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SCENARIO DI RIFERIMENTO FORUM P.A. “La Trasparenza nei Procedimenti Amministrativi” Roma 29 Ottobre 2002 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 1 Chi è l’INAIL? L’Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro gestisce l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 2 La missione ed i Clienti • La Missione: – Realizzare un sistema integrato di tutela nei confronti del lavoratore: • Prevenendo il rischio lavorativo nei luoghi di lavoro, • Fornendo ai Lavoratori che subiscono danni fisici a causa di infortuni o malattie professionali, prestazioni sanitarie ed economiche, cure e servizi finalizzati alla riabilitazione ed al reinserimento nella vita sociale e lavorativa, • Esonerando il datore di lavoro dalla responsabilità civile conseguente ai danni subiti dai propri lavoratori dipendenti e parasubordinati, a fronte della Riscossione dei Premi Assicurativi versati dalle Aziende. • I Clienti: I Cittadini, i Lavoratori, le Aziende, i Consulenti, i Patronati, le Associazioni 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 3 La Struttura Territoriale 19 Direzioni Centrali 20 Direzioni Regionali ed 1 Provinciale (Bz) 125 Sedi di Tipo A 24 Sedi di Tipo B 16 Sedi di Tipo C (Pesanti) 61 Sedi di Tipo C (Leggere) Circa 70 Agenzie 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 4 Un nuovo modo di lavorare La Gestione Documentale quale strumento: Per la riorganizzazione dei processi interni in INAIL A Supporto dei Servizi INAIL a Imprese e Cittadini Da raggiungere attraverso: L’Apertura architetturale Il riassetto organizzativo e funzionale La riprogettazione dei flussi informativi La riqualificazione del personale 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 5 IL PROTOCOLLO INFORMATICO 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 6 Il Sistema Informatico DIREZIONE GENERALE SEDI C (Leggere) Agenzie RUPA Router M300- 5 M300- 5 Scanner Server Server OCR Juke Box Router SEDI A-B-C (Pesanti) Direzioni Regionali ETHERNET M 300-5 29 Ottobre 2002 M300- 5 M300- 5 Scanner Gestione Documentale Integrata 7 Il Protocollo Informatico E’ aderente ai requisiti minimi previsti dal DPR 445/2000: • Registrazione di Protocollo • Segnatura • Classificazione 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 8 Lo stato attuale del PI • E’ operativo presso tutte le sedi territoriali dell’Istituto relativamente ai soli processi • GRA • GRAI • ISI • CARTELLA CLINICA • E’ stata svolta la formazione agli Utenti delle sedi dell’Istituto • E’ attivo il servizio di Help Desk, a supporto delle problematiche applicative e sistemistiche delle sedi 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 9 Lo stato attuale del PI • Inoltre è stata realizzata la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) del modello 10/SM (Dichiarazione delle Retribuzioni del Premio Dovuto) • E’ stata effettuata una prima integrazione tra il Protocollo Informatico ed il Contact-Center INAIL • Sono in corso di realizzazione le funzioni di riconoscimento ottico dei caratteri degli ulteriori moduli strutturati dell’Istituto 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 10 Il Protocollo Informatico Acquisizione Classificazione Protocollazione Archivio dei documenti Doc. strutturato ? Librerie di accesso sì ICR no Attinente alle aree istituzionali ? no Distrib. 29 Ottobre 2002 Appl. istituzionali Interfaccia grafica sì Notifica Gestione Documentale Integrata 11 L’integrazione del Contact-Center Notifica Portale INAIL Acquisizione Classificazione Protocollazione Smistamento Sede 1 Archivio documenti Notifica 29 Ottobre 2002 Protocollazione in uscita Procedure Istituzionali Gestione Documentale Integrata Acquisizione Classificazione Protocollazione Sede n Archivio documenti 12 L’EVOLUZIONE 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 13 Il Piano di Lavoro • Piano di Evoluzione del Sistema di Gestione Documentale Integrata • Piano di Evoluzione Organizzativa • Piano di Evoluzione Tecnologica • Piano di Evoluzione dell’Integrazione • Piano di Gestione delle Risorse Umane 