Regolamento del Comitato Tecnico Scientifico (CTS) AIRC

Regolamento del Comitato Tecnico Scientifico (CTS) AIRC
I membri del CTS devono avere tutte le informazioni riguardanti i loro diritti e doveri e pertanto
devono avere a disposizione questo regolamento e firmare di averlo ricevuto e letto. Questo
regolamento sarà anche disponibile online sul sito AIRC.
INTRODUZIONE
Il CTS, secondo Statuto, è nominato dal Consiglio Direttivo che ne stabilisce nel tempo il numero
dei membri, ed è presieduto dal Direttore Scientifico. Il CTS coadiuva il Direttore Scientifico nella
valutazione delle richieste di finanziamento per progetti di ricerca e borse di studio, oltre ai
rendiconti di carattere scientifico ed economico presentati dai beneficiari.
Il CTS si compone di due sottocommissioni: il CTS-progetti che valuta richieste di finanziamento
per Investigator Grant e il CTS-borse che valuta richieste di finanziamento per Borse di studio.
COMPOSIZIONE E NOMINA
I membri del CTS sono scienziati di elevato profilo internazionale, esperti in oncologia. Il ruolo
richiesto a un membro del CTS non è limitato alla propria specifica expertise: ogni membro deve
essere in grado di discutere, valutare e partecipare ad ogni attività del CTS anche al di fuori della
propria particolare competenza scientifica. I membri del CTS devono essere quindi scienziati con
una visione ampia della ricerca oncologica.
I membri del CTS sono nominati come singola persona e non come rappresentanti di una particolare
specializzazione, istituzione o interessi di gruppo. Il loro stretto dovere è di agire solo nell’interesse
di AIRC e non percepiscono alcun compenso.
L’incarico in genere dura tre anni ed è eventualmente rinnovabile per un ulteriore mandato. Il
Direttore Scientifico ha facoltà di modificare la durata degli incarichi qualora motivazioni di ordine
scientifico lo richiedano. Prima di accettare l’incarico gli scienziati invitati a far parte del CTS
devono confermare che è a loro ben chiaro sia il loro compito, sia la durata dell’incarico e
soprattutto l’obbligata presenza a tutte le riunioni del CTS. Il CTS si riunisce fino a tre volte
all’anno.
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EQUILIBRIO DELLE EXPERTISE
La multidisciplinarità del CTS è indispensabile per assicurare che nel processo di peer review siano
presenti le competenze scientifiche che coprono le varie aree di ricerca oncologica. Per il processo
di peer review, descritto nei bandi annuali, il CTS è affiancato da circa 600 revisori di diverse
nazionalità, scienziati internazionalmente noti che lavorano presso istituti di ricerca all’estero,
esperti nelle varie discipline di interesse oncologico. L’assegnazione dei progetti avviene secondo il
massimo di competenza scientifica per i revisori stranieri e, quando possibile, per i membri del
CTS.
Il CTS deve avere nel tempo regolari e opportuni ricambi nella sua composizione, tenendo tuttavia
in conto la possibile necessità di dover rinnovare le expertise indispensabili al lavoro del CTS,
effettuando ricambi anche al di fuori delle scadenze previste.
In generale:
1. Il Direttore Scientifico e lo staff del Peer Review Office devono regolarmente provvedere
all’avvicendamento, monitorando la durata dei mandati in corso, per assicurare con grande
equilibrio sia la continuità di esperienza sia la necessità di forze ed expertise nuove nel CTS.
Questi avvicendamenti devono avvenire con ricambi di circa un terzo dei membri per volta e
in modo da coprire, nei limiti del possibile, tutte le expertise scientifiche necessarie al
momento.
2. Per le decisioni di finanziamento AIRC si sforza di applicare i metodi di peer review di più
elevato standard internazionale e di arruolare sia nel CTS sia fra i revisori stranieri le
expertise più appropriate e competenti.
3. Qualora a una riunione CTS non fossero presenti tutti i membri, il Direttore Scientifico e lo
staff del Peer Review Office avranno la responsabilità di decidere se le expertise presenti
assicurino decisioni competenti e imparziali.
DIRITTI E RESPONSABILITÀ
Il CTS deve aderire alle policy di AIRC e seguire il processo di peer review da essa indicato. Il
ruolo del CTS non è statico, ma si evolve nel tempo seguendo l’evoluzione della ricerca. Ogni anno
vi può essere un primo incontro in AIRC dove si discutono le procedure per l’anno in corso e si
danno aggiornamenti anche in base all’esperienza dell’anno precedente. Durante questa riunione si
danno ai membri di nuova nomina tutte le informazioni relative alle attività del CTS.
