Connect to Toshiba

Connect to
Toshiba
Product Info
Archiviazione direttamente nella fotocopiatrice digitale
DocuWare Connect to Toshiba consente di eseguire la scansione e l‘archiviazione di
documenti nel vostro dispositivo multifunzione con una singola operazione. I documenti
digitalizzati vengono indicizzati direttamente nello scanner e, una volta memorizzati nel pool
di documenti centrale, sono immediatamente disponibili per tutti gli utenti autorizzati.
Il modulo aggiuntivo DocuWare Connect to Toshiba
consente, in maniera semplice e pratica, di archiviare di
documenti cartacei acquisiti tramite fotocopiatrici
multifunzione direttamente nel pool di documenti centrale
di DocuWare.
Caratteristiche principali
Integrazione delle fotocopiatrici digitali Toshiba
in DocuWare
Scansione, indicizzazione e archiviazione con
una sola operazione e direttamente nello
scanner
Disponibilità immediata dei documenti per tutti
gli utenti autorizzati
CONNECT to Toshiba
ProductInfo
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Descrizione
Applicazione
Selezionare l‘opzione per l‘archiviazione di documenti in
DocuWare sullo scanner. Saranno visualizzati i campi
indice dell’archivio DocuWare definito. Premendo uno di
questi, si aprirà una soft keyboard, tramite la quale è
possibile inserire un concetto. In alternativa sarà
visualizzato un elenco di concetti dal quale effettuare la
selezione. Una volta compilati tutti i campi obbligatori, il
documento sarà scansionato. A questo punto il documento
digitalizzato sarà creato nell‘archivio DocuWare sullo
sfondo, con i concetti di indice prescelti. Tutti gli utenti
autorizzati potranno accedervi immediatamente.
In alternativa all‘archiviazione in un raccoglitore i
documenti possono essere salvati anche in un cassetto
elettronico di DocuWare. Qui potrete modificare i
documenti, ad esempio inserendo delle note oppure timbri
sugli overlay e quindi archiviarli. Oppure i documenti
saranno modificati in modalità assolutamente automatica
nel cassetto del modulo DocuWare ACTIVE IMPORT. In
questo modo, tanto per fare un esempio, tramite un OCR o
una rilevazione del codice a barro è possibile produrre un
flusso di lavorazione con DocuWare.
Requisiti di sistema
Dal lato DocuWare:
Installazione di DocuWare 5.1a
GAPI configurata
Il modulo aggiuntivo richiede una licenza client
DocuWare
Fotocopiatrici Toshiba supportate:
e-STUDIO 232/233/282/283
e-STUDIO 352/353/452/453
e-STUDIO 281c/351c/451c
e-STUDIO 2500c/3500c/3510c
e-STUDIO 520/523/600/603/720/723/850/853
Architettura
La fotocopiatrice salva i documenti scansionati su un server. In questo modo integra un file XML con i dati d’indice
(metadati). La directory sul server viene controllata da un servizio DocuWare. Il servizio crea il documento all’interno
dell’archivio predefinito e inserisce i criteri d’indice.
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ProductInfo
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Configurazione
In primo luogo tramite il Web-Front-End della macchina Toshiba create un Enhanced Scan Template.
All’interno di questa configurazione vengono creati i
campi per i quali successivamente saranno inseriti i
concetti nel corso della scansione.
Questi campi possono essere: I campi di testo, i
campi numerici o i campi che l’utente deve
compilare con un concetto proveniente da un elenco
di selezione predefinito.
Inoltre definite il formato del file dei file scan (TIFF,
PDF, XPS oppure JPEG).
Infine indicate la destinazione in cui si troverano i file
scansionati.
Ora utilizzando questa configurazione effettuate la
scansione di un documento a titolo d’esempio.
Accanto al file della scansione, sarà creato un file
XML, che contiene i metadati relativi alla scansione,
tra cui i campi e le loro voci.
Definizione campo per Enhanced Scan Template
Infine aprite DocuWare Connect to Toshiba Administration. Create anche qui una nuova configurazione.
Selezionate una finestra di archiviazione per un
archivio DocuWare e caricate il file XML creato in
precedenza.
A questo punto attribuite le voci del file XML ai
campi della finestra di archiviazione DocuWare.
Oltre ai campi definiti appositamente, il file XML
contiene anche campi quali data e ora di scansione
o numero delle pagine.
Inoltre in questa configurazione è possibile indicare
se i documenti scansionati devono essere archiviati
direttamente nell’archivio DocuWare o in un cassetto
DocuWare.
CONNECT to Toshiba
Impostazioni in DocuWare Connect to Toshiba
Administration
ProductInfo
3
Funzioni
Possibilità di configurazione di Toshiba
Enhanced Scan Templates
Definizione di campi speciali per l’assegnazione
dell’indice sul display del dispositivo Toshiba
Inserimento nei campi: Numerico, decimale,
testo o da elenco di selezione appositamente
definito
Campi obbligatori
Voci fisse nascoste
Possibilità di configurazione dei servizi
DocuWare
Selezione del raccoglitore o del cassetto in
modalità DocuWare 5 in cui archiviare i
documenti acquisiti tramite scansione
Assegnazione ai campi DocuWare dei campi
definiti in Enhanced Scan Template
Assegnazione dei campi di protocollo della
scansione ai campi DocuWare
Lunghezza minima e massima
Valore minimo e massimo per i campi numerici
Possibili formati per i file scan: TIFF, PDF e
XPS come Single o MultiPage e JPEG
Altre impostazioni di scansione secondo i
dispositivi Toshiba
Possibilità di definire sino a 2400 Enhanced
Scan Templates per ogni macchinar
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