LE ATTESTAZIONI DI CONFORMITA` Il Processo Civile Telematico

LE ATTESTAZIONI DI
CONFORMITA’
Incontro di studio della S.S.M. sul tema:
Il Processo Civile Telematico
(I° edizione)
Napoli, 10 maggio 2016
ANTONELLA DELL’ORFANOMAGRIF TRIBUNALE ROMASEZIONI CIVILI ORDINARIE
Le diverse tipologie di documenti
informatici
A)Documento informatico (nativo digitale)
B)Copia informatica di documento analogico
(cartaceo)
C)Duplicato informatico
D)Copia
informatica
di
documento
informatico
A) DOCUMENTO INFORMATICO
(NATIVO DIGITALE)
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Art. 20 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82: è quel documento che viene
generato attraverso un programma di videoscrittura e trasformato direttamente in
formato PDF senza scansione. Nasce quindi digitale e viene predisposto o per
essere depositato telematicamente o per essere notificato tramite PEC.
La caratteristica di tale tipo di PDF è che consentirà di selezionare, una parte o
tutto, il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word.
Vanno così predisposti non solo tutti gli atti da depositare nel PCT (ad es. memorie
ex art. 183 c.p.c.) ma anche un atto di citazione o atto di precetto se deve essere
notificato in proprio tramite PEC; dovrà essere così predisposta anche la relata di
notifica da allegare alla PEC.
Tale tipo di documento informatico, prima di essere depositato telematicamente o
allegato alla PEC per essere notificato in proprio, DOVRA’ ESSERE SOTTOSCRITTO
DIGITALMENTE.
Tale tipo di documento informatico, essendo originale digitale, NON RICHIEDE
NESSUNA ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’.
COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO
ANALOGICO (= CARTACEO)
• Art. 22 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82
• E’ quel documento informatico che si ottiene in formato PDF
dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo.
• A differenza del documento informatico nativo digitale, il PDF
così ottenuto non consentirà di selezionare una parte o tutto
il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro
documento di word.
• Si tratta di copia informatica di documento analogico (=
cartaceo) perché l’originale sarà sempre il documento
cartaceo dal quale, tramite scansione, si è estratta una copia
informatica.
ESEMPI DI COPIE INFORMATICHE
• 1) i file PDF ottenuti dalla scansione dei
documenti cartacei che debbono depositarsi
telematicamente in allegato ad un ricorso
monitorio o ad una memoria ex art. 183, n. 2,
c.p.c., come, ad esempio, le fatture, contratti ecc.
che alleghiamo per richiedere l’emissione di un
decreto ingiuntivo; nei suddetti casi, effettuata la
scansione e la trasformazione in PDF, il
documento sarà poi depositato senza necessità di
apporre sugli stessi anche la firma digitale.
2) I file PDF ottenuti dalla scansione di atti e
provvedimenti cartacei la cui conformità
(essendo “sottratta”, per alcune tipologie di
atti, al potere di autentica degli Avvocati) è
stata rilasciata dalla cancelleria.
L’esempio tipico è quello del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo
che si intenda notificare tramite PEC; in questo caso va richiesto alla
cancelleria il rilascio di una copia conforme cartacea del decreto ingiuntivo
provvisoriamente esecutivo che va poi scansionato, ottenendo così la copia
informatica di quest’ultimo in formato PDF.
Nella circolare Min. Giustizia 27/10/2014 , sul presupposto che l’art. 153 disp.
att. c.p.c. (il quale attribuisce al cancelliere la potestà di rilasciare al copia in
forma esecutiva di cui all’art. 475 del codice di rito) non è stato in alcuno
modo modificato dalla normativa sopravvenuta, è indicato che l’attività di
rilascio della copia munita di formula è attività tuttora riservata al cancelliere
stesso.
Dunque, sempre secondo la circolare in questione, le cancellerie dovranno
astenersi dall’apporre la formula esecutiva su copie di provvedimenti
giudiziari autenticate ai sensi dell’art. 16-bis comma 9-bis d.l. n.179/2012, ed
attenendosi, invece, alla nota procedura disciplinata dal codice di procedura
civile.
Anche in tale ipotesi non occorre la sottoscrizione digitale del file pdf ma sarà
unicamente necessaria, ai fini della notifica via PEC, l’attestazione di
conformità alla copia conforme cartacea ottenuta dalla cancelleria, inserendo
l’attestazione nella relata di notifica.
