procedura acquisizione di beni e servizi

Procedura ACQUISIZIONE di BENI e SERVIZI IN
ECONOMIA
SOMMARIO
1. OBIETTIVI
La presente procedura definisce le modalità di acquisizione in economia di forniture dei beni e
dei servizi, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità dell’azione
amministrativa.
La presente procedura si applica esclusivamente all’acquisto di beni e servizi, con
l’esclusione della selezione di collaboratori e professionisti per l’attribuzione di incarichi
professionali su attività specifiche di progetto.
Un apposito Regolamento aziendale specifica ulteriormente i presupposti e le fasi analitiche
nelle quali si articola il processo di acquisizione in economia.
2. CRITERI GENERALI
L’acquisizione di beni e servizi è disciplinata, in funzione della diversa tipologia, attraverso 2
modalità:
•
Acquisto di beni e servizi;
•
Affidamento a terzi di servizi ed incarichi professionali.
Fermo restando il necessario coordinamento con le altre strutture aziendali ed i poteri
definiti, i soggetti responsabili dell’applicazione della seguente procedura sono così
individuati in funzione delle diverse modalità di acquisto previste:
•
il Settore Affari Generali è responsabile dell’acquisto di beni di consumo;
•
la Direzione Gestione garantisce il rispetto della procedura interna negli affidamenti di
servizi e incarichi professionali legati ad una commessa;
•
la struttura aziendale richiedente garantisce il rispetto della procedura in affidamenti di
servizi ed incarichi professionali di tipologia differente da quella prevista nel punto
precedente;
•
il Consulente Legale garantisce la conformità dei modelli contrattuali alla disciplina
vigente nella fase pre-negoziale, negoziale e post-negoziale.
L’acquisto di beni e servizi e l’affidamento di incarichi a terzi effettuati all’interno di una
commessa è qui definita in coerenza con le modalità di conduzione dei progetti individuate
nelle procedure attinenti.
3. RIFERIMENTO AD ALTRE PROCEDURE
Procedura GESTIONE BANCA DATI dei PROFESSIONISTI ESTERNI.
4. DESCRIZIONE ANALITICA
4.1 Acquisto di beni e servizi di consumo per il funzionamento della struttura
Sono da considerarsi beni e servizi da acquistare secondo le seguenti modalità, a titolo non
esaustivo, la cancelleria ed i materiali di consumo, le utenze ed i servizi agli immobili
occupati dalla Società, gli acquisti informatici ed i servizi tecnici e di assistenza.
Per il materiale di cancelleria l’Area /Settore richiedente compila il modulo di richiesta di
prelievo cancelleria (cfr. Allegato 1), che il Settore Affari Generali evaderà prioritariamente
con le scorte presenti in Sede.
L’Area/Settore richiedente invia al Settore Affari Generali una Richiesta d’Acquisto
contenente le indicazioni quantitative e qualitative del prodotto.
Il Settore Affari Generali, accertata la necessità di acquisto di quanto richiesto, verifica la
disponibilità di budget per tutti gli acquisti al di fuori di una commessa e segnala al
Responsabile della Direzione Amministrazione Finanza e Controllo, per la necessaria
autorizzazione, le Richieste d’Acquisto non coperte da disponibilità.
La disponibilità di budget per gli acquisti relativi alle commesse è controllata dal
Responsabile della Direzione Amministrazione Finanza e Controllo, che autorizza la
Richiesta d’Acquisto dell’Area/Settore richiedente prima della sua consegna al Settore Affari
Generali. Nei casi in cui non dovesse esserci copertura di Budget di commessa, il
Responsabile della Direzione Amministrazione Finanza e Controllo dovrà provvedere a
richiedere un’autorizzazione all’A.D..
Il Settore Affari Generali di fronte ad una Richiesta d’Acquisto idonea, seleziona il fornitore
ritenuto più conveniente attraverso la richiesta di almeno 2 offerte, che devono pervenire in
sede ed essere valutate da una Commissione composta dal Responsabile della Direzione
Amministrazione Finanza e Controllo e dal Responsabile del Settore Affari Generali.
Accertata l’offerta più conveniente, il Settore Affari Generali predispone un Ordine
d’Acquisto secondo l’apposito modulo. L’Ordine d’Acquisto deve contenere:
•
i dati del fornitore individuato;
•
gli elementi quantitativi e qualitativi necessari al fornitore per soddisfare adeguatamente
la richiesta;
•
le modalità di pagamento concordate;
•
la data di consegna concordata;
•
il numero di centro di costo o di commessa su cui registrare l’acquisto.
