Richiesta di acquisto integrata ad ERP

Richiesta di
acquisto
integrata ad
ERP
ESIGENZA
Gestire i processi di business che sottendono
una transazione in SAP.
SOLUZIONE
Interfaccia automatizzata con SAP con gestione
del ciclo di completamento ed approvazione
della Rda immessa in SAP.
VANTAGGI OTTENUTI
Riduzione errori, condivisione informazioni,
rintracciabilità Rda.
Interfaccia ERP
Ciclo approvazione
Tracking RDA
Risultati
Contesto
L’esigenza è di affiancare all’ERP SAP, che lavora
con una logica transazionale, un sistema in
grado di gestire il processo di business che
sottende ad una transazione.
In particolare la necessita è di orchestrare le
milestone del processo di approvazione di una
richiesta di acquisto, Rda, gestendo l’insieme di
attività legate al completamento ed
approvazione della Rda, per le quali nell’ERP
sono tracciati solo l’input (immissione della Rda
in SAP con stato in fase di rilascio), e l’output
(rilascio concluso) di un processo che sottende
una variazione di stato.
La Rda esiste in SAP con la possibilità di definire
anche un flusso di approvazione. Considerata
però la tempo-varianza di un processo, un
cablaggio in un sistema ERP potrebbe risultare
poco vantaggioso.
Tra i vantaggi ottenuti:




riduzione/eliminazione dei possibili
errori;
rintracciabilità stato dello Rda;
migliore condivisione delle informazioni
tra le persone direttamente interessate
alla singola richiesta di acquisto;
nessuna amministrazione di software
sui clienti degli utenti.
La capacità di openwork di orchestrare
informazioni eterogenee permette di
completare SAP con uno strumento idoneo alla
gestione di flussi soggetti a rapidi cambiamenti
anche in itinere.
Oggetto dell’intervento
Il sistema openwork implementato reperisce le
informazioni da SAP ed orchestra il ciclo di
completamento ed approvazione della Rda
immessa in SAP.
Il processo è articolato sulla base delle
specifiche esigenze di un azienda e può essere
modificato con estrema semplicità, adattandosi
alle mutevoli necessità di Business. Nel caso
specifico l’utente inserisce la Rda in SAP, un
processo openwork intercetta e cattura da SAP
la Rda ed avvia un ulteriore processo di
gestione del ciclo di integrazione e
approvazione.
Gli utenti coinvolti nel processo, individuati
dallo stesso motore di openwork sulla base di
regole organizzative, vengono invitati
automaticamente via e-mail (o altro mezzo,
come ad esempio to do list in portale) ad
operare sulla Rda; nel frattempo openwork
riporta in SAP lo stato di avanzamento della
Rda.
Al termine del processo di approvazione
openwork rilascia la Rda in SAP, ed invia notifica
agli interessati. Con la stessa logica possono
essere gestiti i più disparati flussi, sia a
completamento dell’intero processo di Rda,
come generazione ordine al fornitore, gestione
DDT ricevuti e servizi resi, gestione fatture
passive e autorizzazioni al pagamento, sia
qualsiasi altro flusso che sottende transazioni in
SAP.
Bari
via Marco Partipilo, 38
70124 Bari BA - Italy
tel. +39 080 9904999 - fax +39 080
9905219
Milano
via Lomellina, 1
20133 Milano MI - Italy
tel. +39 02 89605062
[email protected]
www.openworkbpm.com