3) I file PDF ottenuti dalla scansione di atti e provvedimenti
cartacei che, ai sensi dell’art. 16 decies del DL 179/12,
vanno depositati telematicamente. L’esempio tipico è quello
dell’atto di citazione notificato tramite UNEP o,
dall’Avvocato in proprio, tramite ufficio postale, ove si
proceda con iscrizione a ruolo telematica; in questo caso,
andrà effettuata l’integrale scansione dell’atto di citazione
notificato (anche delle cartoline di ritorno comprovanti la
notifica) e, così facendo, si otterrà la copia informatica
dell’atto di citazione in formato PDF, di cui andrà però
attestata la conformità all’originale di notifica cartaceo,
come disposto dall’art. 19 ter delle specifiche tecniche del
PCT, introdotto dal decreto 28 dicembre 2015, in vigore dal
9 gennaio 2016.
La conformità potrà essere attestata, trattandosi di
attestazione finalizzata al deposito telematico, o all’interno
del PDF o su un documento informatico separato.
4) Il file PDF ottenuto dalla scansione della
procura alle liti cartacea da depositare
telematicamente o allegare alla PEC in caso di
utilizzo per notifica in proprio da parte
dell’Avvocato
La procura alle liti
Anche la procura alle liti, che sia stata scansionata e da depositare
telematicamente o allegare alla PEC in caso di utilizzo per notifica in proprio, è
copia informatica di documento analogico in quanto: è stata predisposta con un
programma di video scrittura; è stata stampata; reca la sottoscrizione (a penna)
della parte (il cliente dell’Avvocato); reca la sottoscrizione (a penna) anche
dell’Avvocato per autentica della firma apposta dal cliente; è stata
scansionata(con lo scanner); si è ottenuta così la copia informatica di documento
analogico in formato PDF (della quale la procura alle liti cartacea sarà sempre
l’originale) che, SOLO PER LA PROCURA ALLE LITI, VA SOTTOSCRITTA
DALL’AVVOCATO CON FIRMA DIGITALE. La firma digitale apposta sulla copia
informatica della procura alle liti attesterà la conformità all’originale cartaceo
della stessa, così come disposto dall’art. 83 c.p.c.: “…Se la procura alle liti è stata
conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti
telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale…”
A questo punto potrà essere depositata telematicamente ai fini della costituzione
in giudizio o allegata alla PEC della notifica in proprio se, tramite PEC, si sia
deciso di notificare, ad esempio, alla controparte l’atto di citazione o l’atto di
precetto.
DUPLICATO INFORMATICO
C) Art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82):
“I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge,
del documento informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto
legislativo 7 marzo 2005 n. 82).
Un esempio pratico; in caso di deposito telematico di una memoria 183 c.p.c,
essendo un atto nativo digitale firmato, prima del deposito, digitalmente (ad
esempio, con firma CADES = .p7m), dopo l’accettazione del deposito telematico da
parte del cancelliere, nel fascicolo informatico del relativo procedimento sarà
possibile non solo visualizzare ma, anche estrarre e importare (download) il
duplicato informatico o la copia informatica della memoria 183 c.p.c.
Se si estrae dal fascicolo informatico il duplicato informatico della memoria 183
c.p.c. verrà importata sul computer la memoria 183 c.p.c. completa anche della
sottoscrizione digitale: la memoria presente nel fascicolo informatico e quella
presente nel computer (estratta dal fascicolo informatico come duplicato
informatico) saranno “uguali” tra loro, sia da un punto di vista formale (entrambi
recheranno l’estensione .p7m) sia da un punto di vista sostanziale (identità di
contenuto).
Per tale motivo che se dal fascicolo informatico si estraggono i file nello stesso
presenti quali duplicati informatici al fine di utilizzarli per una notifica PEC
(esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice) nella relata di notifica
NON VA ATTESTATA ALCUNA CONFORMITA’ in quanto “I duplicati informatici
hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento
informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005
n. 82).
I duplicati informatici NON VANNO MAI ULTERIORMENTE FIRMATI
DIGITALMENTE.
COPIA INFORMATICA DI
DOCUMENTO INFORMATICO
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D) Art. 23 bis comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82):
Laddove sia stata depositata telematicamente, ad es., una memoria 183 c.p.c, essendo atto
nativo digitale, firmato, prima del deposito, digitalmente (ad esempio, con firma CADES =
.p7m), dopo l’accettazione del deposito telematico da parte del cancelliere, nel fascicolo
informatico del relativo procedimento si potrà, come dianzi indicato, non solo visualizzare
ma anche estrarre e importare (download) sul computer il duplicato informatico o la copia
informatica della memoria 183 c.p.c.