In generale:
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1. i membri del CTS devono essere imparziali nel rappresentare l’interesse di AIRC e FIRCAIRC, evitando comportamenti che possano pregiudicare l’immagine dell’Associazione e
della Fondazione stessa;
2. i membri del CTS devono assicurare che la valutazione delle richieste di finanziamento e lo
sviluppo di adeguate policies di peer review vengano attuate con obbiettività ed imparzialità;
3. le decisioni prese durante le riunioni del CTS devono essere rispettate da tutti i membri.
Eventuali dissensi devono essere manifestati durante le riunioni e non divulgati a terzi;
4. per i progetti che accettano di valutare, i membri del CTS devono rilasciare una
dichiarazione che esclude ogni tipo di conflitto di interesse (vedi allegato “Conflitto di
interesse”);
5. i membri del CTS non devono rispondere a domande di chiarimenti da parte di terzi circa le
procedure per la compilazione delle richieste di finanziamento: tutte le relative domande
vanno indirizzate esclusivamente allo staff del Peer Review Office;
6. è importante che CTS e lo staff del Peer Review Office redigano verbali e rapporti in un
linguaggio chiaramente comprensibile;
7. quando si pone un problema che esige rapide risposte, il Direttore Scientifico e lo staff del
Peer Review Office redigono un verbale in cui è descritta la situazione di emergenza e le
procedure speciali adottate per risolvere il problema. In questi casi il CTS deve essere
informato delle decisioni prese il più presto possibile.
PROCESSO DI PEER REVIEW
Le richieste di finanziamento dei ricercatori che possiedono i requisiti di eleggibilità indicati nei
bandi AIRC e FIRC-AIRC (Calls for proposals) sono soggetti al processo di peer review, che
assicura una imparziale e competente valutazione della loro qualità scientifica. Per l’assegnazione
di una richiesta di finanziamento ad un revisore si accerta che non esistano possibili conflitti di
interesse descritti nella policy AIRC (vedi allegato). Inoltre, i candidati possono ricusare in sede di
applicazione un massimo di due revisori con conflitto personale o scientifico. A seconda del tipo di
richiesta di finanziamento il numero di membri del CTS assegnati per la valutazione di ciascun
progetto è variabile. In caso di co-finanziamento con altre agenzie, la partecipazione dei membri del
CTS alla valutazione delle richieste di finanziamento può subire modifiche per tenere conto di
esigenze e policies richieste dall’ente co-finanziatore.
Confidenzialità e protezione dei dati
Il CTS dovrà attenersi a quanto segue:
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1. tutte le informazioni confidenziali o privilegiate acquisite nel corso delle attività del CTS,
incluse le discussioni in merito alla qualità scientifica dei progetti e alla loro eventuale
finanziabilità, e la corrispondenza inerente alle richieste di finanziamento non possono
essere divulgate al di fuori del CTS stesso;
2. le richieste di finanziamento devono essere mantenute in condizioni di sicurezza e
confidenzialità sia durante che al termine del processo di peer review;
3. i candidati non devono essere informati sui nomi dei revisori che valutano la loro richiesta di
finanziamento o su qualsiasi altro dettaglio concernente il peer review della propria o di altre
richieste di finanziamento;
4. i membri del CTS non devono riferire ai candidati alcun aspetto riguardante sia la loro
richiesta di finanziamento o richieste di finanziamento altrui. Ogni eventuale richiesta di
informazioni deve essere inoltrata al Peer Review Office che agirà secondo le procedure
stabilite;
5. nel caso in cui sia prevista una riunione plenaria, quando un membro del CTS non è presente
alla discussione su un progetto con il quale ha un conflitto di interesse, al suo rientro nella
sala in cui si svolge la riunione non deve essere informato del risultato della discussione, che
gli verrà comunicato dal Peer Review Office a lavori conclusi;
6. i membri del CTS hanno il diritto di pretendere che i loro commenti siano trattati
confidenzialmente sia dallo staff del Peer Review Office che dagli altri membri del CTS;
7. l’identità dei referees delle singole richieste di finanziamento
deve essere mantenuta
confidenziale anche nel caso in cui il revisore o membro del CTS desiderasse rendere noto il
proprio nome al candidato;
8. lo staff del Peer Review Office e il CTS devono operare in modo reciprocamente trasparente
compatibilmente con la indispensabile confidenzialità prevista.
Investigators grants (IG)
Ogni richiesta di finanziamento per IG viene valutata in modo indipendente da tre revisori: due
revisori stranieri e un membro del CTS-progetti, competenti nelle specifica area del piano di
ricerca; nel caso l’expertise necessaria non fosse disponibile nel CTS-progetti, viene interpellato
uno scienziato, italiano o straniero, che garantisca una valutazione adeguata. Per evitare conflitti di
interesse i progetti presentati da membri del CTS-progetti vengono valutati esclusivamente da un
minimo di 3 revisori stranieri.
