PIANO razionalizzazione 2015 unione
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PIANO razionalizzazione 2015 unione
PIANO TRIENNALE 2015-2017 PER L’INDIVIDUAZIONE DELLE MISURE DI RAZIONALIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI, DELLE AUTOVETTURE DI SERVIZIO E DEI BENI IMMOBILI, FINALIZZATO AL CONTENIMENTO DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DELL’UNIONE TERRA DI MEZZO (ART. 2, COMMA 594, L. N. 244/07 – LEGGE FINANZIARIA 2008) 1 1. SPESE RELATIVE ALLE STRUMENTAZIONI INFORMATICHE ED ALLE DOTAZIONE STRUMENTALI, COMPRESE LE SPESE CONNESSE ALLE RETI DI TRASMISSIONE DATI E DI TELEFONIA FISSA E MOBILE Le azioni individuate sono finalizzate alla ottimizzazione delle attrezzature informatiche e telematiche, nonché all’introduzione di nuove “tecnologie” hardware e/o software con l’obiettivo di ridurre i costi e/o garantire una maggiore efficienza, fruibilità e qualità dei servizi. 1.1 Razionalizzazione postazioni di lavoro L’Unione Terra di Mezzo ha in dotazione circa 180 postazioni di lavoro, molte delle quali obsolete; questo implica costi elevati per la manutenzione e un’inevitabile ricaduta sull’efficienza dell’apparato. Condizione necessaria per avere un parco informatico capace di garantire continuità di servizi è mantenere un parco macchine che non superi i cinque anni di vita. Si propone quindi di avviare un’operazione di “svecchiamento” delle postazioni di lavoro con oltre i cinque anni di vita. Tale operazione richiederebbe la sostituzione di circa metà degli apparati . Obiettivi: - inventariazione, in collaborazione con l’ufficio economato dell’Unione, di tutti i pc, portatili, dispositivi ed apparecchiature informatiche in dotazione al personale degli Enti per consentirne una corretta gestione e garantire a ciascun Responsabile una situazione aggiornata in tempo reale della strumentazione in uso presso ciascun Servizio; - razionalizzazione dei pc dell’Ente con ritiro dell'hardware non più utilizzato nei Servizi, nuova assegnazione ad altri utenti dei personal computer recuperati, dismissione pc obsoleti, rinnovo parziale della strumentazione in uso; - contenimento del numero delle Postazioni di lavoro attraverso la creazione di account multipli sulla stessa postazione e acquisto di pc portatili per il personale distaccato in Unione che opera su differenti sedi. L’obiettivo di contenere i costi per l'acquisto di apparecchiature e strumentazioni informatiche, avvalendosi delle convenzioni disponibili sulle centrali di acquisto a disposizione degli Enti Locali, (CONSIP ed Intercent-ER), sarà potenziato grazie al ricorso al Mercato Elettronico della P.A. come fonte primaria per l’acquisto di beni e servizi tecnologici ed informatici, ottenendo risparmi significativi pur garantendo qualità di attrezzature e di servizi. ANNO 2015 Avvio della razionalizzazione delle postazioni di lavoro. Dismissione n. pl 15 2 Acquisizione n. pl 15 ANNO 2016 Completamento della razionalizzazione, monitoraggio e gestione delle criticità. ANNO 2017 Generale revisione e consolidamento delle dotazioni strumentali, per adottare azioni rafforzative delle misure intraprese o correttive delle stesse, alla luce dei riscontri dei vari settori, della rispondenza delle dotazioni alle necessità delle attività lavorative, dei risparmi conseguiti. 