MarkView for Accounts Payable

Kofax
MarkView for
Accounts Payable
Riduzione dei costi di elaborazione e
potenziamento dei controlli
Kofax MarkView for Accounts Payable ottimizza l’elaborazione
delle transazioni tramite l’implementazione di buone pratiche,
l’integrazione delle informazioni correlate e lo sfruttamento
del sistema ERP esistente. Il Centro servizi condivisi delle
finanze utilizza Kofax MarkView for Accounts Payable a livello
esteso attraverso l’azienda, integrando le linee aziendali con i
centri geografici. I benefici sono evidenti: le aziende riducono
i costi e gli errori, aumentano la visibilità e la rapidità,
potenziano i controlli e massimizzano il cash-flow.
considerevole diminuzione delle onerose richieste di
informazioni al dipartimento AP. L’accesso online alle
informazioni correlate alla contabilità inoltre riduce
sensibilmente i tempi, le difficoltà e i costi di auditing.
Una soluzione eccellente che si pone come reale
complemento del sistema ERP esistente.
Sfruttamento del sistema ERP esistente
Kofax MarkView for Accounts Payable consente ai
professionisti AP la visualizzazione online delle fatture durante
l’intero processo di autorizzazione e pagamento. Ciò rafforza i
controlli, massimizza la produttività e ridimensiona i costi.
L’acquisizione nel sistema ERP avviene nel giorno di ricezione
della fattura e quindi si pone fine al lavoro di fine mese per la
ricerca delle competenze, in quanto le informazioni acquisite
sono costantemente monitorate e riportate nel sistema
fornitori ERP e MarkView. Un archivio unico per tutte le fatture,
comprendente i giustificativi correlati e la cronologia di
elaborazione, aumenta il potere di controllo aziendale. Inoltre
riduce enormemente i rischi di doppi pagamenti, pagamenti
eccedenti il dovuto reale, errori e frodi.
Il processo di acquisizione e gestione dei dati di fatturazione
di Kofax Capture è interamente automatizzato e veloce. Esso
consente alle aziende di di realizzare l’ottimizzazione e
l’automazione dei processi di approvvigionamento globali in
modo completo. Inoltre Kofax Transformation Modules offre
procedure intelligenti per la classificazione, l’estrazione e la
convalida dei dati. La maggior parte dei costosi sistemi ERP
non sono sfruttati appieno. Ciò dipende dalla mancata
ottimizzazione dei processi aziendali con i quali essi
interagiscono. Gli stessi volumi di email, fax e ammassi di
carta in entrata e in uscita permangono ben oltre il termine
dell’implementazione ERP. Tuttavia la tempestiva acquisizione
delle fatture con Kofax Capture e Transformation Modules,
consente alle aziende di ottenere la reale automazione del
processo di approvvigionamento, dalla richiesta al
pagamento. Anni di esperienza e centinaia di progetti
realizzati hanno consentito a Kofax di cristallizzare le migliori
pratiche in flussi di lavoro liberi da blocchi informativi. In tal
modo è possibile ottimizzare i processi AP.
Kofax MarkView for Accounts Payable aumenta
considerevolmente la produttività del personale AP,
consentendo di creare rapporti fra i dipartimenti senza
aggiungere persone o riassegnare le risorse. La gestione di
cassa è ottimizzata: ciascuna fattura è gestita dal momento
della ricezione fino al pagamento; le regole operative
garantiscono vantaggi di scambio tra puntualità del saldo,
potenzialità di sconto e penali dovute a ritardati pagamenti.
Questo tipo di automazione genera una riduzione di costi e
assicura la soddisfazione del cliente. L’integrazione tra Kofax
MarkView for Accounts Payable e l’applicazione fornitori ERP
significa un’unica immissione dei dati di pertinenza nel solo
sistema ERP. In tal modo si crea una fonte di verità assoluta
che si traduce nella riduzione dei costi di proprietà.
Kofax MarkView for Accounts Payable consente la gestione
delle transazioni accompagnate da PO o meno. Le fatture con
approvazione preliminare o con PO, ottimizzano i lenti
processi di risoluzione delle controversie. Le informazioni
correlate sono acquisite automaticamente, estratte e
convalidate. Quindi saranno inviate al responsabile di
pertinenza. Kofax MarkView for Accounts Payable fa sì che
tutte le informazioni e gli strumenti siano immediatamente
accessibili agli utenti, al fine di risolvere le controversie o i
sospesi e autorizzare il pagamento della fattura. MarkView
consente l’accesso online ai dati della fattura o dell’ordine di
acquisto e in tal modo diminuisce considerevolmente i costi
e i tempi di recupero delle informazioni da parte del
dipartimento AP.
Personale incaricato e fornitori possono accedere in modo
indipendente allo stato del pagamento, via web, con
Kofax MarkView for Accounts Payable importa direttamente
in AP le fatture fornitore senza ordine di acquisto,
Aumento del controllo finanziario,
miglioramento del servizio e riduzione dei costi
ottimizzando il processo di codifica e autorizzazione. Inoltre
l’applicazione sfrutta la sicurezza e le gerarchie di
approvazione del sistema ERP per inoltrare la fattura al
responsabile operativo pertinente, tramite un link inviato via
email. Alla ricezione il responsabile apre il collegamento.
quindi visualizza la fattura tramite browser, per la revisione, la
codifica e l’autorizzazione. I centri di costo, procedura lenta e
difficile da ricordare, vengono attribuiti in modo esatto alla
prima immissione dei dati con MarkView. Successivamente
saranno raffrontati e convalidati con le tabelle ERP, in tempo
reale. Il responsabile non dovrà fare altro che autorizzare o
rifiutare, portando il processo alla sua conclusione.