I criteri per la valutazione dei progetti IG includono:
a. rilevanza in ambito oncologico;
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b. produttività e autorevolezza scientifica internazionale del proponente nella ricerca sul
cancro, che garantiscano la capacità di condurre il progetto;
c. genuino interesse del candidato per la ricerca sul cancro;
d. innovazione;
e. approccio e fattibilità;
f. riconoscimento scientifico a livello internazionale dell’Istituto ospitante e analisi delle
risorse istituzionali che devono garantire tutto il necessario per attuare il progetto;
g. adeguatezza del budget richiesto.
Pervenute le valutazioni scritte, comprensive di scores, lo staff del Peer Review Office prepara i
tabulati con la graduatoria dei progetti. In caso di discrepanza maggiore tra le valutazioni, al
progetto viene assegnato un editor in ottemperanza con le regole sul conflitto di interesse. Gli
editors non forniscono un’ulteriore valutazione, ma servono da arbitri super partes, al fine di
stabilire quale valutazione è più centrata. Nel corso di alcune riunioni, i membri del CTS discutono
le priorità di finanziamento delle proposte sulla base del merito scientifico.
Attenendosi alle valutazioni dei tre revisori, e all’eventuale parere dell’editor, il Direttore
Scientifico propone al CTS il budget di ciascun progetto ritenuto scientificamente valido, seguendo
la graduatoria, fino all’esaurimento dei fondi disponibili. Le proposte di finanziamento, una volta
approvate dal CTS, vengono presentate al Consiglio Direttivo dal Direttore Scientifico. Per evitare
conflitti di interesse, il budget delle richieste di finanziamento presentate dai membri del CTS viene
stabilito dal Direttore Scientifico in base ai commenti dei tre revisori e presentato direttamente al
Consiglio Direttivo.
Entro la data indicata dal bando, i proponenti ricevono da AIRC la comunicazione ufficiale circa
l’esito della propria domanda. Contemporaneamente, nell’area riservata di ciascun proponente sul
sito AIRC appaiono i relativi commenti dei revisori.
AIRC si riserva il diritto di compiere audits e site-visits nei laboratori dei responsabili di progetto in
qualsiasi momento.
Borse di studio per l’Italia e per l’estero
La valutazione delle Borse di studio dell’Associazione Italiana per la Ricerca sul Cancro e della
Fondazione Italiana per la Ricerca sul Cancro-AIRC per l’Italia è completamente affidata al CTSborse. Le candidature sono assegnate ai membri del CTS-borse secondo competenza e in assenza di
ogni possibile conflitto d’interesse. Ogni richiesta viene accuratamente valutata da 3 membri che
esprimono in maniera indipendente la loro valutazione scritta e uno score, in base al quale viene
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definita la graduatoria. Le Borse vengono meritocraticamente assegnate seguendo tale graduatoria.
A partire dal 2012 anche le richieste di finanziamento per Borse per l’estero sono valutate dal CTSborse seguendo lo stesso processo di valutazione delle Borse per l’Italia, con un’unica differenza:
anziché da tre membri del CTS-borse verranno valutate da due membri del CTS-borse e da un
revisore operante in un centro di ricerca all’estero.
I criteri per la valutazione delle candidature per Borse di studio includono:
a. qualità del progetto e rilevanza in campo oncologico
b. genuino interesse del candidato per la ricerca sul cancro.
c. riconoscimento scientifico a livello internazionale del laboratorio e dell’Istituto ospitante, e
analisi delle risorse istituzionali che devono garantire una formazione completa del borsista;
d. curriculum vitae, produttività scientifica e capacità di mentorship del capo del laboratorio
ospitante;
e. curriculum vitae del proponente;
COMPITI DEL PEER REVIEW OFFICE
La prima funzione del Peer Review Office, il cui staff è costituito da persone di rilevante expertise
tecnico scientifica, è il coordinamento del processo di peer review e il supporto ai lavori del CTS.