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 14 Il Piano di Evoluzione del Sistema di GDI • In funzione degli aspetti normativi, del contesto attuale dell’Istituto e degli obiettivi strategici, il piano di evoluzione del SGDI riporta le componenti da realizzare nell’ambito dei singoli piani: • AOO • Titolario • Manuale di Gestione • Architetture di supporto delle singole AOO • Politiche della sicurezza • Firma Digitale • Formazione •… 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 15 Il Piano di Evoluzione Organizzativa • Definizione delle AOO • Strutture definitive del Titolario • Individuazione delle strutture di “Tenuta del Protocollo” • Evoluzione del Manuale di Gestione • Definizione delle politiche di sicurezza • Ridefinizione dei flussi documentali delle AOO 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 16 Il Piano di Evoluzione Tecnologica • Migrazione alla piattaforma FileNET Panagon (in via di completamento) • Implementazione di sistemi di WorkFlow (dicembre 2002) • Realizzazione delle ulteriori funzioni di riconoscimento ottico dei caratteri (dicembre 2002) • Servizio di Help Desk a supporto delle problematiche applicative e sistemistiche delle sedi • Gestione delle Architetture evolutive del sistema e degli aspetti di sicurezza 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 17 Il Piano di Evoluzione dell’Integrazione • Integrazione con la Firma Digitale • Integrazione con i canali di contatto (Portale, Call Center, Web Call Center, Help Desk …) • Integrazione con le Procedure Istituzionali, Strumentali e di Supporto • Automazione dei principali flussi documentali tramite sistemi di WorkFlow 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 18 IL Piano di Gestione delle Risorse Umane • Individuazione degli skill necessari alla gestione documentale • Individuazione dei ruoli da assegnare delle risorse di gestione • Assegnazione documentale alle aree di “tenuta del protocollo” • Formazione relativa ai singoli ruoli individuati 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 19 AOO: documenti in entrata Notifica sì Ufficio Posta Verifica firma digitale Protocollazione Protocollare no Classificazione Archiviazione Elaboratore @ Sportello Distribuzione automatica Prestazioni 29 Ottobre 2002 Gra ... Gestione Documentale Integrata 20 AOO: documenti in uscita Notifica sì Ufficio Posta Protocollare no Firma digitale Protocollazione Classificazione Archiviazione Elaboratore @ ... Trasmissione 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 21 I Workflow PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Cittadini, Patronati, ... AOO 1 AOO 1 AOO 1 AOO 2 AOO 2 AOO 2 AOO n AOO k AOO k INAIL 29 Ottobre 2002 INPS ... Gestione Documentale Integrata Imprese, ... FINANZE 22 Il colloquio tra AOO AOOx Gestione documentale AOOY Gestione documentale Lavorazione occorre trasmettere : N doc. 1 protocollati K doc. 2 da protocollare Richiesta prot. doc. 2 Richiesta prot. Trasmiss. [email protected] 29 Ottobre 2002 SMTP Gestione Documentale Integrata [email protected] 23 ……altre Patrimonio Personale Area Legale Area Medica Prestazioni Le componenti Applicative delle aree Istituzionali e Strumentali Premi Il Sistema a regime Gestione Documentale Integrata quale infrastruttura di base a supporto dei processi primari dell’Istituto 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 24 L’e@document Archivi Cartacei WorkFlow Consultazione Acquisizione e Integrazione con WEB Protocollo AIPA tutte le Procedure RUPA Firma Digitale Server di Sede Circolarità Documenti CE CAL NT L ER Server di Sede NI I AG M IM E TI DA IN TE RN ET Altri Enti e Istituzioni 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata Aziende e Cittadini 25 Allineamento con la Direttiva 2002 Obiettivi di legislatura La Gestione Documentale Integrata è base per: •L’ufficio digitale •Il portale INAIL •Il portale Nazionale del cittadino 29 Ottobre 2002 Servizi on-line ai cittadini ed imprese Efficienza Valorizzazione risorse umane Trasparenza Qualità Gestione Documentale Integrata 26 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 27
