I file PDF e la loro gestione

P. De Vittor – corso di Informatica
I file PDF e la loro gestione
Spesso si ricevono allegati di mail in formato PDF: come gestirli?
Cerchiamo di capire di che cosa si tratta.
Innanzitutto il significato dell’acronimo é:
Portable Document Format, ovvero formato di documento “portatile”, ovvero
trasferibile, basato su di un linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe
Systems.
La medesima Società rende disponibile gratuitamente il software necessario per la lettura
di tali file, sotto la denominazione di “Acrobat Reader”.
Tale software viene spesso
inserito come utility in molti CD di installazione dei più svariati programmi commerciali,
compresi i driver per stampanti, scanner, fotocamere, o ancora è inserito nei CD o DVD
allegati a molte riviste di informatica. Altrimenti può essere “scaricato” dal sito di Adobe
(http://get.adobe.com/it/reader) o da altri siti di download.
Una volta scaricato (o copiato da CD) Acrobat Reader, si deve procedere all’operazione di
“installazione” eseguendo l’apposito file (AcrobatRdrX.exe dove la X rappresenta il
numero della versione che si vuole installare).
L’installazione crea nel menu Start-
>Programmi la voce Acrobat Reader, con l’eventuale relativa icona sul desktop.
Una volta installato Acrobat, la medesima icona appare accanto
agli allegati di mail con estensione PDF nonché accanto ai file
PDF visualizzati con Esplora Risorse o Risorse del Computer.
Quando si riceve via mail un allegato PDF, è possibile
aprirlo (Visualizza) oppure salvarlo (Scarica).
Con la
prima opzione viene scaricato il file (che rimane solo in
memoria), lanciato Acrobat Reader e visualizzato il file.
Ciò crea però due problemi: 1°- il file non viene salvato
sul computer, 2°- l’apertura e la visualizzazione del file
contemporanea allo scaricamento dal web è lenta, e se il file è di grosse dimensioni
spesso si ha il blocco dell’applicazione nonché del browser.
E’ meglio allora operare in due tempi: innanzitutto cliccare su “Scarica” per salvare il file
sul PC, indicando nella successiva finestra di dialogo dove si vuole salvare il file e con che
nome. Dopo di che – tramite Esplora Risorse oppure Risorse del Computer – quando si
renderà necessario sarà possibile aprire il file per visualizzarlo oppure stamparlo. In tal
modo si abbreviano i tempi, se ne ha una copia su PC e non viene richiesta la
connessione Internet.
Cliccando su di un file PDF viene “lanciato” (eseguito) Acrobat Reader, che permette di
visualizzare il contenuto del file, di salvarlo e di stamparlo, ma non di modificarlo. La
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modifica può invece essere eseguita solo con altri software (anche della stessa Adobe),
ma a pagamento.
I vantaggi del formato PDF
Ci si può giustamente chiedere a questo punto quale sia il vantaggio di utilizzare un file in
formato PDF. Domanda più che lecita.
Innanzitutto, occorre notare che ormai – da parecchi anni – l’industria e le aziende a
livello internazionale rendono disponibili i fogli illustrativi dei propri prodotti (manuali,
fogli tecnici, libretti di istruzioni, registri di collaudo, ecc) proprio in formato PDF. Allora
ci sarà un motivo, no?
- Portabilità. Il motivo del successo e della diffusione di questo formato va ricercato
innanzitutto nella definizione fornita nelle prime righe di questa breve dissertazione:
formato di documento “portabile”, basato su di un linguaggio di descrizione di pagina.
Che significa?
Significa, in altri termini, che un file PDF è indipendente dal tipo di PC
utilizzato, dal
sistema operativo installato e dal software che lo ha creato. Quindi, sia che lo legga con
un computer con sistema operativo Windows, Mac OS o Linux, non cambia nulla. Sia che
creai il file con un software piuttosto che con un altro sarà sempre leggibile, da un PC
IBM come da un Apple, da un 386 come da un Pentium.
- Descrizione di pagina. Inoltre, la versione PDF di un file rappresenta l’aspetto grafico
della pagina così come è stata creata, e che verrà visualizzata sempre allo stesso modo
indipendentemente dal driver di stampante utilizzato e dal set di caratteri installato.
Capita spesso infatti che, anche solo trasferendo un file (di Word, ad esempio) da un
computer all’altro, ci si trovi di fronte a delle sorprese.
Nel file copiato, infatti,
l’impaginazione appare del tutto differente dall’originale: pagine con una sola riga, figure
spostate nelle pagine successive, margini differenti. Perché mai? Semplice, a seconda
del driver di stampa installato cambiano le formattazioni di pagina che Word applica al
documento, proprio perché le deve adattare alla stampante presente nel sistema.
Tutti questi inconvenienti vengono invece evitati ricorrendo al formato PDF.
Infatti, è
sufficiente possedere il software Acrobat Reader (gratuito) per visualizzare e stampare il
file con l’esatto aspetto dell’originale, senza problemi.