L’Ordine di Acquisto, formalizzato in base ai poteri di firma verso l’esterno definiti dalle
deleghe conferite, viene inoltrato al fornitore ed in copia alla Direzione Amministrazione
Finanza e Controllo.
Il Settore Affari Generali si coordina con la struttura dell’Area/Settore interessata
all’acquisto per garantire un adeguato controllo della prestazione effettuata dal fornitore e
trasmette alla Direzione Amministrazione Finanza e Controllo il modulo di Controllo
Avvenuta Prestazione, in base alle risultanze del quale possono essere avviate o meno le
operazioni di pagamento al fornitore.
4.2 Selezione dei fornitori
La politica degli acquisti prevede che la Società, per quanto concerne gli acquisti abituali
necessari al funzionamento della sua struttura, tenda ad approvvigionarsi da fornitori di
comprovata efficienza e convenienza economica.
Nell’ambito delle tipologie di beni e servizi di acquisto, il Settore Affari Generali deve
provvedere, ogni volta che le circostanze lo richiedano, e comunque almeno una volta l’anno,
ad effettuare una indagine di mercato e a raccogliere le migliori offerte almeno da 3 fornitori.
La valutazione finale delle offerte pervenute è approvata da una Commissione, composta dal
Responsabile della Direzione Amministrazione Finanza e Controllo e dal Responsabile del
Settore Affari Generali.
Nel caso la tipologia d’acquisto lo richieda, il Settore Affari Generali si avvarrà del supporto
specialistico dell’Area/Settore richiedente per meglio identificare i possibili fornitori e per
valutarne le successive proposte.
4.3 Contratti di fornitura
Qualora l’acquisto del bene o servizio debba essere regolato da un contratto di fornitura (ad
esempio contratti per prestazioni di servizi, contratti quadro di fornitura con validità
temporali concordata, ecc.), questo deve essere elaborato in 3 copie dal Settore Affari
Generali, apponendo sul terzo originale la dicitura “firma per accettazione”. Tali originali
sono visionati dal Consulente Legale che le sigla per presa visione e le rimette al Settore
Affari Generali con le proprie osservazioni.
Il Settore Affari Generali acquisisce sul documento le firme di autorizzazione necessarie ed
invia al fornitore prescelto due originali, uno dei quali per la sua sottoscrizione.
La Direzione Amministrazione Finanza e Controllo riceve un originale del contratto ed una
copia dell’accettazione da parte del fornitore.
Un’ulteriore copia del contratto viene trasmessa dal Settore Affari Generali alle Aree/Settori
interessati, al fine di monitorare le fasi operative della prestazione nel rispetto del contratto
stipulato.
4.4 Rilevazioni contabili
La Direzione Amministrazione Finanza e Controllo, sulla base degli elementi contenuti
nell’Ordine d’Acquisto e nella fattura del fornitore, provvede a riportare il costo dell’acquisto
sul centro di costo e, nel caso, sul conto di commessa.
4.5 Affidamento a terzi ed incarichi professionali
La richiesta di avvalersi di affidamenti a terzi di servizi tecnici ed incarichi professionali
deve essere preventivamente sottoposta all’attenzione dell’ A.D. prima che l’Area/Settore
proponente assuma alcun contatto, anche informale, con i possibili affidatari.
La modalità di selezione di terzi/professionisti può essere una gara a trattativa privata o una
selezione nominativa, a meno che -in ragione della tipologia dell’incarico e del relativo
importo- non sia necessaria una gara pubblica.
Quando l’affidamento di incarichi professionali avviene al di fuori di una commessa, il
Responsabile dell’Area/Settore richiedente deve presentare l’evidenza della disponibilità di
budget per l’affidamento e sottoporre la richiesta all’approvazione dell’A.D.. All’interno di
una commessa, invece, l’affidamento viene sempre approvato dall’A.D. su richiesta del
Project Manager previa verifica di capienza finanziaria sul Budget di commessa.
In ogni caso, le modalità precedenti non si osservano in caso di contratti d’opera intellettuali
conclusi con professionisti per i quali sia determinante l’intuitu personae dell’incarico. In tali
ipotesi, la selezione del professionista è rimessa all’A.D. su proposta dei Responsabili di
Area/Settore e/o Project Manager di commessa.
