Scansione massiva dei documenti Cosa bisogna avere per poter

Scansione massiva dei documenti Cosa bisogna avere per poter

Scansione massiva dei documenti
Con il nuovo aggiornamento della procedura è stata introdotta la possibilità di effettuare la
scansione massiva dei documenti, al fine di velocizzare le operazioni svolte giornalmente
dall’operatore di protocollo per l’archiviazione ottica.
Per effettuare la scansione massiva è indispensabile apporre su ogni documento un’etichetta
contenente il codice a barre, in questo modo lanciando la scansione è lo scanner che, essendo in
grado di leggere e riconoscere il barcode, creerà un file per ogni documento scansionato. Il
programma Halley associa ogni file al relativo protocollo.
Cosa bisogna avere per poter avviare la scansione massiva dei documenti?
Stampante termica per la stampa delle etichette
Scanner Fujitsu fi-6140
Cosa bisogna fare per effettuare la scansione massiva?
1. Impostazione testo tipo per la stampa delle etichette
a. Dalla funzione UTILITA’/Dati generali cliccare sull’icona
in corrispondenza
all’area omogenea interessata;
b. Scegliere Circolari;
c. Sul campo “Etichetta in arrivo” fare doppio clic sull’icona
d. Verrà visualizzata la finestra “ELENCO DEI TESTI”;
e. cliccare sulla freccia nera per tornare all'elenco dei gruppi di testo;
f.
posizionarsi
sul
gruppo 1 e,
se vuoto, inserire la descrizione CIRCOLARI,
altrimenti passare al punto successivo;
g. entrare nell'elenco dei testi del gruppo 1 facendo doppio clic;
h. posizionarsi nel primo testo libero e cliccare su "Inserimento";
i.
inserire il nome del testo (es. etich.barcode);
j.
alla comparsa della finestra con titolo “editor” selezionare “Word”;
k. cliccare su “Usa Winword.exe”;
l.
all'apertura del testo word andare su File/Imposta pagina ed impostare i
parametri in base alla dimensione delle etichette utilizzate.
Per etichette con larghezza superiore ai 10 cm:
-
Selezionare "Carta";
Nel campo "Formato" scegliere "Dimensioni personalizzate";
su "Larghezza" inserire la larghezza dell'etichetta;
su "Altezza" inserire l'altezza dell'etichetta;
Applicare le impostazioni all'intero documento.
Per etichette con larghezza inferiore ai 10 cm:
-
-
Selezionare "Carta"
Nel campo "Formato" scegliere "Dimensioni personalizzate";
su "Larghezza" inserire 10 <--- NOTA BENE: 10
su "Altezza" inserire l'altezza dell'etichetta
Selezionare "Margini"
su "Margine sinistro" impostare la misura derivante dalla differenza tra
10 e la larghezza effettiva dell'etichetta (es. se l'etichetta è larga 6 cm
impostare 4 cm)
Applicare le impostazioni all'intero documento.
m. impostare il testo tipo impostando i dati desiderati, ad esempio:
Comune di xxxxxxxx
Protocollo n. @1-----@ del @2-------@
Categoria @41@ classe @42@ sottoclasse @43@
N.B. per far stampare il codice a barre è necessario inserire la
@13 con 16 caratteri ( es. @13------------@) ed impostarla con il carattere
COD128C dimensione 36.
n. Memorizzare il testo
2. Stampa dell’etichetta
a. Dalla funzione PROTOCOLLO/Inserimento effettuare l’inserimento del protocollo;
b. Dopo aver caricato tutti i dati del protocollo cliccare su
: verrà visualizzata la
seguente videata
c. Cliccare su Etichetta: il programma stamperà l’etichetta con i dati della segnatura
del protocollo contenente il codice a barre.
d. Apporre l’etichetta sulla prima pagina del documento.
Per il corretto funzionamento della scansione massiva è sufficiente che l’etichetta
con il codice a barre sia sulla prima pagina del documento. Lo scanner
automaticamente quando incontra una pagina con un nuovo codice a barre crea un
nuovo file.
3. Avvio della scansione
a. Inserire tutti i documenti da scansionare sul caricatore dello scanner (naturalmente
per i documenti composti da più pagine esse devono essere inserite l’una di seguito
all’altra);
b. Selezionare la funzione UTILITA’/Scansione massiva
c. Nella maschera proposta, inserire il flag su “Scansiona fronte-retro” se lo scaner è
stato impostato per questo scopo;
d. Cliccare su Scansione;
e. Lo scanner inizierà ad acquisire tutti i documenti;
f.
Al termine dell’acquisizione sulla lista verrà visualizzato l’elenco di tutti i files
scansionati, con indicato il numero del protocollo a cui si riferisce;
g. Cliccando sull’icona
il programma associa il file al protocollo. L’operazione di
associazione può essere fatta selezionando un file alla volta oppure selezionando
tutti i files tramite l’icona
.