controllo di gestione per commessa negli studi professionali

ORGANIZZAZIONE STUDIO
varie
CONTROLLO DI GESTIONE
PER COMMESSA NEGLI STUDI
PROFESSIONALI
a cura di:
I singoli “lavori” svolti per il cliente all’interno dello studio professionale, come una specifica consulenza o la dichiarazione dei redditi, possono essere paragonati alle commesse che
rappresentano la diretta conseguenza di un unico processo caratterizzato da input e output
precisi e ben definiti:
• si può considerare input l’ordine del cliente, che porta ad un’organizzazione delle risorse
da impiegare per lo svolgimento della pratica;
• l’output finale, invece, è il servizio offerto.
Applicando il controllo di gestione ad ogni singola commessa è possibile verificare eventuali
scostamenti rispetto a quanto programmato prima dello svolgimento del lavoro.
SOMMARIO
• SCHEMA DI SINTESI
• APPROFONDIMENTI
SCHEMA DI SINTESI
POSSIBILE
OGGETTO
DELLA
COMMESSA
CARATTERISTICHE
DEL LAVORO
ESEGUITO
SU COMMESSA
Ö
Un unico prodotto/servizio.
Ö
Ö
Più unità dello stesso
prodotto/servizio.
Ö
Ö
Unico prodotto/servizio,
composto a sua volta da
più prodotti/servizi.
Ö
Ö
Prevalenza del problema
tecnico.
Ö
Ö
Lavoro umano fortemente specializzato.
Ö
Costi caratterizzati da prevalenza di componenti variabili, primo tra tutti il costo del lavoro.
Predisposizione
del preventivo
di commessa.
Ö
Programmazione
dell’attività
Esecuzione operativa
della commessa
Esempio Redazione di una perizia di stima.
Proposte ad alto contenuto di complessità.
Esempio Ristrutturazione finanziaria di un’azienda.
Produrre con obiettivi di efficienza ed efficacia ciò che il cliente
richiede.
Ö
Ö
• La progettazione esecutiva della commessa e la programmazione
delle varie attività è affidata, generalmente, al responsabile di commessa, che è chiamato a definire le attività necessarie per realizzare
la commessa e i tempi di esecuzione delle varie attività e della
commessa in generale, rispettando gli obiettivi rivolti:
.. alla massimizzazione della redditività;
.. all’ottimizzazione delle risorse impiegate per lo svolgimento (efficienza);
.. al conseguimento della massima soddisfazione del cliente (efficacia).
Ö
• Prevede la realizzazione di tutte le fasi attuative della commessa.
• Tale fase presuppone la predisposizione di un time sheet in grado
di individuare tutte le fasi e di agganciare a ciascuna di esse la risorsa
che si occuperà della materiale realizzazione, nel rispetto dei tempi
stabiliti.
FASI
DI GESTIONE
DELLA
COMMESSA
Ö
La fase di realizzazione è particolarmente personalizzata.
• Presuppone la consapevolezza:
.. di ciò che il potenziale cliente vuole effettivamente;
.. della valutazione dell’impatto economico e finanziario dell’operazione;
.. della valutazione dei tempi di realizzazione;
.. delle risorse da impiegare (carichi di lavoro).
• La valutazione effettuata con il preventivo di commessa riguarda:
.. i tempi di esecuzione;
.. i costi della commessa Ö valutazione economica;
.. l’individuazione del prezzo che deve essere accettato dal cliente e
che deve garantire un risultato vantaggioso per lo Studio Professionale Ö valutazione economica;
.. la previsione dei tempi di incasso e pagamento Ö valutazione
finanziaria.
Determinazione
del Prezzo
Ö
Caratterizzato da elevata standardizzazione (es.: dichiarazione dei
redditi).
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ORGANIZZAZIONE STUDIO
varie
APPROFONDIMENTI
ANALISI DEGLI SCARTI
/SCOSTAMENTI
• Il controllo di gestione della com- • Il controllo di commessa consente di verificare, sul
messa deve essere eseguito a prepiano economico, la realizzazione della commessa
ventivo e a consuntivo, al fine di
confrontando i dati programmati con i tempi effettifavorire l’analisi degli scostamenvamente impiegati per eseguire le varie fasi del proti.
cesso di commessa.
Esempio
Commessa n. 5 cliente “Rossi Mario”
Preventivo
Importo
Ricavi commessa
Consuntivo
%
Importo
Scarto
%
Importo
% orizz.
2.500,00
100,00%
2.250,00
100,00%
- 250,00
250,00
10,00%
250,00
11,11%
0,00
2.250,00
90,00%
2.000,00
88,89%
- 250,00
Costi personale diretto interno
632,90
25,32%
1.000,00
44,44%
367,10
Costi personale diretto esterno
-
0,00%
-
0,00%
0,00
1.000,00
44,44%
- 617,10
-
0,00%
0,00
Costo commerciale
Ricavi netti
1° margine di contribuzione (lordo)
1.617,10
Altri costi
-
2° margine di contribuzione (netto)
1.617,10
Costi fissi di struttura
Reddito operativo
64,68%
0,00%
1.000,00
44,44%
- 617,10
375,00
64,68%
15,00%
360,00
16,00%
- 15,00
1.242,10
49,68%
640,00
28,44%
- 602,10
90%
89%
62%
62%
52%
• Gli scostamenti (che sono evidenziati con gli scarti) possono essere positivi o negativi;
inoltre, gli stessi permettono di capire quali sono le cause che li hanno generati, consentendo
di correggere eventuali errori o sanare possibili inefficienze.
• Il fatturato previsto è inferiore a quello realizzato a causa di una contestazione del cliente
che non è rimasto soddisfatto.
• Il costo della risorsa incaricata per un’importante fase di realizzazione è maggiore rispetto
a quanto preventivato. Ciò può essere causato:
.. dal maggior tempo di realizzazione rispetto a quello programmato;
.. da esigenze organizzative che, in fase di realizzazione del lavoro, hanno comportato la
sostituzione della risorsa individuata con un’altra il cui costo orario è maggiore (risorsa
impiegata con maggiori competenze).
SCARTI
POSITIVI / NEGATIVI
Analisi delle cause
Tavola
Indicatori di performance della commessa
Indice
di performance
di tempo
Costo a preventivo del lavoro svolto
Costo previsto alla data del controllo
• Esprime il grado di avanzamento delle attività di commessa.
• Se il rapporto è inferiore all’unità, l’indice segnala un ritardo
nell’esecuzione della commessa.
Indice generale
di performance
della commessa
Costo sostenuto alla data del controllo
Costo previsto alla data del controllo
• È l’indicatore generale di efficienza economica della commessa.
• Un risultato maggiore dell’unità indica un dispendio eccessivo
di risorse rispetto a quanto programmato; viceversa, un indice
minore dell’unità indica un risparmio nell’utilizzo delle risorse.
Risultato aggiornato
Risultato previsto
• Tale indice anticipa sinteticamente lo scostamento tra il risultato economico atteso e quello conseguito fino a quel momento,
considerando che il risultato aggiornato è dato dal ricavo di
commessa, al netto dei costi sostenuti fino a quel momento e dei
costi previsti per la conclusione della stessa.
• Maggiore sarà l’indice rispetto all’unità e migliore sarà la realizzazione rispetto alla previsione.
Indice sintetico
del risultato
economico
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