmente, in una rete aziendale da 17 TB utilizzata da 46.000 dipendenti. La maggior parte
dello spazio recuperato conteneva file multimediali non autorizzati, file duplicati o obsoleti che
avrebbero dovuto essere archiviati su nastro e conservati offline.
Un analista del settore ha dichiarato che prima della valutazione alcuni server erano occupati al
99% della capacità e spesso si arrestavano. Aggiungere spazio su disco si era rivelata
un’opzione troppo costosa. Basandosi sulla configurazione dei server, secondo l’analista il suo
reparto richiedeva 7 TB di storage, a un costo stimato di almeno 500.000 USD.
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Al contrario, investendo in VERITAS StorageCentral, il suo reparto ha recuperato 3 TB di
storage ed implementato policy per liberare altro spazio. La riduzione del volume totale di spazio
ha consentito al reparto IT di distribuire uniformemente i dati sulle unità. La finestra di backup si
è ridotta del 10%.
Una valutazione di routine consente di recuperare e conservare spazio tramite procedure efficienti. VERITAS
StorageCentral permette di automatizzare l’esecuzione pianificata di alcuni tipi di report. Un amministratore dei
sistemi presso un leader mondiale nella distribuzione automatica di liquidi ha pianificato l’esecuzione, ogni notte,
di quattro set di report: l’uso dello spazio su disco per tipo di file, l’elenco dei file di maggiori dimensioni che sono
stati aperti durante la giornata, il riepilogo dello spazio occupato per partizione e un riassunto dettagliato
dell’utilizzo dello spazio. Grazie a questi report l’amministratore può individuare gli sprechi di spazio, che
altrimenti aumenterebbero la finestra del backup complessivo e, in ultima analisi, non consentirebbero la riuscita
di tale operazione.
StorageCentral comprende già record delle migliori pratiche, ma il cliente può personalizzarli per soddisfare le
proprie esigenze. Ad esempio, nella seconda distilleria per grandezza al mondo un consulente tecnico ha creato
il cosiddetto “hog report”, che elenca in dettaglio tutti i tipi di file superflui, quali .zip e .bak (backup dei desktop) e
file multimediali, ad esempio .mp3.
6.2 UTILIZZARE VARIE QUOTE O METODI DI ALLOCAZIONE PER DISTRIBUIRE
UNIFORMEMENTE LO SPAZIO
Le tecniche di allocazione dello spazio, come la definizione delle quote di spazio su disco, consentono di gestire
ciò che si può facilmente misurare.
Quale componente di supporto della tecnologia VERITAS, le quote di spazio su disco aiutano a:
• Controllare la quantità di spazio che i dipendenti possono consumare ed il modo in cui viene utilizzata
• Allo stesso tempo, proteggere la quantità di spazio in cui devono operare i dipendenti
Le quote di spazio su disco non sono necessariamente vincolanti o invasive. Ad esempio, una quota di 200 MB
per una directory home indica che ogni utente in un gruppo specifico ha a disposizione una certa quantità di
spazio, che nessun altro può utilizzare. Se qualcuno nel gruppo decide di copiare sul server tutto il contenuto del
suo computer, gli altri membri non devono sacrificare il loro spazio né corrono il rischio di una perdita di
produttività causata da un’altra interruzione del server.
VERITAS StorageCentral consente di selezionare i tipi di quote di spazio su disco (hardware o software) più
adeguati per gli obiettivi e la cultura aziendali. Le quote software permettono di monitorare lo spazio assegnato
inviando avvisi ai dipendenti e all’help desk. Il personale può salvare il file oltre il limite della quota, ma potrebbe
ricevere una chiamata promemoria dall’help desk che lo invita a liberare spazio. Per contro, nel caso delle quote
hardware i dipendenti ricevono avvisi che comunicano lo spazio disponibile per salvare i file e richiedono loro di
liberare o aggiungere spazio, altrimenti non potranno memorizzare altri file.
