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FAX SERVER ISDN & integrazione Email: 2 straordinarie caratteristiche per fax server È evidente che l’attuale business di successo non può prescindere da un fax server, tuttavia molti fax server disponibili sul mercato non offrono due caratteristiche fondamentali: il supporto ISDN nativo e una reale integrazione email. In questo articolo, Nick Galea spiega perchè queste caratteristiche sono importanti e come si rapportano con il business. hiaramente, il fax manuale è superato. Una soluzione fax server professionale può far risparmiare a una organizzazione costi sostanziali, migliorando contemporaneamente il servizio al cliente e l’immagine della società. Il fax su LAN presenta numerosi vantaggi rispetto allo scomodo fax manuale: con un fax server è possibile: C • • • • • • Trasmettere fax facendo clic su un pulsante invece di stampare ogni fax, inserire la carta nella macchina, attendere che il fax venga inviato e attendere anche il segnale nel caso che la linea sia occupata. Trasferire automaticamente e immediatamente i fax in arrivo alla destinazione corretta, garantendo tempestività e consegna sicura dei documenti. Registrare le attività di fax, archiviando i fax e utilizzando indirizzi predefiniti. Garantire l’eventuale riservatezza dei fax in ingresso e in uscita. Trasmettere facilmente fax verso gruppi di persone. Programmare i fax da inviare nelle ore più economiche e con meno traffico. Questi vantaggi significano riduzione sostanziale dei costi. Una rilevazione condotta di recente da Microsoft ha evidenziato per esempio che Telstra, la società australiana leader nei servizi di telecomunicazione e informazione, ha risparmiato 1,1 milioni di dollari australiani in costi di lavoro utilizzando FAXmaker per Exchange, un connettore fax nativo per Exchange Server. (Figura 1) www.win2000.it Quale tipo di fax server? Il mercato propone diversi prodotti fax server che, in generale, si possono suddividere in 2 categorie: “Fax server proprietari”, che comprendono il proprio software client e non offrono alcuna integrazione email (o la offrono in modo molto limitato) e “Fax email integrati”, ossia fax server completamente integrati con un sistema di email che funzionano come gateway email-to-fax. Il primo tipo di fax server si rivolge a società che non utilizzano l’email all’interno dell’organizzazione o che non richiedono di integrare il fax con il proprio sistema di email. Questi fax server utilizzano un sistema di comunicazione proprietario fra il software client e il fax server. Un fax server proprietario si può interfacciare con una varietà di sistemi di email a livello client o server. Comunque, questo avviene di solito tramite un’integrazione limitata: la gestione dell’utente resta sempre collegata al database utente del fax server, con il risultato di aumentare la gestione. Inoltre, questo tipo di fax server non consente un minimo di controllo dei costi e non è neppure scalabile. Fax server email integrati Questo tipo di fax server si integra con un particolare tipo di sistema di email, per esempio Microsoft Exchange Server. I fax server email integrati sfruttano al meglio il sistema di email dell’organizzazione consentendo agli utenti di trasmettere e ricevere fax dal proprio client di email. La gestione dell’utente è collegata alla gestione utente del si- WINDOWS 2000 MAGAZINE • MARZO 2001 79 ▲ ISDN & integrazione Email: 2 straordinarie caratteristiche per fax server ▲ FIGURA 1. FAXmaker for Exchange della GFI sÕintegra nativamente con Exchange Server. FIGURA 2. FAXmaker supporta il fax routing e il fax multi linea tramite ISDN. stema di email e il costo totale di ownership è molto contenuto, grazie alla eliminazione del training e a una limitata o assente gestione dell’utente. Questi fax server offrono anche i seguenti vantaggi: • • Certo, con questo tipo di fax server il gateway fax selezionato deve essere progettato per lo specifico sistema di email utilizzato dalla organizzazione. Comunque, i vantaggi di cui sopra promuovono senza ombra di dubbio l’utilizzo di un fax server email integrato. • • • • L’utente non deve apprendere un’applicazione distinta per inviare e ricevere i fax. L’utente può controllare se vi sono nuovi fax nella propria casella di email. L’utente non deve passare a un diverso programma per trasmettere un fax. I gestori affrontano overhead inferiori perchè non devono supportare un database utente distinto e dagli utenti ricevono meno richieste di assistenza. È disponibile l’integrazione dell’applicazione tramite il comando di email ‘Send’ sui pacchetti di desktop. 