PROPOSTA COLLABORAZIONE UFF REL EST -

Paola Treppo
Proposta attività di supporto all’Ufficio Relazioni Esterne
Giugno-Novembre 2013
Comune di Cividale del Friuli (Ud-Fvg)
Il Comune di Cividale del Friuli, per la sua consistenza demografica, per la sua
importanza storica, economica, commerciale e relativa ai servizi, necessita di
un’attività di comunicazione e informazione costante e professionale, volta a
rafforzare sui quotidiani e sui periodici friulani e non solo (anche su radio, tv, siti
web e agenzia di stampa) la visibilità delle iniziative istituzionali promosse
dall’Amministrazione Comunale, che preveda una comunicazione organizzata e
sistematica atta a divulgare anche la presenza di eventi, feste e appuntamenti culturali
(per avvenimenti di rilievo diffusi anche a livello nazionale presso le riviste di settore)
con comunicati stampa che informino e richiamino ospiti e visitatori.
Premesso
La sottoscritta Paola Treppo, unitamente alla collega, giornalista professionista,
Rosalba Tello, ha operato a supporto dell’Ufficio Relazioni Esterne del Comune di
Cividale del Friuli da aprile 2012, con ottimo riscontro in merito alla diffusione e
promozione degli eventi e delle iniziative promosse dall’Amministrazione Comunale e
non solo. Unitamente al Municipio, infatti, sono state presentate, diffuse, promosse e
comunicate con grande efficacia, su tutto il territorio regionale ma anche nazionale e
pure nei vicini Paesi di Slovenia e Croazia, eventi, progetti e iniziative che hanno
coinvolto anche altre realtà, diverse dal Comune, ma che con esso collaborano
strettamente, o anche solo saltuariamente, per piani mirati a sviluppare l’economia, il
richiamo turistico e la promozione generale del territorio di Cividale del Friuli.
In questo contesto, un supporto specifico all’Ufficio Relazioni Esterne del Municipio da
parte di professionisti della comunicazione risulta fondamentale, considerato, peraltro,
il recente inserimento della Città nel Patrimonio dell’Umanità Unesco. Questa ultima
condizione, di per sé stessa e da sola, perché recente ma non solo, perché
potenzialmente in grado di imporsi con successo sul fronte comunicazione a livello non
solo locale, ma soprattutto nazionale, europeo e, se possibile, mondiale, richiede ed
esige la presenza di un professionista della comunicazione del tutto dedicato e
incaricato in maniera costante, in supporto fattivo all’Ufficio Relazioni Esterne.
Un’opera che richiede conoscenza del territorio, presenza, apertura di canali specifici
e dedicati ad ampio raggio, da coltivare nel tempo e non in forma sporadica. La
fidelizzazione di testate e giornalisti, infatti, nasce e cresce attraverso un’azione
continuativa negli anni, come dimostrano innumerevoli casi legati a Enti e Associazioni,
anche di categoria, che si avvalgono da tempo e in forma costante di professionisti
dedicati, molte volte assunti in pianta stabile, con il solo e specifico compito di tenere i
rapporti con il mondo dei media e di promuovere le attività e le iniziative degli stessi.
In tal senso, le attività svolte in questo tra il 2012 e il 2013 dalla sottoscritta e dalla
collega Rosalba Tello, giornaliste che si occupano esclusivamente di informazione e
comunicazione (non solo a supporto di Enti e Associazioni ma anche direttamente su
testate locali e nazionali, da oltre 15 anni) si sono rilevate fondamentali per il Comune
di Cividale del Friuli, attraverso il supporto dell’Ufficio Relazioni Esterne. Dalla limitata
e penalizzante diffusione precedente attraverso, di fatto, un unico canale media di
comunicazione, le iniziative del Municipio, e con esse quelle di altre importanti realtà
che con esso collaborano, sono state veicolate: a livello locale da radio, televisioni,
agenzie stampa, siti web di settore (locali e nazionali), settimanali, quindicinali e
mensili della carta stampata; a livello nazionale attraverso la diffusione su testate
normalmente di difficile accesso; a livello nazionale attraverso una capillare diffusione
degli eventi tramite testate solo on line, blog, forum; a livello locale e nazionale
attraverso le nuove forme di comunicazione rappresentate dai social network - sistemi
il cui utilizzo e accesso cresce in maniera esponenziale mano a mano che vengono resi
disponibili sul mercato nuovo supporti di accesso alla rete pratici e “mobili”, quindi
tablet e telefonini di ultimissima generazione, la cui presenza in fortissimo aumento tra
giovani e ormai anche meno giovani di notebook in abitazione; si ricorda che uno dei
pochi comparti non in crisi è rappresentato proprio dal settore informatica e telefonia,
con offerte sempre più concorrenziali -.