1.2 Adozione di stampanti multifunzione come standard di soluzione di stampa. Nonostante presso le sedi comunali siano presenti da alcuni anni strumenti multifunzione che assicurano funzioni di fotocopiatura, scansione a colori, stampa in rete sia in formato A4 che in formato A3, tali stampanti non sono ovunque lo strumento principale per la produzione di stampe e in alcuni casi le strumentazioni risultano obsolete. Al 01.01.2015 risultano in uso anche stampanti individuali. Si intende attuare un forte contenimento delle stampanti individuali, lasciando installate unicamente quelle indispensabili in funzione di particolari esigenze di servizio; inoltre si ritiene possibile eliminare fra il 75 e l’80% delle stampanti di rete di proprietà a favore di un uso maggiore di strumenti multifunzione a noleggio che presentano un rapporto molto più vantaggioso nei costi di gestione tramite: • un costo per pagina prodotta molto più vantaggioso • attivazione codici per la gestione della contabilità delle copie/stampe; • modalità “green print” (preimpostazione di fronte/retro e bianco/nero per favorire, nel primo caso, la riduzione del consumo di carta, nel secondo caso il contenimento del colore); • costo manutenzione incluso nella fornitura a garanzia del perfetto funzionamento dell'attrezzatura; • costo toner incluso nella fornitura. I maggiori costi sostenuti per i canoni di noleggio delle multifunzione aggiuntive troveranno compensazione nei risparmi sui costi di manutenzione delle stampanti di rete e nei risparmi sui costi dei materiali di consumo. ANNO 2015 Avvio della razionalizzazione delle stampanti di rete. Dismissione n.4 stampanti multifunzione obsolete, di cui 2 di proprietà del Comune di Cadelbosco, 1 a noleggio in Comune di Castelnovo, 1 a noleggio in Comune Bagnolo. Noleggio n.4 stampanti multifunzione di nuova generazione 3 ANNO 2016 Completamento della razionalizzazione, monitoraggio e gestione delle criticità. ANNO 2017 Generale revisione e consolidamento delle dotazioni strumentali, per adottare azioni rafforzative delle misure intraprese o correttive delle stesse, alla luce dei riscontri dei vari settori, della rispondenza delle dotazioni alle necessità delle attività lavorative, dei risparmi conseguiti. 1.3Posta elettronica – tecnologie open source Il servizio di Posta Elettronica riveste un aspetto di fondamentale importanza sia nelle comunicazioni interne, che nelle comunicazioni esterne con soggetti pubblici e privati connessi alla rete Internet. L’elevata mobilità del personale assegnato all’Unione, l’esigenza di uniformazione e integrazione delle tecnologie di riferimento e la necessità di favorire la condivisione di documenti e strumenti di lavoro suggeriscono l’abbandono dell’approccio al client desktop tradizionale. I principali vantaggi conseguenti all’abbandono dell’approccio al client desktop tradizionale sono: • Accessibilità da qualunque postazione interna o esterna • Esperienza utente identico in tutti i desktop • Riduzione dei costi di supporto help desk • Mail, contatti, calendario e sincronizzazione attività in modo nativo • Sincronizzazione con dispositivi mobili • Condivisione contatti, calendari e documenti ANNO 2015 Passaggio da un sistema servente di posta elettronica basato su tecnologia proprietaria ad uno basato interamente su tecnologie open source. 1.4 Adozione di LibreOffice. La situazione attuale delle postazioni di lavoro vede la presenza di licenze di prodotti Microsoft Office obsolete, non più supportate o che non verranno più supportate nel corso del triennio 2015/2017. L’aggiornamento di tali licenze richiederebbe un investimento molto ingente che si ritiene non sostenibile. Obiettivi del progetto: 4 1. adozione LibreOffice come strumento predefinito per aprire tutti i documenti inclusi quelli in formato MS Office; 2. adozione del formato standard aziendale ODF per la produzione di tutta la documentazione (formati Office consentiti solo per casi eccezionali) 3. uso del formato PDF per l'invio di tutte le comunicazioni che richiedano la sola lettura o stampa