TruStor™, la tecnologia di filtrazione in tempo reale brevettata da VERITAS, garantisce il monitoraggio accurato
delle quote senza mettere a rischio le prestazioni del server. La filtrazione delle quote in tempo reale si è
dimostrata un fattore chiave nella selezione degli strumenti SRM per un’azienda automobilistica multinazionale.
La stessa Microsoft ha concesso in licenza la tecnologia TruStor di VERITAS in varie versioni di Windows.
Anche il reparto IT aziendale di Microsoft utilizza VERITAS per ripartire le quote dello spazio disponibile
per i dipendenti.
Dal 1999, una delle sedi principali di un grande ente pubblico USA per la gestione dell’energia
ha utilizzato quote di spazio su disco per rallentare la crescita dello storage e consentire
l’aggiornamento pianificato dei server ogni tre anni.
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Grazie al nuovo server multiterabyte, il reparto IT ha potuto assegnare a ognuno una quota di 1
GB per la directory home. Inizialmente era stata allocata una directory home di 500 MB. Il
responsabile della rete ha dichiarato che vincolare i dipendenti a una quota hardware specifica li
incoraggia a utilizzare i server dei file per tutti i documenti attivi che devono essere sottoposti a
backup durante la notte e ad eliminare regolarmente i file di cui non è necessario creare copie di
backup.
L’impiego delle quote di spazio su disco ha reso possibile al reparto IT di tenere traccia a
scadenze trimestrali della crescita dello storage nella sede. Secondo un responsabile della rete,
un grafico che mostrava uno storage triplicato dal 1999 al 2002 è stato di grande aiuto per
giustificare l’acquisto di un nuovo server di file.
6.3 BLOCCARE FILE NON AZIENDALI, POTENZIALI VIRUS E MATERIALE OFFENSIVO
E PROTETTO DA COPYRIGHT
File non aziendali
Se l’attività dell’organizzazione non richiede ai dipendenti di operare con file multimediali, perché permettere la
memorizzazione di gigabyte di musica personale sul server? La policy di storage deve essere strettamente
correlata agli obiettivi del business. Una policy che impedisce ai dipendenti di memorizzare tipi di file non
aziendali offre un metodo infallibile per controllare la crescita non necessaria dello storage. I risultati della
valutazione dello storage eseguita con gli strumenti VERITAS dovrebbero contribuire a giustificare alla direzione
l’utilità di una policy di blocco.
La policy di storage può rafforzare la policy aziendale dell’utilizzo di Internet, nonché gli strumenti impiegati per
attuarla. Il software di filtrazione dei siti Web non può impedire ai dipendenti in remoto di scaricare da Internet
file non associati al business e di memorizzarli su un server dell’azienda, né evitare che un dipendente carichi
file multimediali personali su un server aziendale.
Gli strumenti VERITAS consentono di creare policy di blocco adatte al proprio ambiente. È possibile impostare
filtri in tempo reale per bloccare decine di tipi di file: .exe, tutti i tipi di .mpeg, .wav, .avi e .ra. Inoltre sono
disponibili due tipi di blocco: hardware o software. L’implementazione hardware impedisce al personale di
scrivere qualsiasi tipo di file inaccettabile sul server. Se tenta di farlo, viene visualizzato un messaggio che
spiega perché tale operazione non è consentita. Nell’implementazione software i dipendenti (e l’help desk)
ricevono il messaggio di avviso ma possono comunque memorizzare il file. In tal caso, il messaggio comunica
che hanno appena violato la policy aziendale per Internet ed il reparto delle risorse umane ne sarà informato al
più presto. Ciò mira a scoraggiare i dipendenti dall’esecuzione di tali operazioni.