Si tenga conto, in questo contesto, che il professionista della comunicazione è tenuto a
seguire, per l’efficacia e completezza del suo operato, i nuovi sistemi di
comunicazione; sistemi che consentono di accedere, su tempistiche molto estese
(mesi, anni) a notizie diffuse in rete con costanza. Informazioni, peraltro, a costo zero
per l’utente finale, poiché (al pari di radio e tv) non richiedono spese di acquisto (come
accade per la stampa “tradizionale”, con la sola eccezione della free press - l’esempio
di Udine è rappresentato unicamente da “Il Quotidiano Fvg”, diversamente dai grandi
centri italiani ed esteri ove la stampa gratuita è realtà consolidata e vincente da anni -).
È necessario, quindi, proseguire con l’attività di diffusione e promozione sistematica di
tutto ciò che viene svolto, progettato, organizzato dal Comune e dagli Enti/Realtà che
con esso collaborano. Per non penalizzare l’opera svolta fin qui con grande
competenza e forte attaccamento al territorio e all’Ente, evidente anche dalla spesa
che il Municipio è chiamato a sostenere, del tutto contenuta se paragonata con quelle
richieste di norma da agenzie stampa, anche in relazione al numero di comunicazioni a
cui è stato fornito supporto all’Ufficio Relazioni Esterne, sempre con tempestività ed
efficacia, nonostante il periodo di crisi economica coinvolga, sempre di più, in questi
ultimi anni, anche il comparto del giornalismo e dell’editoria nel senso più esteso del
termine.
L’impegno del professionista a supporto dell’Ufficio Relazioni Esterne va, invece,
ulteriormente potenziato, sfruttando ogni mezzo di informazione presente, che sia di
diffusione “tradizionale” che innovativo: si propone, ad esempio, l’apertura di una
pagina del Comune sull’ormai popolarissimo social network Facebook, spazio virtuale
che ricopre, di fatto, la funzione di un sito internet ma a costo zero e di grande
efficacia. Esempi di alcune realtà locali, senza spostarsi fuori regione, sono
rappresentati in Cividale dai due Museo che custodiscono beni Unesco della Cividale
Longobarda, e, sul fronte Municipi, da esempi che arriva da Rivignano, Palazzolo dello
Stella e Nimis; realtà, queste ultime, di importanza storica ed economica
oggettivamente minore di Cividale del Friuli ma che hanno registrato un notevole
consenso tra i residenti nei singoli paesi e non solo.
Si suggerisce un potenziamento dell’offerta comunicativa attraverso l’immagine e non
il solo testo, quindi puntando su gallerie fotografiche e video che inserire in rete, da
realizzare autonomamente da parte del giornalista in accordo con lo staff comunale
dell’Ufficio Relazioni Esterne del Municipio.
Si suggerisce i potenziamento, per il mero interesse di diffusione a livello locale, di un
mensile di rapida realizzazione che contenga le principali notizie “di servizio”
promosse dal Comune e/o dall’Ambito o altri soggetti sovra comunali che afferiscono
all’Ente Municipio di Cividale.
È bene sottolineare che l’arresto della comunicazione avviata ex-novo tra il 2012 e
questo 2013, tenendo conto anche di alcune condizioni di difficoltà legate ad alcuni
media locali, potrebbe dare origine a disagi comunicativi, mancando la regia “di
controllo” meticoloso e molto attento presente a oggi.
Tenendo conto delle difficoltà economiche che, oggettivamente, hanno coinvolto gli
Enti Locali in questo complesso momento, si suggerisce comunque di proseguite, se
possibile potenziando al massimo la comunicazione, anche solo con un referente unico,
nel caso specifico la sottoscritta, che, in questo anno, ha operato estendendo a livello
nazionale la conoscenza della città e delle sue iniziative.
Si precisa
L’opera di supporto all’Ufficio Relazioni Esterne del Comune di Cividale del Friuli sarà
coordinata da Paola Treppo e godrà del valore aggiunto della professionalità del
giornalista Luciano Patat; l’attività del collega Luciano Patat, già Ufficio Stampa
Promotur, attuale collaboratore della testa settimanale “Il Friuli”, (si veda a tal
proposito il Cv), consentirà di ampliare ulteriormente il raggio d’azione in materia di
comunicazione anche in area transfrontaliera Italia-Austria e nella materia dello sport,
spesso al centro di iniziative di particolare rilevo promosse in Cividale del Friuli.
L’attività e la presenza del collega Patat mira a fornire un duplice e diversificato
(strategico) supporto professionale all’Ufficio Relazioni Esterne del Municipio; un
supporto che consenta, in maniera continuativa e costante, di diffondere le
informazioni di rilievo in team.
L’opera di comunicazione
La comunicazione a mezzo stampa comprende lanci di notizie - sia di carattere
istituzionale sia relative a appuntamenti o eventi di cui si vuol mettere a conoscenza la
popolazione e/o i turisti -, comunicati di approfondimento, brevi, eventuali articoli
post-evento e post-consiglio con resoconto, corredati da immagini, interviste al
primo cittadino o agli assessori su temi di attualità per il Comune.
I comunicati hanno sempre un taglio giornalistico che ne facilitano la pubblicazione,
favorita dai canali aperti da anni da Paola Treppo con i colleghi friulani e non solo, sia
redattori che corrispondenti. Questi ultimi, se vi sono, vanno coinvolti e agevolati nel
loro lavoro con l’invio di notizie - a scelta del Sindaco eventualmente in esclusiva, se si
valuta che valgano la pena di essere firmate e non divulgate indistintamente a tutta la
stampa.