di un documento 4. individuazione delle poche postazioni di lavoro sulle quali è mantenuta l'installazione di MS Office appartenenti a casistiche ben definite: – applicazioni che richiedono MS Office per necessità applicative – postazioni “di garanzia” ANNO 2015 Avvio di progetto pilota per l’adozione di LibreOffice. Migrazione di una popolazione limitata di utenti; la migrazione dovrà avvenire per gruppi omogenei, in modo da facilitare l’adozione dei nuovi formati ove la condivisione di file è più forte. Avvio dell’analisi delle applicazioni settoriali. ANNO 2016 Realizzazione del progetto di adozione di LibreOffice sulla base degli esiti del progetto pilota Migrazione di tutte le restanti postazioni di lavoro, con una durata stimata di circa 10 mesi; la migrazione dovrà continuare per gruppi omogenei; conclusione dell’analisi delle applicazioni settoriali. ANNO 2017 Verifica e consolidamento. Revisione e risoluzione delle eventuali criticità; avvio di una adozione maggiormente governata e supportata di ulteriori prodotti open source di office automation, ad esempio per la gestione dei progetti e la manipolazione di immagini. 1.5 Gestione dei dati informatici tramite datacenter regionale Un’esigenza molto sentita, dopo i recenti fatti che hanno colpito il territorio della regione Emilia-Romagna, è quella relativa alla sicurezza fisica dei siti. Le economie di scala realizzabili centralizzando i poli di delivery dei servizi consentono una riduzione dei costi di investimento e di gestione delle infrastrutture ICT. Le PA hanno sempre più spesso necessità di disporre di server e piattaforme applicative con una riduzione dei tempi di approvvigionamento/delivery dei servizi; l’investimento diretto in conto capitale e la proprietà degli asset pone una serie di problemi di dimensionamento del sistema in assenza di un capacity plan ponderato, rispetto dei tempi di delivery, scalabilità della soluzione, gestione dei sistemi in esercizio rispetto ai quali il cloud computing offre la risposta oggi più avanzata, sia in termini tecnologici che organizzativi. Il cloud computing rappresenta uno scenario di particolare interesse in un contesto, quello della regione Emilia Romagna, in cui tutte le Pubbliche Amministrazioni e altri attori pubblici sono collegati ad una 5 rete ad elevate prestazioni attraverso cui, già oggi, accedono ad una serie di servizi ad alto valore aggiunto. Poiché, per definizione, il cloud computing usa la rete come infrastruttura abilitante per condividere e rendere disponibili le proprie risorse, la disponibilità di una rete che garantisca alta continuità di servizio e prestazioni elevate abbatte una delle barriere d’ingresso principali nell’accesso ai servizi in cloud. E’ inoltre di interesse generale che le applicazioni ed i servizi applicativi siano resi indipendenti dalle infrastrutture di appoggio. La società Lepida S.p.A., in coerenza con i suoi fini statutari, ha attrezzato "data center", dotandoli (a seguito di gara europea esperita dalla Agenzia Intercent-ER) delle necessarie competenze specialistiche, per offrire agli Enti soci soluzioni tecnologiche di elevato livello, basate sulla infrastruttura in fibra ottica condivisa, e precisamente: • servizi di gestione di sistemi di proprietà degli Enti (c.d. housing), • messa a disposizione ed utilizzo di sistemi per ospitare applicazioni degli Enti (c.d. hosting) sia su piattaforma dedicata, sia su piattaforma virtuale • back up da remoto • disaster recovery • consulenza tecnologica per adeguare ed ottimizzare i sistemi; La dismissione dei server fisici locali e l’acquisizione dei servizi di datacenter dalla Società Lepida s.p.a. si prevede possa garantire i