VERITAS permette di impostare policy che definiscono i tipi di file da bloccare o rendere disponibili per ciascun
gruppo. Ad esempio, secondo una policy potrebbe essere lecito per i dipendenti del marketing salvare file
multimediali sul server. Allo stesso tempo, un’altra policy potrebbe proibire tale comportamento al personale dei
reparti contabilità, risorse umane e finanza.
Violazioni del copyright
Se i server di un’organizzazione contengono materiale non autorizzato e protetto da copyright o software non
concesso in licenza, esiste il rischio di una causa legale. Il 25 ottobre 2002 la Recording Industry Association of
America (RIAA) ha inviato ai presidenti delle 1000 principali aziende USA il messaggio: “Se i vostri dipendenti
utilizzano le reti aziendali per scaricare e memorizzare illegalmente musica o filmati, potreste essere ritenuti
responsabili di aver violato le leggi del copyright”. La RIAA ha inoltre inviato un messaggio analogo ai
responsabili di 2300 istituti scolastici USA.
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La RIAA faceva sul serio. Ha intentato una causa per 1 milione di dollari contro uno studio legale che aveva
permesso ai dipendenti di memorizzare file .mp3 sul server. Per la legge, salvare file .mp3 equivale ad
acquistare una licenza software e distribuirla a 100 persone.
Se opportuno, la direzione aziendale potrebbe persino seguire l’esempio del Dipartimento di Stato USA, che ha
bandito completamente i file .mp3 ed eseguibili dai propri server. Il Dipartimento di Stato USA ha scelto
VERITAS per l’implementazione di una policy secondo la quale i file .mp3 non rientrano in alcun modo negli
scopi dell’ente e pertanto devono essere eliminati.
Materiale offensivo
I materiali che un dipendente ritiene offensivi possono avviare un procedimento per molestie sessuali. Basta
chiederlo a Chevron, che ha dovuto patteggiare per 2,2 milioni di dollari in una causa dovuta a materiale
offensivo presente sui server aziendali. Come rispondere al CIO se chiedesse cosa si sta facendo per impedire
che ciò accada? Una policy per le molestie sessuali può senz’altro dissuadere i dipendenti da certi tipi di
comportamento. Tuttavia, una policy di blocco è più efficace: evitando in modo assoluto che il personale
memorizzi file multimediali offensivi sui server, elimina potenziali rischi di imbarazzo, rimprovero ed eventuali
cause e patteggiamenti. Inoltre, se grandi gruppi di dipendenti non hanno bisogno di lavorare con file grafici per
espletare le loro funzioni professionali, perché non escludere tale materiale preventivamente, risparmiandosi
l’incombenza di doverlo rimuovere in un secondo tempo?
Potenziali virus
Quasi tutte le policy di protezione delle organizzazioni richiedono di utilizzare un software antivirus su client e
server. Però questo tipo di software tende a rimanere un passo indietro rispetto agli hacker. Qualche anno fa,
persino i software antivirus più importanti, quali McAfee e Norton, non sono riusciti ad impedire che il virus I Love
You invadesse milioni di server di posta elettronica Windows NT in tutto il mondo, diffondendosi a macchia d’olio
e causando circa 10 miliardi di dollari di danni in appena 24 ore. Il virus I Love You e le sue 29 varianti
consistevano in semplici file di script Visual Basic (.vbs). Il virus non soltanto si è propagato nelle directory di
Outlook degli utenti, ma si è replicato sovrascrivendo tutti i file delle directory home con copie di file .vbs,
provocando l’eliminazione di file aziendali per miliardi di dollari.
Grazie agli strumenti VERITAS, è possibile aggiungere alla policy di protezione un ulteriore livello, impostando
una policy di utilizzo dello storage che blocchi i tipi di file sospetti, come .vbs, .dll e .exe.
La policy potrebbe consentire agli sviluppatori delle applicazioni e agli amministratori dei sistemi di memorizzare
file .vbs ed eseguibili sul server, ma non agli altri dipendenti, poiché non ne hanno la necessità.