È importante sia che la giornalista solleciti l’Amministrazione riguardo la
comunicazione di fatti ed eventi, proponendo quelle che, per la sua esperienza, hanno
spessore di notizia, sia che Sindaco e Assessori tramite l’ufficio Relazioni Esterne si
rendano disponibili a mantenere un continuo contatto, inviando via mail tracce di
argomenti da trattare e di temi che si vorrebbe approfondire con il supporto
professionale delle giornaliste.
Attività svolte
L´attività di supporto all’Ufficio Relazioni Esterne prevede, nel dettaglio:
- Ottimizzazione dei testi predisposti dall’Ufficio relazioni Esterne ed invio dei
comunicati stampa istituzionali e su particolari eventi, da diffondere ai giornalisti
e alle redazioni locali e nazionali dopo Vs. approvazione;
- Redazione di articoli e interviste su richiesta di redattori o giornalisti collaboratori;
- Monitoraggio delle uscite e rassegna stampa periodica degli articoli pubblicati;
- Aggiornamento mailing-list delle testate di interesse dell´Amministrazione
Comunale;
- Preparazione semestrale o annuale della rassegna stampa finale rilegata, con tutti
gli articoli pubblicati, compresi passaggi radio e tv;
- Contatti e relazioni pubbliche con giornalisti di tutte le testate giornalistiche,
nonché con referenti dell´Amministrazione;
- Presenza in Comune del giornalista, quando necessario;
- Preparazione di cartelle stampa e organizzazione di Conferenze Stampa per
eventi di rilievo.
- Riprese video del territorio del Comune da consegnare alle televisioni affinché le
emittenti dispongano in ogni momento di materiale utile a “coprire” i servizi dedicati
alla cittadina
Metodo di lavoro
Tra la giornalista Paola Treppo, giornalista professionista, collaboratrice di “Telefriuli
Spa”, de “Il Gazzettino di Venezia” (redazione di Udine), conduttrice della
trasmissione “Tg Udine Economia”, articolista del quindicinale “Dom”, del mensile
Udine Economia (resto vedi CV allegato), e il Comune di Cividale del Friuli si crea un
flusso continuo di informazioni che consente di reperire, elaborare e diffondere notizie
ai mezzi di informazione con tempestività e correttezza. Saranno inviati unicamente i
comunicati approvati e redatti d´intento con l´Amministrazione Comunale, che
s´impegna a prestare proficua collaborazione offrendo reperibilità e disponibilità di
tempo. Il lavoro viene effettuato in autonomia dalla giornalista, sempre previa
approvazione dell’Amministrazione Comunale tramite l’Ufficio Relazioni Esterne, con
comunicazioni telefoniche o (preferibile) via mail.
Periodicità redazione comunicati
Si propone la redazione e l´invio dei comunicati a seconda delle esigenze
dell´amministrazione e degli eventi da essa organizzati e/o su suggerimento della
stessa giornalista, in ogni caso con una frequenza che non sovraccarichi le redazioni
con informazioni eccessive o con notizie poco rilevanti e di scarso interesse al fine
della pubblicazione. Il numero standard indicativo di comunicati da inviare alla
stampa è dunque di circa 3-4 a settimana. Una quantità superiore rischierebbe di
saturare lo spazio e di far perdere di vista la priorità da dare agli argomenti più
importanti; ciò non esclude l’invio di un numero superiore di note informative nel
caso vi siano esigenze specifiche da parte dell’amministrazione comunale.
Durata
Per un´attività efficace, basata su una comunicazione continuativa e metodica,
l’incarico ha durata di 6 mesi con decorrenza primo giugno 2013. Su Vs. richiesta
è possibile prolungare la collaborazione per l’intero mandato del Sindaco in carica o
per altri 6 mesi, in base alle disponibilità del Comune.
Segreto professionale
Paola Treppo garantisce il massimo rispetto del segreto professionale, della
riservatezza delle informazioni e dei dati relativi all’attività prestata per il Comune.
Utilizzazione del materiale prodotto
Al Comune compete il diritto all´utilizzo esclusivo degli elaborati prodotti, con
consigliata pubblicazione anche sul sito comunale e sul giornalino.
Costi
Per tali servizi l’importo mensile richiesto è di € 500,00 (iva esclusa), comprensivo
delle spese telefoniche e di copisteria, dell´acquisto dei quotidiani e dei periodici
necessari per la raccolta degli articoli e la preparazione della rassegna stampa, delle
trasferte e della disponibilità negli orari extralavoro (presenza/reperibilità
dell’addetto nei giorni festivi o in orari serali).
Modalità di pagamento
Fattura
Bonifico bancario 30 gg (o trimestrale, a discrezione Comune) dalla data di invio
fattura
Pi 02724420308 - denominazione “Luciano Patat”
In allegato
Cv, Pi, dati fiscali, coordinate bancarie
Tarcento, 21 maggio 2013
Per accettazione
Paola Treppo
Luciano Patat