seguenti benefici: • Riduzione dei tempi di approvvigionamento per l’ottenimento di un servizio; aumento della disponibilità dei servizi; prestazioni e disponibilità delle risorse uniformi, indipendenti dalla dimensione della PA; scalabilità dei servizi • Riduzione della spesa in conto capitale per acquisti, manutenzioni straodinarie e garanzie • Diminuzione dei consumi energetici per IT e del relativo impatto ambientale • Maggior sicurezza fisica e logica delle informazioni gestite. ANNO 2015 Avvi progetto virtualizzazione server tramite datacenter regionale. Trasferimento in datacenter regionale n. 6 servizi/server ANNI 2016/2017 Completamento progetto di trasferimento. 6 Revisione e risoluzione delle eventuali criticità. 1.6 Digitalizzazione dei processi Il progetto di digitalizzazione dei processi interessa tutta l’attività amministrativa e soprattutto organizzativa dell’Unione e dei Comuni ed è un progetto molto complesso e ambizioso destinato ad impattare significativamente sull’attività degli operatori e nei rapporti con i soggetti esterni pubblici e privati. Nell’ambito del triennio l’attività si concentrerà in particolare sulle seguenti misure: - atti amministrativi digitali; - conservazione dei documenti informatici conformi alle Regole Tecniche in materia - protocollo informatico - digitalizzazione procedimenti amministrativi - flussi documentali e fascicoli digitali - pec e firma digitale - servizi on line ANNO 2015 Avvio processo digitalizzazione/dematerializzazione Attivazione protocollo informatico presso i Comuni di Cadelbosco di Sopra, Castelnovo di Sotto e Unione Terra di Mezzo. Avvio processo digitalizzazione procedimenti amministrativi. Razionalizzazione Pec in dotazione e sviluppo dell’utilizzo della PEC nei rapporti con l’utenza (adesione convenzione CONSIP/INTERCENT-ER). Interoperabilità PEC. Installazione nuovo software gestione atti dell’Unione e digitalizzazione delibere. Attivazione del conferimento al “ParER” (Polo Archivistico Regionale) dei nuovi documenti digitali gestiti dalle Amministrazioni (es. fatture elettroniche, determinazioni dirigenziali, ecc.) ai fini della corretta conservazione. ANNI 2016/2017 Verifica e consolidamento – attivazione servizi on line Prosecuzione del processo di dematerializzazione per adottare azioni rafforzative delle misure intraprese o correttive delle stesse, alla luce dei riscontri dei vari settori. Attivazione della tipologia di pagamento che potrà essere eseguita attraverso la piattaforma dei pagamenti on line denominata “PayER”ed eventualmente integrata con il sistema “PagoPA”; Verifica implementazione sistema denominato “Rilfedeur”, per la rilevazione, la raccolta, la classificazione e la gestione delle segnalazioni dei cittadini on line, con “App” per dispositivi mobili (es. smartphone, tablet, ecc.). Verifica attivazione di un servizio on line denominato “Demografici on line” per il rilascio delle certificazioni. 7 1.7 Telecomunicazioni Come previsto nell'ambito della convenzione per il conferimento all’Unione Terra di Mezzo della gestione dei sistemi informatici e delle tecnologie dell’informazione, i contratti di telefonia fissa e mobile, saranno gestiti dall'Area di riferimento dell'Unione a decorrere dal 1° gennaio 2016. Sistema di telefonia fissa e trasmissione dati. L'Unione aderirà ad eventuali convenzioni per il servizio di telefonia fissa e trasmissione dati di Intercent-ER e/o Consip favorendo un risparmio di spesa derivante dal contenimento delle tariffe. Nel corso dell'anno 2016 verrà valutato, sfruttando le eventuali convenzione Intercent-ER e/o Consip, la virtualizzazione dei centralini telefonici, al fine di uniformare il sistema di