Lo staff del Peer Review Office deve:
1. provvedere alla stesura dei vari bandi, delle istruzioni di valutazione e dei meccanismi per
raggiungere le decisioni per il finanziamento, compreso il sistema di score;
2. assistere e fornire informazioni ai candidati in tutte le fasi di redazione e presentazione della
richiesta di finanziamento;
3. reclutare revisori stranieri;
4. dettagliare ed informare il CTS circa le procedure da seguire;
5. ricevere le richieste di finanziamento e organizzare il processo di valutazione in tutto il suo
percorso;
6. attuare le decisioni, i suggerimenti e le raccomandazioni del CTS;
7. porre all’attenzione dei membri del CTS eventuali problemi o tematiche che possono
influenzare le loro decisioni;
8. identificare tutte le informazioni scientifiche rilevanti e appropriate in relazione al processo
di peer review e renderle disponibili ai membri del CTS. Tali informazioni devono essere
mantenute confidenziali e non devono essere divulgate al di fuori del CTS. Solo lo staff del
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Peer Review Office, se fosse necessario, può rilasciare, con serie motivazioni, queste
informazioni, previa informazione al CTS e al Direttore Scientifico;
9. rispettare il ruolo indipendente del CTS;
10. fare attenzione a non introdurre parzialità e/o errori nelle varie procedure;
11. comunicare a chi di dovere che ogni informazione o materiale pervenuto ad AIRC è
confidenziale e descrivere le procedure definite da AIRC per garantire tale confidenzialità;
12. assicurare la registrazione dei lavori e un’adeguata verbalizzazione di ogni riunione. In
particolare:
a. lo staff del Peer Review Office deve preparare al più presto possibile i verbali delle
riunioni CTS. Dopo la stesura i verbali vengono sottoposti al Direttore Scientifico;
b. fatte le eventuali correzioni i verbali vengono inviati ai membri del CTS per commenti,
eventuali correzioni e infine per l’approvazione formale via e-mail;
c. i verbali devono chiaramente descrivere come il CTS ha raggiunto le sue decisioni,
riportando anche le differenze di opinione significative e le possibili divergenze tra i
membri;
d. i verbali del CTS sono strettamente confidenziali, ma le decisioni finali sui
finanziamenti devono essere rese pubbliche.
13. garantire puntualità nei servizi amministrativi di assistenza ai membri del CTS, i quali
devono potere ottenere un rapido rimborso di tutte le legittime spese sostenute per la
partecipazione alle riunioni, sottoponendo ad AIRC le loro richieste secondo i modi e i
tempi comunicati di volta in volta;
14. rappresentare l’opinione dei revisori stranieri durante la riunione plenaria del CTS.
Si allega il documento: “Conflitto d’interesse”.
Last updated: June 2016
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AIRC conflict of interest, confidentiality and non-disclosure rules
Conflicts of interest (C.o.I.)
To ensure complete fairness and impartiality of the review process, AIRC has established a set of
rules concerning the CoI. Conflicts of interest arise when a reviewer (external reviewer or member
of an AIRC Review Committee, e.g. CTS) has an interest in an application that is likely to
bias his/her evaluation of it.
The following circumstances represent conflicts of interest:
1. the reviewer is (or has been in the past five years) an employee or a member of a Board (e.g
Scientific Advisory Board) of the applicant’s Institution;
2. the reviewer is a close relative of the applicant (parent, sibling, son/daughter, spouse, domestic
partner);
3. the reviewer is a current collaborator, or has collaborated, with the applicant in the past five
years. Collaborators include scientific mentors and former students;
4. the reviewer has published with the applicant in the past five years. This condition may not apply
in case of publications stemming from studies of large consortia and/or listing exceptionally large
number of authors. To determine if co-authorship in one such publication represents a CoI
reviewers should enquire with the staff of the AIRC Peer Review Office;
5. the reviewer has a longstanding scientific or personal difference with the applicant.
This list is not exclusive: there may be other circumstances in which a reviewer’s decision could be
influenced. In these cases the reviewer should inform the staff of the AIRC Peer Review office of
the conflict.
Reviewers in conflict with an applicant (and, in case of fellowship applications, with the candidate’s
head of the lab of origin and the head of the hosting lab) for any of the reasons listed above are
excluded from the review of that application. In addition, during study section meetings, reviewers
cannot participate in the discussion of the applications with which they have a CoI, and they are
required to leave the room.
The staff of the AIRC peer review office will try to avoid any CoI when assigning applications to
reviewers; however, it is the reviewer’s personal responsibility to disclose any CoI with applications
that he/she has been assigned either by e-mail or through the application “Acceptance/Refusal
process” in the AIRC online platform used for the peer review. The rules on conflict of interest
may also extend to personnel involved in the research, listed in an application, who play a major
role in the proposed research activity of an application. Reviewers should contact the staff of the
AIRC Peer Review Office if this is the case.
Confidentiality and non-disclosure rules
When accepting to evaluate an application, reviewers automatically agree that they will maintain
the confidentiality of applications and associated materials they have received, and that following
review meetings they will not disclose any information related to the evaluation and discussion of
the proposals with anyone who has not been officially designated to participate in the review
process.
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