Una scuola superiore di Copenhagen, Danimarca, ha imparato a proprie spese che una policy di
blocco dei file può contribuire a sventare l’attacco dei virus. Il virus I Love You ha infettato oltre
50.000 file Windows NT di proprietà di circa 3000 studenti. Prima di caricare i nastri di backup, il
reparto IT ha utilizzato StorageCentral per impostare un filtro che bloccasse la memorizzazione
dei file .avi sui server. VERITAS si è assicurata che il nastro di ripristino trascurasse qualsiasi
file .vbs. I server ripristinati non contenevano file infetti. Inoltre il reparto IT ha impostato un filtro
per impedire agli studenti di memorizzare file .mp3.
Suddividere il contenuto in modo appropriato
Per assicurarsi che i dipendenti salvino file specifici su un server concepito appositamente, può essere
opportuno bloccare questi tipi di file su tutti gli altri server. Ad esempio il reparto IT presso Allied Domecq ha
bloccato i file .bak, per evitare che il personale effettuasse il backup dei desktop su un server. L’azienda ha
selezionato una SAN remota quale destinazione dei backup e sui desktop ed i portatili dei dipendenti è presente
un’apposita icona di collegamento. Inoltre, considerando inefficienti i grandi archivi di file .PST (e-mail di
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Exchange salvate) memorizzati su centinaia di server, il reparto IT di questa società informatica multinazionale
ha impostato server .PST dedicati e ha impedito al personale di salvare file .PST sui server di file dei reparti.
6.4 CONSENTIRE AI DIPENDENTI DI GESTIRE IL PROPRIO SPAZIO SU DISCO
TRAMITE STRUMENTI E TECNICHE CHIARI ED EFFICIENTI
È necessario illustrare ai dipendenti per quali ragioni l’organizzazione richieda che siano loro a gestire lo spazio
assegnato e formarli in merito alle procedure appropriate. John Webster, un analista dello storage presso Data
Mobility Group, consiglia:
“I reparti IT devono spiegare ai dipendenti che la gestione dello storage non ha nulla a che vedere con il costo
dei supporti. Al contrario, è finalizzata a proteggere le loro informazioni e a renderle immediatamente disponibili,
senza tempi morti. Per questo deve esistere una policy di utilizzo dello storage”.
Dopo aver ottenuto l’approvazione per la propria policy di utilizzo dello storage e l’acquisto di
soluzioni VERITAS, il reparto IT di un leader mondiale nella produzione di reattori per
illuminazione ha condotto sessioni di formazione presso ogni stabilimento negli Stati Uniti ed in
Messico. Gli 800 dipendenti hanno ricevuto una spiegazione approfondita in merito
all’importanza per ciascuno di adottare misure per controllare l’utilizzo dello storage, nonché una
descrizione del processo. Un amministratore dei sistemi ha affermato: “La formazione sulla
policy ha stimolato l’adesione dei dipendenti sin dall’inizio”.
Se si desidera che il personale continui a collaborare gestendo il proprio spazio nell’ambito delle procedure di
routine, è necessario fornirgli gli strumenti per farlo. Dopo tutto, i dipendenti conoscono meglio di un
amministratore dei sistemi quale versione di un report occorre conservare.
Proprio da questo punto di vista le soluzioni VERITAS possono offrire il loro contributo più efficace. I report in
HTML sulla pulizia consentono ai dipendenti di riesaminare rapidamente un elenco dei loro file problematici, ad
esempio quelli che superano determinate dimensioni, e rimuovere ciò che non è necessario mantenere online o
sottoporre a backup. Senza questi report, il personale potrebbe dover dedicare ore alla ricerca dei file
indesiderati nelle directory. Poiché ogni voce di un report di pulizia è un collegamento a un file, è sufficiente fare
clic per visualizzare il file corrispondente, eliminarlo, trasferirlo sul desktop o archiviarlo su CD.