telefonia, aumentarne la flessibilità e ridurre i costi di gestione legati al mantenimento dei centralini “fisici” attualmente installati presso i diversi Enti. Telefonia mobile A decorrere dall'esercizio 2016, l'Unione intende realizzare un processo di uniformazione ed integrazione dei servizi connessi alla telefonia mobile in uso da parte di dipendenti dell'Unione e dei Comuni, mediante adesione alle eventuali convenzione Intercen-ER e/o Consip. All'assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile si procederà nei soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilita' e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attivita' che ne richiedono l'uso. Le apparecchiature di telefonia mobile saranno assegnate altresì ai responsabili di area e al Segretario Generale. Per contenere i costi si procederà a convertire tutte le utenze, ancora esistenti presso gli Enti, in abbonamento, a prepagate, escluse quelle per le quali esistono ragioni tecniche per il mantenimento dell’abbonamento, in modo da ridurre la spesa relativa alla tassa di concessione governativa. Verranno effettuati controlli circa i consumi delle utenze ed in caso di anomalie verranno richiesti chiarimenti agli assegnatari ed in caso di necessità si procederà ad ulteriori controlli di approfondimento sul traffico effettuato. L'Unione aderirà ad eventuali convenzioni per il servizio di telefonia mobile di Intercent-ER e/o Consip per tutte le utenze, alla scadenza naturale delle convenzioni in essere, favorendo un risparmio di spesa derivante dal contenimento delle tariffe. 2 PARCO AUTO Per quanto riguarda i veicoli dell'Unione e dei Comuni aderenti, la dotazione complessiva degli stessi ammonta a 40 unità, di proprietà dei comuni e dell'Unione (come da tabelle sotto riportate). 8 COMUNE DI BAGNOLO IN PIANO SETTORE A CUI E’ IN USO COMUNE/UNIONE AUTOVETTURE AUTOCARRI / FURGONI MACCHINE OPERATRICI MOTOVEICOLI ANNO IMMATRICOLA ZIONE COMUNE ISTITUZIONALE UNIONE - SERVIZI SOCIALI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI FIAT PANDA - AS434JX 1997 PULMINO FIAT BM282XF FURGONE DAILYDW207ZP FIAT PANDA - BV846LH 2000 2009 2001 APECAR AH95351 1999 FURGONE CC06377 2007 RIMORCHIO - RE009809 1990 RIMORCHIO - RE 010313 RIMORCHIO – RE 010314 MACCHINA SEMOVENTE – AAH442 MACCHINA AGRICOLA – RE33435 MACCHINA AGRICOLA - RE36801 MACCHINA AGRICOLA – AZ095E 1992 1992 1996 1987 1992 2014 9 COMUNE DI CASTELNOVO DI SOTTO SETTORE A CUI E’ IN USO COMUNE/UNIONE AUTOVETTURE COMUNE – USO PROMISQUO COMUNE – USO PROMISQUO COMUNE – USO PROMISQUO UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE - POLIZIA M. NISSAN SERENA (AB455ZK) INNOCENTI MILLE (AB201ZG) FIAT PUNTO (CS766BK) UNIONE - POLIZIA M. UNIONE - POLIZIA M. AUTOCARRI / FURGONI MACCHINE OPERATRICI ANNO IMMATRIC OLAZIONE 1995 1995 2004 NISSAN (BF338VW) 1999 FIAT IVECO (RE673500) 1992 APE POKER PIAGGIO (CG751JZ) 2003 TRATTORE FIAT 680(RE25492) Macchina operatrice(AA866) SUBARU FORESTER (YA301AB) MAZDA (YA330AB) PEUGEOT 3008 (YA310AH) MOTOVEICOLI 1979 1991 2009 2009 2012 10 SETTORE A CUI E’ IN USO COMUNE/UNIONE AUTOVETTURE UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI UNIONE -LAVORI PUBBLICI USO PROMISQUO COMUNE/UNIONE SERVIZI SOCIALI /UNIONE SERVIZI SOCIALI /UNIONE ASP ASP USO PROMISQUO COMUNE/UNIONE LLPP NESSUNO COMUNE DI CADELBOSCO DI SOPRA AUTOCARRI / MACCHINE FURGONI OPERATRICI MOTOVEICOLI ANNO IMMATRICOLAZIO NE CAMION DAILY 35.10 RE543435 APECAR AA05625 1995 APECAR AD36287 1999 SPAZZATRICE MECCANICA AEA202 2004 TRATTORE MASSEY FERGUSON PR037501 1988 TERNA VENIERI REAA479 MACCHINA AGRICOLA CARRARO RE035424 RASAERBA JOHN DEERE REAE316 1990 1990 1995 FIAT PUNTO CN471ZS FIAT PUNTO BB701LM 2005 FIAT PANDA