Se si estrae dal fascicolo informatico la copia informatica della memoria 183 c.p.c. verrà
importata sul computer la memoria 183 c.p.c. ma questa non avrà la sottoscrizione digitale
(il file sarà privo dell’estensione .p7m): la memoria presente nel fascicolo informatico e
quella presente nel computer (estratta dal fascicolo informatico come copia informatica)
non saranno “uguali” tra loro, e ciò sia sotto il profilo formale (la memoria presente nel
fascicolo informatico recherà l’estensione .p7m ma, tale estensione, non sarà presente nella
copia informatica importata nel nostro computer) sia sotto il profilo dei contenuti (la
memoria presente nella copia informatica recherà sul bordo destro quella che ormai è
comunemente chiamata e conosciuta come “coccardina” che non ha nessun valore giuridico
e che ha solo il fine di “informare” che il documento informatico dal quale è estratta [nel
nostro esempio: la memoria 183 c.p.c. presente nel fascicolo informatico a seguito di
deposito telematico] risulta sottoscritto digitalmente).
Per tale motivo che se dal fascicolo informatico si estraggono i file nello stesso presenti quali
copie informatiche al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto
ingiuntivo e decreto del giudice), nella relata di notifica SI DOVRA’ ATTESTARE LA
CONFORMITA’ DI TALI COPIE INFORMATICHE A QUELLE PRESENTI NEL FASCICOLO
INFORMATICO DALLE QUALI SONO ESTRATTE. ANCHE PER LA COPIA INFORMATICA DI
DOCUMENTO INFORMATICO NON VI E’ NECESSITA’ DI SOTTOSCRIZIONE CON LA FIRMA
DIGITALE.
Immagine estratta dal sito web www.maurizioreale.it
Per quali documenti informatici va attestata la conformità?
Immagine estratta dal sito web www.maurizioreale.it
POTERE E MODALITÀ' DI COPIA
Articoli di riferimento: 16 decies, 16 undecies e art. 16 bis, co. 2 (per titolo, precetto e
pignoramento) D.L. 179/2012. Art. 19 ter Provvedimento DGSIA del 16/4/2014 come modificato.
Da tale quadro normativo descritto emerge che:
1) l‘Avvocato può attestare la conformità di una copia quando:
a) è difensore in un procedimento giudiziale (e quindi per implicito è munito della relativa
procura);
b) deve notificare la copia o depositarla agli atti di un procedimento;
2) l’Avvocato può attestare la conformità di una copia:
a) di un atto processuale di parte o di un ausiliario del giudice;
b) di un provvedimento del giudice;
3) l‘Avvocato può estrarre la copia se:
a) l'atto o il provvedimento è estratto dal fascicolo informatico del processo;
b) detiene l'originale o una copia autentica analogica;
Quindi l‘Avvocato che dovesse autenticare la copia fuori dai casi previsti agirebbe senza il relativo
potere, con la conseguenza processuale della mancata valenza dell'autentica.
A titolo di esempio l‘Avvocato non può autenticare copie dei documenti probatori, depositati nel
fascicolo telematico, di atti di parti terze al processo, di atti o provvedimenti di procedimenti in cui
non è costituito difensore.
N.B.: la possibilità di autenticazione autonoma è esclusa in relazione agli atti processuali contenenti
provvedimenti che autorizzano il prelievo (lo svincolo) di somme di danaro vincolate su decisione
del giudice.
E’ obbligatorio asseverare la conformità di documenti depositati
telematicamente (come allegati)?
Gli allegati non vanno mai attestati conformi a meno che non si
tratti di quelle tipologie documentali per cui la legge lo prevede
e lo consente. Tra questi ultimi, ex art. 16 decies dl 179/12, le
copie informatiche di originali analogici o copie conformi
analogiche di atti processuali di parte o di provvedimenti del
Giudice; ex art. 18 l 132/14, gli atti dell’esecuzione ivi
tassativamente indicati; le copie di atti e provvedimenti estratte
dai registri informatici ex art. 16 bis, comma 9 bis, se la legge
processuale lo richiede, come nel caso, ad esempio, della copia
della sentenza impugnata da depositare telematicamente nel
giudizio di appello. I documenti probatori in generale, se non
rientranti nelle predette categorie, non possono e non devono
essere attestati.
LE MODALITA’ DI
ATTESTAZIONE
Sono regolate dall’art 16/undecies
del DL 179/2012
1 COPIA ANALOGICA (art 16/undecies comma 1)
L’attestazione sulla copia analogica può essere apposta in calce o a margine della
copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima
(mediante spillatura ed eventualmente timbro di congiunzione).