In un’università statale del Sud Dakota, la policy dello storage impone a ogni reparto di gestire il
proprio spazio con l’assistenza dello staff IT. Grazie agli strumenti VERITAS, l’amministratore
della rete ha creato un report personalizzato per ciascun reparto, adattando i report VERITAS
corrispondenti. In questo caso ogni report HTML viene inviato automaticamente con le e-mail di
avviso relative all’80 e 90% delle quote. Alcuni reparti possono anche ricevere i report a
scadenza settimanale. Ad esempio, il report per l’ufficio delle pubbliche relazioni mostra tutti i
file superiori a una dimensione specifica, tutti i file duplicati, nonché quelli che non sono stati
aperti da un determinato intervallo di tempo. L’amministratore della rete sostiene che i reparti si
sono dimostrati efficienti nelle operazioni di pulizia ed in particolare nell’identificazione del
materiale da archiviare.
6.5 AUTOMATIZZARE IL MAGGIOR NUMERO POSSIBILE DI ATTIVITÀ DI GESTIONE
DELLO STORAGE
Tutti gli amministratori, prima o poi, si sentono sopraffatti dal numero di ore trascorse per gestire lo storage.
Secondo il rapporto di Gartner Group, Managing Storage 2000, Windows è il sistema operativo nel quale la
gestione dello storage risulta più difficile e dispendiosa.
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Gli strumenti VERITAS aiutano i reparti IT in molte procedure di pulizia che finora sono state effettuate
manualmente. I clienti VERITAS sostengono di poter risparmiare fino a una settimana al mese o addirittura
dimezzare il carico di lavoro automatizzando la gestione delle quote di spazio, l’esclusione dei file e la creazione
di report sulle caratteristiche del contenuto. Ad esempio, un amministratore dei sistemi presso un reparto
accademico dell’università statale della Pennsylvania ricorda di aver passato una settimana al mese ricercando
nelle directory home di ogni utente file di grandi dimensioni che violassero la policy dello storage vigente
nell’istituto. Oggi le soluzioni VERITAS svolgono questo compito al suo posto.
È possibile affidarsi agli strumenti VERITAS per i compiti più difficili, ad esempio per individuare tutti i file dei
dipendenti che hanno lasciato l’azienda. E se i dipendenti licenziati fossero 5000? Gli amministratori dei sistemi
di una grande azienda di telecomunicazioni hanno scelto VERITAS appositamente per questo compito.
Utilizzando l’interfaccia di scripting degli strumenti VERITAS, gli amministratori dei sistemi hanno potuto
individuare i file e archiviarli automaticamente su nastro.
La legge degli Stati Uniti impone a una distilleria di avere un ufficio in ogni stato in cui
distribuisce bevande alcoliche. Nella seconda distilleria per grandezza nel mondo, un team
centralizzato di amministratori dei sistemi gestisce 68 server in 32 uffici negli Stati Uniti ed in
Canada. Il team, grazie a VERITAS StorageCentral, è riuscito a recuperare circa il 40% dello
spazio occupato da file superflui sui server e ad implementare policy per controllare come 1200
dipendenti facciano uso dello spazio loro assegnato. Questi risultati hanno consentito al team di
posticipare di un anno l’aggiornamento di tutti i siti. Per effettuare l’aggiornamento, gli
amministratori dei sistemi avrebbero dovuto raggiungere anche gli uffici più lontani.
Rispetto allo strumento di gestione utilizzato in precedenza dal team, le soluzioni VERITAS
hanno contribuito a dimezzare il carico di lavoro. Uno degli amministratori dei sistemi ha
dichiarato: “Ora che controlliamo meglio i nostri server remoti, non dobbiamo più perdere tempo
per raggiungere personalmente un ufficio lontano, dove un server sta esaurendo la sua
capacità. Gli avvisi di VERITAS StorageCentral ci comunicano tali situazioni con grande
anticipo”.
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