Facile accesso ai dati
Kofax MarkView for Accounts Payable integra un prodotto
leader per l’acquisizione, la classificazione, l’estrazione di
informazioni e la convalida dei documenti con un set
completo di flussi operativi basati sulle migliori pratiche.
L’interazione tramite browser web è del tutto simile a quella
basata su documenti cartacei. Kofax MarkView for Accounts
Payable offre un processo aziendale unico e coerente per
ogni tipo di supporto: cartaceo, fax, EDI, fattura elettronica e
altri. Senza tralasciare i ruoli, le posizioni e i modelli operativi.
Note, appunti, evidenze, commenti e azioni sono applicati
direttamente sul documento elettronico. L’accesso ai
documenti tramite web, disponibile per le persone interne o
esterne all’azienda, amplia i limiti di coinvolgimento nel
processo, oltre il singolo dipartimento AP. I responsabili
operativi e i fornitori possono utilizzare il sistema senza
formazione, in quanto i moduli e le schermate sono
assolutamente semplici e intuitivi. Il processo aziendale
assume coerenza in quanto tutte le fonti informative vengono
acquisite e disposte su un’interfaccia unica e familiare. Kofax
MarkView for Accounts Payable è l’unico software applicativo
per l’automazione completa della Contabilità fornitori
prodotto da una sola azienda.
I vantaggi di Kofax MarkView for Accounts
Payable
•Riduzione dei tempi di ciclo, con conseguente aumento di
soddisfazione dei clienti interni ed esterni e ottimizzazione
del cash-flow. La puntualità dei pagamenti consente
l’accesso alle politiche di sconto, elimina le penali di ritardo
e diminuisce la possibilità di pagamenti duplicati dovuti a
doppio invio della fattura da parte del fornitore.
•Stop ai documenti smarriti o archiviati in modo errato.
L’acquisizione online delle fatture è immediata, senza
smarrimento o errori di archiviazione. Non vi sarà più
necessità delle operazioni di copia, fax e reinvio delle
fatture.
•Riduzione dei costi di spedizione e conservazione dei
documenti. Le fatture non dovranno più essere inviate via
posta per motivi di controllo e autorizzazione, né sarà
necessaria la conservazione fisica delle stesse.
•Aumento di produttività dato dalla riduzione dei tempi di
preparazione e autorizzazione delle fatture, di gestione delle
richieste dei fornitori e dei tempi di elaborazione in backoffice.
•Visualizzazione dei tracciati cronologici per le esigenze
di auditing. Grazie alla gestione online dei documenti
giustificativi dei movimenti di competenza AP, le aziende
dispongono di maggiore efficienza nei processi di auditing.
La gestione delle richieste delle fatture e dei documenti
correlati avviene online, con accesso indipendente.
•Riduzione o eliminazione delle multe e delle penali
correlate a procedure di revisione errate o a mancata
conformità.
•Miglioramento degli standard e del monitoraggio delle
performance. I dati acquisiti in tempo reale agevolano la
favorevole evoluzione del processo. Il costo per singola
fattura o per elemento di riga di fattura divengono punti di
riferimento accessibili in modo rapido.
•Aumento del controllo e della visibilità. I flussi operativi
automatizzati consentono il potenziamento di politiche di
controllo quali la suddivisione in tranche isolate, ad esempio
l’elaborazione delle fatture e gli obblighi di manutenzione da
parte del fornitore. Il dipartimento AP dispone di una
prospettiva limpida all’interno dei processi, riuscendo a
evitare e a rilevare perdite dovute a frodi.
•Riduzione dei costi per il recupero dei dati in seguito a
sinistri o disastri. La gestione delle informazioni inerenti i
processi fondamentali avviene online. Ciò agevola il
trasferimento dei dati su archivi esterni.
•Diminuzione degli errori di processo che determinano
attività non produttive, richieste di informazioni da parte dei
fornitori e pagamenti errati, duplicati o in ritardo.
•Riduzione dei costi di conformità. I processi automatizzati
agevolano le pratiche di conformità alla legge SarbanesOxley.
•Ottimizzazione della qualità e della coerenza.
L’automazione e l’accuratezza delle procedure di estrazione
e convalida dei dati consentono il contenimento dei costi in
termini di installazione e manutenzione.
Informazioni su Kofax
Kofax plc (LSE: KFX) è fornitore leader di soluzioni per la
gestione dei processi aziendali attivati dall’acquisizione. Da 25
anni Kofax offre soluzioni pluripremiate con cui gestire
l’acquisizione e ottimizzare i flussi delle informazioni
business-critical in tutta l’azienda: in modo preciso,
tempestivo e conveniente. Tali soluzioni offrono un rapido
ritorno a migliaia di clienti che operano nei settori bancario,
assicurativo, amministrativo, dell’outsourcing di processi
aziendali e in altri mercati. Kofax offre tali soluzioni tramite le
proprie organizzazioni di vendita e servizi e un network
globale di oltre 800 partner autorizzati in più di 70 paesi nelle
Americhe, nelle regioni EMEA e nel Sud-Est Asiatico.
Per ulteriori informazioni visitare www.kofax.com.
© 2012 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, Kofax Capture Enabled BPM and the Kofax logo, are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. Other names
may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. (08.2012)