80 • La semplice installazione del fax server è rivolta specificatamente al mail server. Il mail server consente di contenere i costi di routing. Quale fax? ISDN! Due peculiari caratteristiche del fax server sono la possibilità di instradare automaticamente i fax in ingresso e il supporto del sistema fax multi linea. L’ISDN è il modo migliore e più facile per ottenere questo. Con l’utilizzo di MARZO 2001 • WINDOWS 2000 MAGAZINE schede ISDN relativamente economiche, una società può disporre di fax routing interno e di fax multi porta a costi minimi rispetto alle più costose schede fax (vedi il box sui vantaggi dell’ISDN). Pertanto, è importante disporre di un fax server in grado di supportare schede ISDN in modo nativo. (Figura 2) I fondamentali vantaggi delle schede ISDN • Fax routing interno automatico MSN (Multiple Subscriber Numbers) • Possibilità di condividere la scheda ISDN con altri servizi quali il dial-up Internet • Dato che la scheda ISDN comprende 2 canali, è possibile ottenere il fax multi linea automatico Per utilizzare un fax server con ISDN è www.win2000.it ▲ FIGURA 3. Per utilizzare un fax server tramite ISDN • necessaria una scheda ISDN attiva. importante scegliere una scheda ISDN attiva, per esempio: • • • • AVM B1 Router Bintec Bianca Brick EICON DIVA Pro 2.0 (ISA/PCI) – Supporta il fax a un canale, monodirezionale. Ciò comporta che con questa scheda si può inviare o ricevere soltanto un fax per volta (come avviene per 1 linea analogica). Non è possibile installare più di una scheda DIVA Pro nella macchina fax. EICON DIVA Server BRI (ISA/PCI) – Supporta il fax bi-direzionale. Questo significa che per il fax vengono utilizzati entrambi i canali, che si dispone di due linee su cui trasmettere e ricevere fax contemporaneamente. È possibile aggiungere più ‘linee fax’ installando ulteriori schede sulla macchina, fino a 4 schede DIVA Server BRI per ciascuna www.win2000.it • macchina, ottenendo in questo caso 8 linee fax attraverso le quali trasmettere e ricevere fax simultaneamente. EICON DIVA SERVER PRI-30M (PCI) - Supporta il fax bi-direzionale, con la possibilità di utilizzare 30 canali per il fax, 30 linee su cui trasmettere e ricevere fax simultaneamente. (Figura 3) ai singoli utenti o ai dipartimenti si possono assegnare numeri di fax senza necessità di installare linee fisiche di fax per ciascun numero. Il numero della linea viene trasferito al fax server alla ricezione del fax e il fax viene quindi automaticamente instradato verso il corri- Una volta che si è installata una scheda DIVA Pro o DIVA Server BRI sulla macchina, è possibile utilizzare le schede ISDN anche per attività quali il dialup Internet, il RAS, la raccolta delle email, eccetera. Instradamento fax automatico tramite numeri MSN & DDI/DID Con l’instradamento fax automatico interno utilizzando la linea ISDN e numeri MSN (Multiple Subscriber Numbers) o tratte DID/DDI (Direct Inward Dialing), http://www.gfi-italia.com Tel. 0335.532.9955 Fax. 02.9544.1163 Email: [email protected] WINDOWS 2000 MAGAZINE • MARZO 2001 81 ISDN & integrazione Email: 2 straordinarie caratteristiche per fax server spondente utente o cartella condivisa, in un processo completamente trasparente per il chiamante. I numeri MSN vengono di solito utilizzati in ambienti punto-multipunto, mentre i numeri DID/DDI in ambienti punto-punto. Qualora si disponga di una connessione punto-punto, alla linea ISDN è possibile associare soltanto un device (per esempio, una scheda DIVA Pro o DIVA Server BRI).Se invece la connessione è punto-multipunto, si possono installare più device (diverse schede DIVA Pro o DIVA Server BRI oppure un altro apparecchio ISDN quale una centralina PABX). L’utente può disporre di un massimo di 10 numeri MSN, ma i numeri DID/DDI possono essere molti di più. Pertanto, nel caso siano richieste oltre 10 estensioni, è necessario acquistare