- Indipendenza dal software. Ancora, l’impiego del formato PDF mi evita la necessità
di utilizzare lo stesso tipo di applicativo usato da chi ha creato il file.
Esempio: se il mio amico ha scritto un documento in Microsoft Word e me lo ha mandato
via mail, mi costringerà ad usare Word per leggerlo, ed io non devo per questo essere
costretto ad acquistare Microsoft
Office, la cui licenza d’uso è a pagamento.
Analogamente, se il progettista di un pezzo industriale utilizza ad esempio un software
come Autocad per disegnare un particolare meccanico e mi manda una copia del suo
progetto da visionare, io non debbo per questo aver acquistato Autocad (peraltro
costoso) per poter vedere il suo lavoro: mi basterà vedere la versione PDF!
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Si tratta quindi – tra le altre cose – di attenzione e rispetto del mio destinatario!
- Sicurezza. Vi è infine un altro aspetto, assolutamente non secondario. Vi sono vari
tipi di file che permettono di integrare delle “macro”, ovvero porzioni di codice eseguibile
che consente di renderne interattivo l’utilizzo o di automatizzare talune operazioni.
Grazie alla presenza di queste macro, i virus si “attaccano” in maniera invisibile a questi
file, e vengono trasmessi al PC del destinatario non appena tali file vengono letti dal
sistema operativo. Si noti che fra i formati di file in cui sono attivabili le macro vi sono
anche i comunissimi documenti di Word, le tabelle di Excel, i data-base di Access, ecc.
Bene, i file PDF non permettono alcuna attivazione né quindi integrazione di alcuna
macro.
Significa avere la sicurezza di non dover incappare in alcun virus!
A questo
proposito, vi sono vari servizi di mail di tipo professionale, certificato e ad elevata
affidabilità che non permettono l’invio di formati di file in cui possano annidarsi delle
macro, che quindi vengono addirittura respinti al mittente.
Come creare file PDF?
Grazie ad appositi programmi di conversione è possibile creare file PDF, che in realtà non
sono altro che delle specie di "anteprime di stampa" sotto forma di file. La procedura è
la seguente:
prima si fanno i documenti nel modo consueto (testi con un word-
processor, tabelle con un foglio di calcolo, slide-show con un software di presentazione,
ecc) e poi si trasformano in PDF.
Le versioni più recenti degli applicativi per office-automation (sia le versioni Microsoft che
le suite gratuite quali Open Office e Libre Office) sono in grado di “esportare” i file in
formato PDF.
E' comunque consigliabile installare un software ad hoc, in grado di
convertire i file, poiché la maggior parte dei software applicativi non permette la
creazione di file PDF.
I software in grado di creare file PDF sono molti, scaricabili dal web, sia gratuiti che a
pagamento: questi ultimi offrono ovviamente funzioni più avanzate. Un software di tipo
gratuito è ad esempio “PDF995”, di tipo freeware; dal sito della Società si scaricano i file
necessari e si eseguono. Fra gli altri software di tipo gratuito vi sono DoPDF, PDF24 ed
altri ancora.
L’installazione del software provvede a creare un “driver virtuale” per una stampante
aggiuntiva, che apparirà nel pannello di controllo delle stampanti.
Infatti, dopo
l'installazione di uno di questi software, viene di fatto installata una nuova stampante,
proprio quella che crea il file in formato PDF. Come la si usa? Semplice, si crea il proprio
file con l’applicativo che si desidera e, una volta terminato il lavoro, dal menu File>Stampa si accede alla finestra di dialogo che permette di scegliere le pagine da
stampare, il numero di copie desiderate nonché la stampante da utilizzare.
Compare in tal modo l’elenco delle stampanti installate (sia reali che virtuali), così come
appare nella figura a pagina seguente.
E’ necessario quindi scegliere la propria
stampante PDF, ovvero PDF995, DoPDF, PDF24 o quella che si è scelto di installare.
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Il trucco è tutto qui: la stampante PDF non è altro che un “driver di stampa” che, invece
di formattare i dati relativi al documento visualizzato per renderli compatibili con una
stampante reale, li converte nel formato PDF.
Lo dimostra il fatto che, dopo aver scelto questa stampante, si aprirà un’altra finestra che
ci chiederà dove salvare il nostro file e con quale nome. Sceglieremo quindi un’unità ed
un percorso di nostro gradimento (che può anche essere quello del file di partenza) e
cliccheremo su Salva. Verrà così creato il file PDF, che verrà visualizzato in una finestra
di Acrobat reader, il quale dovrà essere naturalmente presente nel nostro sistema
(altrimenti non sarà possibile la visualizzazione).
A questo punto (una volta visualizzato in Acrobat Reader il file PDF) possiamo chiudere
tutte le finestre che non ci interessano e andare a ripescare il file (con Esplora Risorse,
ad esempio) e utilizzarlo come ci serve: ovvero visualizzarlo nuovamente, copiarlo su di
un’altra unità, rinominarlo o, una volta aperta la nostra posta elettronica, inviarlo come
allegato di mail.
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