BR571GV FIAT SCUDO BR923GV FIAT DUCATO CG783LP FIAT DOBLO BT404RR’ 2001 1999 1997 2003 2001 SCOOTER MALAGUTI BP29521 2003 11 UNIONE TERRA DI MEZZO SETTORE A CUI E’ IN USO AUTOVETTURE LAVORI PUBBLICI PEUGEUT 207 EM371NJ AUTOCARRI / FURGONI MACCHINE OPERATRICI MOTOVEICOLI ANNO IMMATRIC OLAZIONE 2012 12 Va premesso che l’impiego delle autovetture di servizio è strettamente limitato ai compiti istituzionali dell’Ente e a quelli di servizio, in particolare, dell'Area LL.PP. e Polizia Municipale. Nel triennio2015/2017 si prevede di intensificare l’azione di razionalizzazione dell’autoparco dei Comuni e dell'Unione secondo le seguenti linee di indirizzo, nel pieno rispetto delle disposizioni e dei vincoli previsti dalla normativa vigente in materia di contenimento della spesa pubblica (art. 1 comma 143 DL n. 228/2012 e art. 5 commi 2 e 5 DL n. 95/2012): - progressiva eliminazione dei veicoli più obsoleti, specialmente di quelli i cui costi di manutenzione e riparazione risultino eccessivi rispetto al valore commerciale del veicolo avviando procedure di alienazione/demolizione; - potrà essere valutata l’opportunità della sostituzione del parco autovetture attraverso la formula del noleggio a lungo termine; - rinnovo parco autovetture con mezzi a minor impatto ambientale e a minor consumo; - acquisizione di nuovi mezzi in funzione delle esigenze dei servizi rilevate con riferimento al territorio dell'Unione complessivamente considerato. Anno 2015 Da demolire: Camion Daily RE543435 – Comune Cadelbosco di Sopra Apecar AD36287 - – Comune Cadelbosco di Sopra Da verificare cessione a terzi: Trattore Fiat 680 RE673500 – Comune di Castelnovo di Sotto Scooter Malaguti – Comune di Cadelbosco di Sopra Da acquisire in proprietà Unione – Polizia Municipale: Oper Vivaro (Furgone) acquistato a fine 2014 - da immatricolare e allestire Doblo (Autovettura) ceduta dal Comune di Novellara – in corso passaggio di proprietà Punto (Autovettura) ceduta dal Comune di Novellara – in corso passaggio di proprietà Da acquisire comodato gratuito Comune di Bagnolo n.1 auto elettrica. Conseguentemente a quanto sopra riportato si prevede, quindi, la predisposizione di un piano di razionalizzazione della distribuzione degli automezzi e la predisposizione di un piano generale di acquisti. 13 Sotto il profilo della gestione, si assume come prioritario l'obiettivo di procedere ad affidamenti unitari con particolare riferimento alle seguenti attività: - carburanti; - servizio di manutenzione meccanica ed elettrica; - gommatura; - recupero auto. 3. BENI IMMOBILI Nell’ambito delle tematiche inerenti la gestione tecnologica degli immobili di proprietà comunale, saranno adottati adeguati strumenti tecnologici e gestionali finalizzati al contenimento dei costi ordinari e straordinari; in particolare, sotto il profilo del controllo gestionale-organizzativo verrà valutato il ricorso a centrali di committenza Consip, ma anche il monitoraggio di bandi di riqualificazione energetica di ordine diverso, mentre per quanto attiene all’aspetto tecnologico, verranno attivate iniziative tese alla conoscenza dei sistemi impiantistici attuali e ai consumi energetici dei fabbricati (diagnosi eneregtiche) quale strumento imprescindibile per ottimizzare il corretto funzionamento degli impianti in essere, oltrechè ad indirizzare graduali interventi di riqualificazione energetica finalizzati a: • migliorare il comfort degli ambienti interni; • contenere i consumi di energia; • ridurre le emissioni di inquinanti e il relativo impatto sull’ambiente; • utilizzare in modo razionale le risorse, attraverso lo sfruttamento di fonti energetiche rinnovabili in sostituzione dei combustibili fossili; 14