tratte DID/DDI dalla società telefonica. I costi di numeri/tratte DID variano da nazione a nazione e talora anche da città a città. Normalmente, i costi derivano dalla connessione fisica e da una tariffa mensile/trimestrale per serie di numeri. In Italia, per esempio, l’installazione di una linea ISDN costa circa 200.000 lire e 100.000 la conversione di una linea standard a ISDN. I costi del noleggio sono di circa 50.000 al mese con un extra di 2.000 lire al mese per ogni numero ulteriore. Per conoscere i costi esatti della specifica nazione/città, è opportuno contattare la società telefonica locale. CORSO PRATICO SQL di Patrizia Nikolassy Prezzo: L. 70.000 (IVA e spedizione comprese) Numero verde: 800.255.244 82 FAXmaker Un fax server che supporta sia l’integrazione email nativa che le schede ISDN è FAXmaker per Exchange di GFI. FAXmaker per Exchange consente di trasmettere e ricevere fax da Microsoft Outlook. FAXmaker viene implementato come connettore Exchange nativo. L’intera gestione dell’utenza viene effettuata da Microsoft Exchange, pertanto non vi sono overhead gestionali aggiuntivi. FAXmaker comprende un fax server multi-linea, l’instradamento fax interno, il driver di stampa fax per Windows, il supporto del rendering su base server di documenti di Office, caratteristiche di gestione fax e altro ancora. Le caratteristiche a livello di enterprise includono: • • • • • • la gestione dell’utenza remota e del fax server, il routing al minimo dei costi, profili di configurazione utente, la visualizzazione remota dello stato del fax server, il supporto della scheda ISDN, il supporto di mail merge di Word, che consente di creare fax mailing personalizzate. FAXmaker è il fax server che presenta il miglior rapporto prezzo/prestazioni del mercato: la versione per 25 utenti viene commercializzata a 875 euro, mentre quella per 100 utenti vie- ne commercializzata a 2250 euro. FAXmaker prevede i manuali in italiano. Agli utenti dotati di mail server SMTP o Lotus Notes, o a coloro che ancora non dispongono di un mail server, GFI offre FAXmaker per Networks/ SMTP, un fax server per Windows NT/2000 che permette a tutti gli utenti della rete di trasmettere e ricevere fax dal proprio client di email SMTP/POP3 e dal client di email Lotus Notes, oppure di utilizzare il fax client di Windows. FAXmaker per Exchange ha ottenuto il prestigioso riconoscimento Microsoft Packaged Application Partner per l’anno 2000. La soluzione è stata riconosciuta come Product of the Year da Internet Telephony Magazine per il 2000, da Communications Solutions Magazine per il 1999 e da CTI Magazine per il 1998, inoltre è stata selezionata CTI Magazine Editor’s Choice per il 1999. FAXmaker vanta inoltre innumerevoli recensioni entusiastiche da autorevoli pubblicazioni e organizzazioni quali Windows 2000 Magazine (USA), PC Plus, Microsoft Certified Professional Magazine e altre. Sono molte le importanti società che hanno scelto FAXmaker. Fra esse: Microsoft, Benetton, Giorgio Armani, Olivetti, Siemens, Compaq, AT&T Germany, Philips, Volkswagen, Ericsson, NEC, Swiss Telecom, Sage, MercedesBenz e molte altre. ▲ In un momento in cui gli specialisti sono impegnati con le tematiche ÒEuro ed InternetÓ si scopre che si possono risolvere i problemi aziendali con strumenti alternativi alla programmazione tradizionale e valorizzando le capacitˆ di ÒFAI-DA-TEÓ degli operatori e degli utenti pi• esperti. LÕSQL • uno strumento potentissimo - facile come il Query che consente di risolvere in tempi brevi i problemi degli utenti creando archivi locali, travasando dati fra database e applicazioni, creando nuovi database, aggiornando e interrogando quelli esistenti, estraendo e preparando dati per applicazioni tipo Microsoft Office, Crystal Reports o altri tool di reporting. LÕSQL • disponibile su tutti i sistemi, rende consapevoli gli utenti perch• usa istruzioni intuitive; risolve tutti i problemi perchŽ le procedure SQL possono essere sia estemporanee che memorizzate nei menu. Questo libro, in italiano, con CD-ROM multimediale costa solo L. 70.000 (IVA e spedizione compresa) Per ordinarlo invia la richiesta via fax 02.67.07.30.71 o telefonicamente al numero verde 800-255.244. MARZO 2001 • WINDOWS 2000 MAGAZINE www.win2000.it