4.6 Gare a trattativa privata
Il Responsabile dell’Area/Settore richiedente si attiva per la predisposizione del disciplinare
di affidamento, avvalendosi del supporto delle necessarie competenze aziendali.
L’individuazione dei terzi esterni cui proporre la partecipazione alla selezione avviene a cura
della Direzione Gestione, la quale può coinvolgere il Responsabile dell’Area/Settore
richiedente e/o il P.M. di riferimento nell’esame dei possibili candidati ed è comunque
subordinata all’approvazione dell’A.D..
Il disciplinare di affidamento e l’invito alla fase di selezione vengono trasmessi al Consulente
Legale, che ne verifica gli aspetti di competenza e lo restituisce con le proprie osservazioni
per l’effettivo invio.
Il disciplinare deve contenere:
•
l’oggetto del contratto di appalto (attività che il soggetto esterno deve svolgere);
•
le modalità di svolgimento delle attività;
•
i termini entro i quali svolgere le attività;
•
i corrispettivi per le attività svolte;
•
altre condizioni contrattuali (penali, cauzioni, polizze assicurative, ecc.);
•
le modalità ed i termini di presentazione delle offerte;
•
i criteri di aggiudicazione.
Ricevute almeno due distinte offerte, la Direzione Gestione, insieme al P.M. di riferimento,
elabora una nota per l’A.D., contenente i risultati dell’analisi svolta con l’evidenza della
migliore offerta individuata.
Sulla base di eventuali osservazioni dell’A.D., la Direzione Gestione predispone la proposta
di conferimento dell’incarico e la sottopone, nuovamente, all’A.D. per l’autorizzazione.
La proposta di conferimento dell’incarico autorizzata dall’A.D. viene trasmessa al
Consulente Legale per le attività di contrattualizzazione. Copia del contratto di affidamento è
inviato alla Direzione Amministrazione Finanza e Controllo per consentire le successive
contabilizzazioni sul conto di commessa e per gestire i pagamenti ai terzi.
4.7 Selezione diretta
Sono previsti due percorsi:
1. All’interno di una commessa, l’individuazione delle risorse esterne cui proporre la
partecipazione alla selezione avviene a cura della Direzione Gestione, previa approvazione
dell’A.D., utilizzando in via privilegiata i nominativi presenti nella Banca Dati dei
Professionisti Esterni (cfr. Procedura Gestione Banca Dati dei Professionisti Esterni).
La Direzione Gestione può coinvolgere il Responsabile dell’Area/Settore richiedente e/o il
P.M. di riferimento nelle attività di pre-selezione con funzioni propositive e procede alla
successiva trasmissione dell’invito alla fase di selezione di almeno due potenziali affidatari.
La Direzione Gestione elabora una nota per l’A.D. contenente, in sintesi, i risultati della
selezione con l’evidenza del migliore candidato individuato di concerto con il Responsabile
dell’Area/Settore interessata e/o il P.M. di riferimento.
2. Per affidamenti di incarichi non inerenti attività di commessa l’individuazione e selezione
dei Professionisti Esterni è svolta dai Responsabili dell’Area/Settore interessata e/o dai P.M.
di riferimento e autorizzata dal Responsabile della Direzione Gestione, previa approvazione
dell’A.D..
La proposta di conferimento dell’incarico, autorizzata dall’A.D., viene trasmessa al
Consulente Legale per le attività di contrattualizzazione.
In tale fase, il Responsabile dell’Area/Settore interessata e/o il P.M. di riferimento svolgono
un ruolo di supporto operativo fornendo le informazioni necessarie al corretto inquadramento
contrattuale del rapporto, richiedendole nel caso al professionista stesso. Per affidamenti da
effettuare attraverso la modalità di lavoro a progetto, il Consulente Legale trasmette all’Area
Gestione del Personale tutte le informazioni (anagrafiche, oggetto della prestazione, durata
della collaborazione, importo del corrispettivo previsto ed altre informazioni necessarie) utili
a definire l’inquadramento del rapporto ai fini civilistici, fiscali e previdenziali.
Copia del contratto di affidamento è inviato alla Direzione Amministrazione Finanza e
Controllo per consentire le successive contabilizzazioni sul conto di commessa e per gestire i
pagamenti a terzi.
5. ALLEGATI
5.1 Richiesta di Prelievo Cancelleria
5.2 Richiesta d’Acquisto
5.3 Ordine d’Acquisto