In caso di deposito cartaceo (ad es copia autentica della sentenza impugnata)
In caso di notifica a mezzo Ufficiale Giudiziario
In caso di notifica in proprio a mezzo del servizio postale
In caso di deposito cartaceo della prova dell’avvenuta notifica a mezzo PEC
laddove non sia possibile il deposito per via telematica (Corte di Cassazione –
Giudice di Pace)
2 COPIA INFORMATICA
(art 16/undecies commi 2 e 3)
Quando l'attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica,
l'attestazione e' apposta
a) nel medesimo documento informatico (art 16/undecies comma 2)
ovvero
b) su documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce
ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche
stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della
Giustizia.
Se la copia informatica e' destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è
inserita nella relazione di notificazione (art 16/undecies comma 2).
IPOTESI A)
Se il documento è analogico l’attestazione può essere inserita in calce o a margine del
documento o su foglio separato e viene successivamente effettuata la scansione del
documento (che diventa pertanto unico)
Se è un documento informatico, inserendo l’attestazione di conformità nel
medesimo documento in formato PDF ricorrendo all’apposita funzionalità del
programma Adobe Acrobat Reader che consente l’inserimento del testo in un
documento in formato PDF o programmi analoghi (ad es PDF-Exchange Viewer).
Ipotesi b)
Sul punto è intervenuto il provvedimento 28.12.2015 del responsabile DGSIA che ha
aggiunto al provvedimento 16.4.2014 (specifiche tecniche ex art 34 del DM 44/11)
L’art 19/ter, regolamentando le modalità di attestazione di conformità apposta su
documento informatico separato, introduce (al comma 1) un criterio generale di
predisposizione del documento separato che vale in tutte le ipotesi di attestazione
Il documento informatico deve
– essere in formato pdf
– contenere una descrizione sintetica del documento di cui si sta attestando la
conformità, (ad es. sentenza n. XXX del Tribunale di Y oppure, tenendo presente che l’art.
19/ter consente di inserire in un unico documento l’attestazione di conformità riferita a
più atti, ricorso per ingiunzione Tizio contro Caio e decreto n XXX del Tribunale di Y Tizio
contro Caio)
– contenere il nome del file (così come assegnato dal PdA o rinominato dal soggetto che
compie l’attestazione ad es. il nome con il quale il documento di cui si attesta la
conformità è salvato sul proprio sistema informatico)
– essere sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o con firma
elettronica qualificata
IMMAGINE TRATTA DA “PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ” – CENTRO STUDI PROCESSO TELEMATICO
IMMAGINE TRATTA DA “PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ” – CENTRO STUDI PROCESSO
TELEMATICO
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IMMAGINE TRATTA DA “PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ” – CENTRO STUDI PROCESSO
TELEMATICO
2° CASO (art 19-ter comma 3)
NOTIFICA IN PROPRIO A MEZZO PEC
Così come stabilito dall’art 16- undecies l’attestazione di conformità redatta
secondo il criterio generale (sintetica descrizione e nome file del documento
autenticato) più sopra indicato va inserita nella relata di notifica (che dovrà essere
firmata digitalmente).
INVIO DELLA COPIA INFORMATICA E DELL’ATTESTAZIONE A MEZZO PEC
(art 19-ter comma 4)
L’aestazione è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata (ad esempio
nell’ipotesi di invio al Curatore ex art 93 della legge fallimentare di copia di provvedimento giudiziale
o dell’invio ad una banca di copia autentica dell’ordinanza di assegnazione somma priva formula
esecutiva nei pignoramenti presso terzi).
NESSUNA DELLE IPOTESI PRECEDENTI (art 19-ter comma 5)
E’ una fattispecie del tutto residuale: si può citare ad esempio l’invio di una copia informatica e della
relativa attestazione di conformità a mezzo mail ordinaria.
In questi casi l'attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF
contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l'impronta del documento informatico di cui
si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui all'art. 4 comma 3 del decreto del
Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014.
Il documento informaco contenente l'aestazione è sottoscritto dal soggetto che compie
l'attestazione con firma digitale o firma eleronica qualificata. L’impronta del documento (ma non il
riferimento temporale) può essere omessa laddove il documento informaco contenente
l'aestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una
struttura informatica idonea a garantire l'immodificabilità del suo contenuto (ad esempio su un disco
ottico o comunque su un supporto che assicura la leggibilità nel tempo cosi come previsto nelle
ipotesi di protocollazione o archiviazione elettronica).
Immagine tratta da “Processo civile telematico e attestazioni di conformità” – Centro Studi Processo Telematico
Immagine tratta da “Processo civile telematico e attestazioni di conformità” – Centro Studi Processo Telematico