Linee guida per la rendicontazione dei progetti

LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI
1) DOCUMENTI DA PRESENTARE :
o Modulo generale di rendicontazione compilato in ogni sua parte:
-
-
-
Tutte le fatture e le ricevute fiscali dovranno essere intestate all’ente beneficiario
del contributo e dovranno contenere il nome del progetto. In caso di progetti
realizzati in partenariato la suddivisione delle voci di costo dovrà attenersi al
preventivo presentato con il Modello Budget Partenariato (non si accetta la
documentazione in formato digitale);
E’ necessario tenere presente le indicazioni elencate al successivo punto 2, al fine
di allegare la documentazione corretta e fiscalmente valida necessaria per
l’erogazione del contributo (non è necessario consegnare l’originale, sono
sufficienti le fotocopie);
E’ necessario, perché la rendicontazione sia considerata valida, mantenere le
stesse voci di costo presentate a preventivo nel Modello Budget Generale;
Si ricorda che è possibile chiedere l’erogazione di un acconto solo dietro
presentazione di rendicontazione parziale per importo pari almeno al 50% del
costo totale del progetto;
o Relazione finale, in cui vengano sottolineati i risultati ottenuti dal progetto (non in
formato digitale).
o Documentazione fotografica in formato digitale, con eventuale autorizzazione dei
soggetti trattati.
o Rassegna stampa in formato digitale.
2) COME PRESENTARE LA DOCUMENTAZIONE CORRETTA E FISCALMENTE VALIDA?
In generale la documentazione perché sia fiscalmente valida dovrà essere accompagnata da
pezze giustificative che ne dimostrino l’effettivo pagamento. Quindi:
1
•
copia dell’estratto conto nel quale risulti l’addebito dei pagamenti presentati (alla
Fondazione interessa unicamente verificare tali addebiti, quindi l’Ente è legittimato a
cancellare gli altri movimenti riportati sull’estratto conto);
•
ricevuta di bonifico stampata da home banking con estratto “eseguito” (viceversa non
sarà sufficiente allegare la presa in carico del bonifico ovvero il documento
immediatamente disponibile dopo aver effettuato il bonifico per via telematica);
•
disposizione cartacea di bonifico, eseguito presso lo sportello bancario, accompagnata
da copia dell’estratto conto nel quale risulti l’addebito;
•
fotocopia dell’assegno accompagnata da copia dell’estratto conto nel quale risulti
l’incasso; nel caso in cui non fosse disponibile la fotocopia dell’assegno, presentare una
dichiarazione di incasso da parte della persona che lo ha percepito, sempre
accompagnata da copia dell’estratto conto nel quale risulti l’addebito.
Nello specifico:
o Fatture : le fatture dovranno necessariamente essere intestate all’Ente beneficiario del
contributo e dovranno contenere il nome del progetto. Ogni fattura dovrà essere
accompagnata da relativa modalità di pagamento: se con rimessa diretta va apposta
sulla fattura firma e timbro del “pagato” da parte del fornitore, se il pagamento è stato
effettuato con assegno allegare la fotocopia dell’assegno e l’estratto del Conto Corrente
Bancario o Postale che indichi l’addebito, se il pagamento è stato effettuato con
bonifico allegare la contabile bancaria e la copia dell’estratto conto nel quale risulti
l’addebito.
o Enti pubblici: dovranno presentare le fatture (come sopra indicato), l’atto di
liquidazione o determina e il mandato di pagamento firmati dal Legale Rappresentante.
o Compensi dei collaboratori occasionali: tali somme sono soggette alle norme fiscali.
Il Compenso per attività occasionali è soggetto alla ritenuta d’acconto a titolo IRPEF del
20%. La Ritenuta d’acconto del 20% operata, dovrà essere versata entro il 16 del mese
successivo a quello il cui compenso é corrisposto mediante Modello F24. Il
collaboratore rilascerà una dichiarazione (Modulo A) che andrà compilata in ogni sua
parte.
o Rendicontazione voci di personale: allegare la copia delle buste paga/cedolini, le
quietanze di pagamento relative anche ai contributi ed un riepilogo del personale
coinvolto con indicazione del numero di ore dedicate al progetto e del costo orario. Ove
previsto, allegare una dichiarazioni del legale rappresentante in cui si espliciti la quota
parte del compenso relativa al progetto.
o Ricevuta fiscale: deve essere compilata in modo che si evinca la denominazione del
fornitore, i dati fiscali ed l’importo di pagamento.
o Scontrini: affinché siano considerati validi dovranno essere presentati tramite
fotocopie intere e leggibili ed allegare la dichiarazione di cui al Modulo B .
2
o Ricarica telefonica o biglietti di trasporto pubblico: fotocopiare il giustificativo di
spesa in questione completo e leggibile ed allegare la dichiarazione di cui al Modulo C.
o Rimborsi spese viaggio (al chilometro): si utilizza esclusivamente a titolo di
rimborso di coloro i quali nell’ambito del progetto utilizzano un mezzo proprio per
l’attività relativa al progetto stesso. I pedaggi autostradali ed i Km percorsi devono
essere pertinenti al periodo di svolgimento del progetto. I pedaggi Autostradali devono
essere allegati al Modulo D.
Per tutelare la privacy dei beneficiari si prega di non indicare per esteso i riferimenti
personali, soprattutto nei casi in cui vengano riportati dati sensibili (situazione, sanitaria,
familiare, economica). Ad esempio utilizzare Luca B. al posto di Luca Bianchi.
3) COME COMUNICARE IL SOSTEGNO RICEVUTO DALLA FONDAZIONE COMUNITARIA
DEL VCO?
La partecipazione della Fondazione Comunitaria del VCO alla realizzazione del progetto dovrà
essere esplicitata tramite l’utilizzo del logo (da richiedere alla Segreteria:
[email protected]).
Nei progetti che prevedono interventi strutturali sarà obbligatorio apporre una targa che
metta in evidenza il contributo della Fondazione Comunitaria del VCO (da richiedere alla
Segreteria: [email protected]).
E’ richiesto di condividere il progetto sostenuto dalla Fondazione Comunitaria del VCO anche
attraverso i social network della Fondazione:
-
Facebook: Fondazione Comunitaria del VCO
Instagram: fondazionecomunitariadelvco
Uido: Fondazione Comunitaria del VCO
La valutazione della rendicontazione terrà conto dell’adeguato livello di valorizzazione del
logo della Fondazione Comunitaria del VCO.
PER CHIARIMENTI SI CONSIGLIA CALDAMENTE DI CONSULTARE IL VADEMECUM DELLE
PEZZE GIUSTIFICATIVE, PRESENTE SUL SITO WEB DELLA FONDAZIONE ALLA VOCE
MODULISTICA.
PER INFORMAZIONI: tel. 0323/557658, [email protected]
Luogo e Data
Firma per presa visione
(Legale Rappresentante)
______________________________
____________________________________
3